Planung-Blog

Bestimmt kennt jeder die sich ständig wiederholenden Aufgaben, von denen Sie denken: "Ist das nicht auch anders möglich?". Aufgaben wie das Kopieren von Daten, Bereitstellen von Unterlagen auf Papier und das Verarbeiten von Arbeitsaufträgen. Wenn die Planungssoftware beispielsweise mit Ihrem Personalmanagement, CRM oder Finanzpaket verknüpft wird, können Sie diese Aufgaben automatisieren. In diesem Blog betrachten wir die Vorteile davon. Lesen Sie mehr…

Sie müssen kein großes Unternehmen sein, um einen großen Ressourcenpool zu haben. Eine Ressource ist nämlich nicht nur ein fest angestellter Mitarbeiter, sondern kann auch ein Freiberufler oder ein Subunternehmer sein. Bei unseren Nutzern merken wir schon schnell, dass wenn ein Planer über mehr als 25 Ressourcen verfügt, es eine größere Herausforderung ist, stets zu aktualisieren, wer jetzt worin gut ist. Diesen Planern fehlt eine Kompetenzen-Matrix und eine Übersicht, über welche Kompetenzen ihre Ressourcen verfügen. Lesen Sie mehr…

Wer stellt den Fortschritt fest? Der Projektmanager oder die ausführenden Mitarbeiter? Wann ist es sinnvoll, dass der eine dies übernimmt und wann sollte der andere dies tun? Wie sorgt man dafür, dass die Informationen über den Fortschritt verlässlich sind? Falsche Informationen können jedenfalls unangenehme Folgen für die Einhaltung des Termins und des Budgets haben. in diesem Blog geben wir konkrete Kniffe darüber, wie man die Meldung des Fortschritts am besten organisieren kann. Lesen Sie mehr…

Manchmal klopfen technische Dienstleistungsunternehmen bei uns an und fragen uns, welche mobilen Geräte sie für ihren Außendienst am besten zusammen mit unserer Planungssoftware nutzen können. Wo Mitarbeiter an ihren Projekten arbeiten, ist oft sehr unterschiedlich. Es geht hierbei um trockene, angenehme Büros, aber auch um nasse, zugige Baustellen oder brachliegende Gelände. Der Grundwunsch ist immer derselbe, sie möchten alle effizient und zuverlässig in ihrem Arbeitsumfeld arbeiten können. Lesen Sie mehr…

Uns wird von Kunden und Partnern regelmäßig die Frage gestellt, welchen Monitor sie am besten kaufen sollten, um unsere Plantafel darzustellen. Damit meinen sie nicht den Monitor Ihres PCs, sondern einen großen Monitor, damit mehrere Personen gleichzeitig die Planung betrachten können. Zur Beantwortung dieser Frage haben wir die Hilfe von Jelle Verhage, Partner bei 2Orange, einem Spezialisten im Bereich von audiovisuellen Lösungen, in Anspruch genommen. Lesen Sie mehr…

Die Zeitarbeitsbranche erlebt ein starkes Wachstum. Das starke Wachstum ist nicht nur bei kleinen Zeitarbeitsfirmen zu beobachten, sondern auch bei großen Unternehmen auf dem Markt. Zeitarbeitsfirmen sind Vermittler, die zwischen Arbeitssuchenden und Betrieben vermitteln, die Menschen zur Ausführung bestimmter Arbeiten benötigen. Es ist für projektbasierte Dienstleister jedoch nicht immer klar, wann es geschickt ist, eine Zeitarbeitskraft einzustellen. Lesen Sie mehr…

Für jeden projektbasiert arbeitenden Dienstleistungsbetrieb ist die Ausführung und Aufzeichnung von Stunden sehr relevant. Es ist die Grundlage der Erbringung von Dienstleistungen für Kunden, die danach für diese Dienstleistungen bezahlen. Stunden sind der Treibstoff, durch den Ihr Unternehmen funktioniert. Sie sorgen buchstäblich für den "Lebensunterhalt" des Betriebs und der Mitarbeiter. Lesen Sie mehr…

Jeder plant Projekte auf seine eigene Art. Planen Sie ein Projekt als ein großes Paket oder arbeiten Sie mit netten, übersichtlichen Stückchen? Jede Form der Projektaufteilung hat seine Vor- und Nachteile. Woher wissen Sie, welche Methode am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Das ist eine Frage, die wir in diesem Blog beantworten werden. Lesen Sie mehr…

Für ein projektorientiertes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist eine gute Planung unbedingt notwendig. Mit einer soliden Planung optimieren Sie den Umsatz aus den zur Verfügung stehenden Stunden. Ihre Mitarbeiter können effizient arbeiten und die Prozesse in Ihrem Unternehmen laufen reibungslos ab. Trotzdem gelingt es vielen Betrieben nicht, die richtige Art des Planung für das eigene Unternehmen zu finden. Lesen Sie mehr…

Daten erbeuten, Informationslecks und das Zurücklassen eines Firmen-Laptops im Auto. Jeder hat schon mal etwas darüber gelesen, kennt ein Beispiel oder hat es schon selbst erlebt. Der Schutz von Firmen- und personenbezogenen Daten ist für alle aktuell. Der Verlust von vertraulichen Daten kann große Folgen haben, sicherlich jetzt, da die neuen europäischen Datenschutzgesetze Unternehmen neue Pflichten auferlegen. Lesen Sie mehr…

Es ist April. Wahrscheinlich sind die meisten Ihrer Kollegen damit beschäftigt, ihren Urlaub zu planen und zu buchen. Vermutlich liegen die Urlaubsanträge bei Ihnen als Manager auf dem Tisch oder gehen jetzt ein. Wie entscheiden Sie, wann jemand in Urlaub geht? Jeder hat das Recht auf Urlaub. Wie sorgen Sie dafür, dass das Unternehmen dann noch weiterlaufen kann? Und wie sorgen Sie dafür, dass Sie nicht unnötige Zeit bei diesem ganzen Prozess verschwenden? Lesen Sie mehr…

Am 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. In der DSGVO sind Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten in der ganzen Europäischen Union festgelegt. Das hat Folgen für jedes Dienstleistungsunternehmen, das Projekte und Ressourcen plant und das auf diese Weise in irgendeiner Art personenbezogene Daten nutzt. In diesem Blog werden wir uns ansehen, welche Auswirkung diese Gesetzgebung auf die Planung Ihrer Mitarbeiter hat. Lesen Sie mehr…

Jeder kennt das Phänomen des Terminkalenders. Wir planen unsere Arbeit, unser Privatleben und alle unsere anderen Termine damit. Für eine Person ist das manchmal schon eine Herausforderung. Stellen Sie sich vor, dass Sie für fünfzehn, zwanzig oder zweihundert Kollegen planen möchten. Dann ist das Planen ohne die richtigen Werkzeuge fast eine unmögliche Aufgabe. In diesem Blog betrachten wir fünf Stärken, die Plantafel Software für Ihr Unternehmen haben kann. Lesen Sie mehr…

Wir sehen regelmäßig, dass projektbasiert arbeitende Dienstleister voller Begeisterung eine Testversion von Timewax starten, um dann herauszufinden, dass sie noch nicht bereit dafür sind. Sie haben noch keine gute Ordnung in ihrer Organisation und müssen sich zuerst darum kümmern, bevor sie mit einem Planungstool arbeiten können. In diesem Blog behandeln wir die 3 Bausteine für eine gute Organisation im Zusammenhang mit der Planung. Lesen Sie mehr…

Viele Dienstleister kämpfen mit dem Einsatz ihrer Mitarbeiter für Projekte. Vor allem das Tauziehen um Mitarbeiter aus verschiedenen Teilen des Betriebs erweist sich als verhängnisvoll für eine gute und rechtzeitige Ausführung der Projekte. Durch die Wahl der richtigen Vorgehensweise bei Projekten, Vollzeit-Mitarbeiter zuzuteilen und einen guten Unterschied zwischen Projekten und sonstiger Arbeit zu machen, können sie dem die Stirn bieten. Lesen Sie mehr…

Planer und Projektmanager können in der Praxis schon mal aufeinander prallen. Wir kennen die Situation alle sehr gut, wenn Projektmanager eifrig beginnen, Mitarbeiter zu beanspruchen und wo der Planer dem einen Riegel vorschiebt. Zum großen Ärger von beiden Seiten. In diesem Blog werden wir uns die Triebfedern dieser zwei Funktionsträger ansehen, damit wir besser verstehen können, warum sie sich im Wettbewerb unterschiedlich verhalten, aber auch um zu sehen, so sie einander finden und bestärken können. Lesen Sie mehr…

Verschwendung gibt es jeden Tag überall um uns herum und deshalb auch in Projekten. Sie haben bestimmt von der Lean-Methode gehört. Diese Methode wurde ursprünglich nur bei Produktionsbetrieben genutzt, aber wird jetzt auch in anderen Branchen angewendet. Einer der Schwerpunkte von Lean ist das Verbannen von Verschwendung. In diesem Blog werden wir betrachten, wie wir dies in der Welt der projektbasiert arbeitenden Dienstleister nutzen können. Lesen Sie mehr…

Das Gantt-Diagramm oder die Balkenplanung ist eine besondere Methode, um grafisch die Projektplanung zu veranschaulichen. Es stellt sich jedoch die Frage: Wann ist es sinnvoll, ein Gantt-Diagramm zu benutzen und wann nicht? Im Gespräch mit Unternehmen fällt mir nämlich auf, dass sie das nicht immer eindeutig wissen und dadurch Zeit verschwenden oder ihnen relevante Erkenntnisse fehlen. In diesem Blog geben wir konkrete Tipps über den Sinn und Unsinn der Verwendung eines Gantt-Diagramms. Lesen Sie mehr…

Zu planen bedeutet, dass man zusammenarbeitet. Es sind mehrere Parteien an einem Projekt beteiligt und dies beeinflusst den Planungsprozess. Der Kunde entscheidet, wann er die Projektergebnisse braucht. Die Experten geben an, wie viel Zeit notwendig sein wird, um die angestrebten Projektergebnisse zu verwirklichen. Der Projektmanager strukturiert das Projekt, damit die Ziele so strukturiert und effizient wie möglich umgesetzt werden können. Lesen Sie mehr…

Die 80-20-Regel oder das "Paretoprinzip" beschreibt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % des Arbeitsaufwands verursacht werden. Jeder kennt das typische Beispiel gut, dass 80 % des Umsatzes bei 20 % der Kunden erzielt werden. Wenn wir uns also mehr auf eine kleine Gruppe von Kunden konzentrieren, führt dies zu überproportional mehr Umsatz. In diesem Blog werden wir uns anschauen, wie wir das Prinzip der 80-20-Regel bei der Projekt- und Ressourcenplanung nutzen können. Lesen Sie mehr…

Dienstleister, die Projekte für ihre Kunden durchführen, wünschen sich in der Regel zwei Dinge: ein möglichst schnelles und gutes Ergebnis für ihre Kunden einerseits und eine gute Erträglichkeit andererseits. Ein optimaler Einsatz von Mitarbeitern bei den Projekten ist dabei entscheidend. Aber wir sehen, dass die Projekt- und Ressourcenplanung sich oft auf eine einmalige Aktivität zu Beginn des Projekts beschränkt. Sollte man sich nicht mehr darum kümmern? Lesen Sie mehr…

Bei unseren Kunden, die Projekte durchführen, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, wird oft mit der Frage gerungen, wie die Ressourcenplanung gestaltet werden sollte. In diesem Blog werden wir uns die verschiedenen Entwicklungsphasen von Unternehmen anschauen und welche Arten von Ressourcenplanung dabei geeignet sind. Wir erwähnen auch die Risiken, die bestehen, falls Sie nicht rechtzeitig darauf reagieren. Lesen Sie mehr…

Ich meine hiermit das Parkinsonsche Gesetz, nicht die schreckliche Erkrankung des Gehirns. Das Parkinsonsche Gesetz behauptet, dass die Arbeit einer Aufgabe sich über die zur Durchführung der Aufgabe verfügbare Zeit ausdehnt. Dies ist einer der 4 Zeitverschwender bei der Projektplanung, denen wir in einem früheren Blog Beachtung geschenkt haben. In diesem Blog werden wir schauen, wie Sie feststellen können, ob Ihre Projektplanung daran leidet und wie Sie dies bekämpfen können. Lesen Sie mehr…

Wenn Sie sich das Bild anschauen, denken Sie vielleicht, dass sich im ersten Glas mehr Steine und Sand befinden als im zweiten Glas, aber nichts ist weniger wahr als dies. Im zweiten Glas befinden sich genau dieselben Steine und die gleiche Menge an Sand, nur dass der Inhalt nicht ins erste Glas hineinpasst. Das hängt mit der Reihenfolge beim Füllen des Glases zusammen. Wenn Sie zuerst die großen Steine in das Glas legen, können die kleineren Steine und der Sand leichter hinzugefügt werden. Lesen Sie mehr…

Viele Unternehmen sehen erst hinterher, wie hoch die Spanne bei ihren Projekten ist und kommen dann zu einer unangenehmen Feststellung. Das Projekt war doch nicht so rentabel, wie sie gedacht hatten. Und das obwohl sie im Rahmen der einkalkulierten Stunden geblieben sind. Wie ist das möglich? Aus einer Analyse ergibt sich dann, dass sie beispielsweise externe Mitarbeiter eingesetzt haben, während sie in der Kalkulation von internen Mitarbeitern ausgegangen sind. Lesen Sie mehr…

Das Erstellen von Plänen ist so alt wie die Menschheit selbst. Schon von dem Zeitpunkt an, als der Menschen begann, vorauszudenken und zusammen mit anderen auf Jagd ging, wurden Pläne "geschmiedet", um möglichst viel Erfolg zu haben. Beim Zustandekommen dieser Pläne ging es am Anfang nur um (nicht-)verbale Kommunikation. Mit der Aufzeichnung der ersten Jagdszenen, die riesig großen Zeichnungen über die Jagd auf Tiere, wurde möglicherweise die erste Planung gestaltet. Lesen Sie mehr…

Ein Lead fragte mich vor kurzem, ob ich beim Business Case bezüglich der Anschaffung von Timewax helfen könne. Er selbst verstand den Wert sehr gut, aber brauchte Input, um es intern zu "verkaufen". Die Geschäftsleitung verlangte einen Business Case mit nackten Zahlen. Wie würden sie durch die Verwendung besser werden? Eine berechtigte Frage. In diesem Blog werden wir uns 3 Vorteile bei der Verwendung einer Projektplanungssoftware anschauen und werden versuchen, diese auch zu quantifizieren. Lesen Sie mehr…

In letzter Zeit stand ich in Kontakt mit verschiedenen Organisationen, die versucht haben, ihre Projekte in einer Workforce Management Software zu planen. Oder Sie haben versucht, sie in der Form von Dienstplänen ein zu planen. Geht das eigentlich und wo liegen hier die Grenzen? In diesem Blog werden wir dies mit Hilfe eines praktischen Falls besprechen. Lesen Sie mehr…

Bei Demo's von Timewax, kommt oft die Frage von Kunden, ob sie es auch in ihrem Kalender (Outlook u. dgl.) planen können. Am Liebsten wollen Sie es in zwei Richtungen anwenden: Alles was in Timewax geplant wird, soll auch in den Kalender und alles was die Mitarbeiter in ihren Kalendern stehen haben, soll auch bei Timewax zu sehen sein. Aber ist das sinnvoll? In diesem Blog werden wir da näher drauf eingehen. Lesen Sie mehr…

Wenn ganz viele kleine Aufgaben erledigt werden müssen, dann kann die Planungsphase schnell ausarten, wenn Sie versuchen, alles bis ins kleinste Detail zu planen. Das Risiko ist, dass Sie ihre ganze Zeit darauf verwenden, die Planung bei zu behalten, und sicher wenn es zu vielen Veränderungen und Anpassungen kommt. Auf diesem Blog schauen wir, was die Alternative ist und welche Faktoren dadurch bestimmt werden, und auch, ob es für Sie Sinn macht bis ins Detail zu planen oder nicht. Lesen Sie mehr…

Bei der Entwicklung von Software ist Scrum nicht mehr weg zu denken. Es ist eine erfolgreiche Methode, die auf fundamental andere Weise Projekte organisiert. Die Methode unterscheidet sich maßgeblich von allen anderen traditionellen Methoden und Techniken bei dem Veranschlagen, Planen und Bericht erstatten von Projekten. Bietet ein Planungstool dann keinen Mehrwert bei Scrum Projekten? Das werden wir in diesem Blog näher betrachten. Lesen Sie mehr…

Eine wichtige Aufgabe im Zeitmanagement oder bei der Erstellung von Plänen besteht darin, Prioritäten zu setzen. Haben Sie oft viel Stress bei der Arbeit und setzen Sie keine Prioritäten? Dann gibt es etwas zu tun. Es besteht die Gefahr, dass Sie sich mit zu vielen Dingen gleichzeitig beschäftigen. Dadurch verlieren Sie die Übersicht und Dinge, die eventuell wichtig sind, bleiben liegen. Lesen Sie mehr…

In einigen Blogs erklärt Timewax, worüber Sie zu entscheiden haben, damit die Einführung Ihrer Planungssoftware erfolgreich verlaufen wird. Teil 3: Prozess- oder systemgesteuert einführen? Der letzte Entscheidungspunkt behandelt die Frage, wie man das System und die Organisation (die Prozesse) aufeinander abstimmt. Das zeigt sich oft durch einen großen Ehrgeiz auf dem Gebiet der Prozessverbesserung hinsichtlich des starken Drucks, möglichst schnell etwas einzuführen. Lesen Sie mehr…

In einigen Blogs erklärt Timewax, worüber Sie zu entscheiden haben, damit die Einführung Ihrer Planungssoftware erfolgreich verlaufen wird. Teil 2: Big Bang oder stufenweise einführen? Auch hier gilt: Wenn Sie einen kleinen Betrieb haben und nur den Planungsprozess verbessern möchten, können Sie sich am besten für einen "Big Bang" Ansatz entscheiden. Lesen Sie mehr…

Sie suchen Planungssoftware zur besseren Zeiteinteilung im Betrieb und um Zeit zu sparen. Aber Sie möchten die richtige Planungssoftware finden. Und das kostet auch Zeit. Mark de Jong von Timewax weiß als altbewährter Berater für Softwareauswahl wie kein anderer, wie dieser Prozess am besten durchgeführt werden kann - in drei klaren Schritten. Lesen Sie mehr…

Logischerweise sollten Sie dies bejahen. Sie bekommen immer mehr Erkenntnisse und Erfahrung beim Planungsprozess und bauen darauf auf. Aber wie stellen Sie das fest? Beispielsweise bedeutet eine höhere Produktivität nicht unbedingt, dass Sie sich beim Planen verbessert haben. In diesem Blog beschreiben wir, wie Sie die Planungsleistung Ihres Unternehmens messen können. Lesen Sie mehr…

Met Lean möchten wir Dinge zum Besseren und vielleicht sogar zum noch Besseren verändern. Täglich mit ständigen Verbesserungen beschäftigt zu sein, ist das Ziel. Die Lean DNA verknüpft mit der eigenen DNA. Weil wir Lean in unseren Betriebs- und Planungsprozessen oder zu Hause in der Küche nutzen, ist es möglich, Schritte, die nicht dazu beitragen, zu beseitigen und nie wieder zu sehen. Lesen Sie mehr…

Wenn die Nachfrage und/oder der Umsatz strukturell sinkt/sinken, spricht man von Schrumpfung. Bei einem schrumpfenden Unternehmen muss man die größten Ausgaben in den Griff bekommen, nämlich den Personaleinsatz. Hierunter geben wir einen Einblick in unsere Sicht auf Schrumpfung, aus der Perspektive der Personalplanung durch innovatives Planen betrachtet. Lesen Sie mehr…

Laut der Methode Critical Chain Project Management sind 50 % der in Projekten eingebauten Sicherheitsmarge überflüssig. Es ist verschwendete Zeit und wenn man sie beseitigt, können Projekte in 3/4 der normalen Zeit durchgeführt werden. Also eine Zeitersparnis von 25 %. Um dies zu erreichen, nutzt Critical Chain Project Management die Technik des Puffer-Managements. Lesen Sie mehr…

Personalkosten sind in vielen Unternehmen der größte Kostenpunkt. Fachmännische Planung kann oft zu erheblichen Kosteneinsparungen führen und das um so mehr in Situationen, in denen sowohl vom Unternehmen als auch von den Mitarbeitern auf Veränderungen gedrängt wird. Was bedeutet das für die Planungsorganisation und für Ressourcen-Planer? Lesen Sie mehr…

Die Standish Group führt jährliche Untersuchungen über die Leistung bei Projekten durch. Es zeigt sich, dass der größte Teil nicht innerhalb der geplanten Zeit fertiggestellt wird. Die Hauptursache ist, dass viel Zeit durch die Art der Projektplanung verschwendet wird. Mitarbeiter bauen in die Projektplanung eine ordentliche Sicherheitsmarge ein, um sicherzustellen, dass Sie die Aktivität rechtzeitig abschließen können. Lesen Sie mehr…

Insbesondere im Gesundheitswesen, aber auch in anderen Branchen, werden Sie mit zentralen Flexpools konfrontiert. Das ist ein Pool von abrufbereiten Arbeitern und anderen flexiblen Mitarbeitern, die an verschiedenen Stellen im Unternehmen eingesetzt werden. Die Personalplanung des Flexpools wird zentral organisiert, beispielsweise durch ein Planungsbüro oder eine Leiharbeitsfirma. Lesen Sie mehr…

Aus Untersuchungen geht hervor, dass fast die Hälfte aller Projekte das Enddatum und das Budget überschreiten. Fortschrittsberichte von Projekten sind oft ungenau. Die Ursachen dieser Ungenauigkeit sind häufig auf mangelhafte Projektverwaltung der Planung, Kosten und des Fortschritts zurückzuführen. Lesen Sie mehr…