3 Rahmenbedingungen für einen Fortschrittsbericht des Projekts

3 Rahmenbedingungen für einen Fortschrittsbericht des Projekts.

Aus Untersuchungen geht hervor, dass fast die Hälfte aller Projekte das Enddatum und das Budget überschreiten. Fortschrittsberichte von Projekten sind oft ungenau. Die Ursachen dieser Ungenauigkeit sind häufig auf mangelhafte Projektverwaltung der Planung, Kosten und des Fortschritts zurückzuführen.

  • Als Folge entsteht das Risiko, dass der Projektmanager:
  •  falsche Entscheidungen trifft
  •  eine falsche Darstellung von Geschäften meldet
  •  nicht mehr rechtzeitig korrigieren kann

Die 3 Rahmenbedingungen

  • Die Rahmenbedingungen für einen guten Fortschrittsbericht eines Projekts sind wie folgt:
  • 1.  Definition von Arbeitspaketen
  • 2.  Richtige Definition von Fortschritt
  • 3.  Disziplin

1. Definition von Arbeitspaketen

Arbeitspakete sind die Teile eines Projekts, für die eine sehr aufgabenbezogene Planung in Zeit und Geld aufgestellt werden kann. Die Aktivitäten und Resultate sind klar zu beschreiben, damit der Fortschritt genau festgestellt werden kann.

Die Definition dieser Arbeitspakete unterbleibt oft und/oder die Projektverwaltung wird nicht auf diesem Niveau durchgeführt. Man plant weiter auf einem zu hohen Niveau oder man geht zu spät zu den Details über.

Definition von Arbeitspaketen

Natürlich ist es auch unmöglich, zu Beginn des Projekts alle Phasen in Arbeitspaketen zu planen. Es ist jedoch ausschlaggebend, dass dies phasenweise lange vor der entsprechenden Phase geschieht.


2. Richtige Definition von Fortschritt

Viele bestimmen den Fortschritt von verschiedenen Arbeitspaketen mithilfe des “Prozentsatzes der Fertigstellung”. Oft wird dieser für den geleisteten Arbeitsaufwand statt für das Resultat angewendet. Dies führt zu falschen Berichten.

  • Ich erläutere das Problem anhand eines Beispiels. Es wird der Fortschritt von zwei Arbeitspaketen festgestellt:
  •  die Erstellung eines Berichts
  •  die Reparatur von sechs Computern
Richtige Definition von Fortschritt

Bei der Beurteilung des Fortschritts stellt sich heraus, dass der Bericht halbfertig ist und dass drei Computer repariert wurden. Beträgt der Fortschritt jetzt für beide 50 %?

Für die Computer trifft dies sicher zu, aber für den Bericht kann man das in Frage stellen. Es geht beim Fortschritt um den realisierten “Wert” und nicht um den geleisteten Arbeitsaufwand (Mittel). Ein halber Bericht ist wertlos.

In diesem Beispiel wird deutlich, dass die Art der Arbeitspakete unterschiedlich sein kann und das dies deshalb hier bei der Feststellung des Fortschritts zu berücksichtigen ist.


3. Disziplin

Innerhalb von Projekten besteht häufig nicht die Disziplin, ständig die eigene Leistung zu analysieren und auf dieser Grundlage zu korrigieren. Wegen des Drucks "rennt" man nur möglichst schnell auf das Ziel zu.

Genauso wie in einem Cockpit eines Flugzeugs müssen der Projektmanager und das Team mithilfe vieler Messinstrumente ständig Änderungen des Kurses vornehmen, weil die Umgebung sich fortwährend verändert.

Aufgrund dieser Messungen müssen der Projektmanager und das Team Abweichungen bei der Leistung feststellen, Ursachen analysieren und Maßnahmen ergreifen, um dies zu korrigieren. Sonst kann das Projekt nie am Ziel (Zeit und Geld) ankommen.

Zur Durchführung einer genauen Projektverwaltung werden andere Fertigkeiten und somit andere Personen verlangt. Menschen, die in der Lage sind, einen abgegrenzten und geleiteten Prozess bei Start, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss zu begleiten.

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Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.