4 Zeitverschwender bei der Projektplanung

4 Zeitverschwender bei der Projektplanung

Die Standish Group führt jährliche Untersuchungen über die Leistung bei Projekten durch. Es zeigt sich, dass der größte Teil nicht innerhalb der geplanten Zeit fertiggestellt wird. Die Hauptursache ist, dass viel Zeit durch die Art der Projektplanung verschwendet wird. Mitarbeiter bauen in die Projektplanung eine ordentliche Sicherheitsmarge ein, um sicherzustellen, dass Sie die Aktivität rechtzeitig abschließen können. Aus Untersuchungen ergibt sich jedoch, dass sie die eingebaute Sicherheitsmarge verschwenden. Hierfür gibt es 4 Ursachen.


1. Das Studentensyndrom

Wenn Menschen denken, dass sie noch viel Zeit haben, fangen sie nicht sofort mit der Aktivität an, sondern geben sie einer anderen Aufgabe Priorität. So verschwenden sie die eingebaute Sicherheitsmarge.

Das Studentensyndrom

Menschen erledigen weniger als 1⁄3 der Arbeit, während schon 2⁄3 der geplanten Zeit verstrichen ist. So müssen Menschen sich sehr anstregen, um die Arbeit im letzten Teil abzuschließen, wobei die meiste Arbeit zu leisten ist. Wenn dann ein Problem auftritt, gelingt es ihnen oft nicht, das Enddatum einzuhalten. Das verleiht Ihnen sogar noch das Gefühl, dass die Aktivität von Anfang an unterschätzt wurde.


2. Das Parkinsonsche Gesetz

Dieses Gesetz lautet: “Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht”. In den meisten Kulturen werden Menschen nicht belohnt, wenn sie vor dem vereinbarten Enddatum fertig sind.

Menschen, die früher fertig sind, werden oft mit zusätzlicher Arbeit belastet oder werden verdächtigt, Aktivitäten zu großzügig einzuschätzen. Darum passen Menschen das Niveau ihres Arbeitsaufwands an, damit sie bis zum Enddatum mit der Aktivität beschäftigt sind.

Das Parkinsonsche Gesetz

Bei geschäftlichen Dienstleistern, die aufgrund von Nachkalkulationen arbeiten, gibt es ebenfalls keinen Anreiz, um vor dem vereinbarten Enddatum fertig zu sein. Weniger Zeitaufwand führt immer zu einem geringeren Entgelt von Kunden.


3. Multitasking

Bei Multitasking wird gleichzeitig an verschiedenen Aktivitäten gearbeitet. Multitasking wird oft als eine Möglichkeit zur Erhöhung der Effizienz gesehen, weil dann jeder ständig etwas zu tun hat. Multitasking führt jedoch zur Verringerung der Produktivität.

Menschen werden zwischen Projekten hin- und hergeschoben, um auf diejenigen zu reagieren, die nach Resultaten verlangen. Menschen fühlen sich gezwungen, bei allen Projekten möglichst viel Fortschritt vorzuweisen. Hierdurch wird der Fortschritt aller Projekte gefährdet. In der Praxis führt Mulltitasking oft zu einer noch längeren Bearbeitungszeit bei Störungen und Umrüstungen.

Multitasking

Wenn man zulässt, dass Menschen sich ununterbrochen auf eine einzige Tätigkeit konzentrieren, werden Tätigkeiten früher abgeschlossen. Es ist ein positiver Nebeneffekt, dass die Arbeitszufriedenheit zunimmt, weil Menschen ihre Arbeit besser erledigen können.

Lösung für Multitasking

4. Abhängigkeiten

Zum Schluss folgt die Beachtung von Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten und die Auswirkung von Zeitgewinnen und Verzögerungen. Die meisten Projekte haben mehrere Aktivitätswege, die irgendwann zusammenkommen. Denken Sie beispielsweise an eine Aktivität, die vor Beginn vom Abschluss der drei vorangegangenen Aktivitäten abhängt.

Abhängigkeiten

Aus dem Beispiel ergibt sich, dass der Mechanismus von zusammenkommenden Aktivitätswegen Zeitgewinne verdrängt. Weg C trägt nicht zu einem früheren Abschluss des Projekts bei. Die Verzögerung in Weg A führt leider zu einer sofortigen Verzögerung auf dem zusammengefügten Weg.

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Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.