5 Stärken einer digitalen Plantafel

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5 Stärken einer digitalen Plantafel

Jeder kennt das Phänomen des Terminkalenders. Wir planen unsere Arbeit, unser Privatleben und alle unsere anderen Termine damit. Für eine Person ist das manchmal schon eine Herausforderung. Stellen Sie sich vor, dass Sie für fünfzehn, zwanzig oder zweihundert Kollegen planen möchten. Dann ist das Planen ohne die richtigen Werkzeuge fast eine unmögliche Aufgabe. In diesem Blog betrachten wir fünf Stärken, die Plantafel Software für Ihr Unternehmen haben kann.


1. Übersicht

Ein Terminkalender bietet bei fünf Kollegen genügend Übersicht. Danach wird er allerdings ein ziemliches Durcheinander mit verschiedenen Blöcken. Man verliert die Übersicht, bekommt Projekte nicht so leicht in den Griff und sieht nicht immer deutlich, ob alle Mitarbeiter eingeplant sind.

Eine Plantafel stellt die Art der Planung auf den Kopf

Eine Plantafel stellt die Art der Planung eines Terminkalenders auf den Kopf. Die Zeit steht in Spalten und Mitarbeiter stehen in Zeilen darunter. Sie sehen auf einen Blick, wo ein Kollege beschäftigt ist, welche sonstigen Hilfsmittel, wie Fahrzeuge, zur Verfügung stehen und wo noch Platz für neue Projekte ist. Ein freier Platz auf der Tafel bedeutet Platz zum Planen. Die altmodische Tafel ist übrigens immer noch bei Staples erhältlich.

Die digitale Plantafel nimmt das Konzept der altmodischen Plantafel und fügt alle Vorteile der neuesten modernen digitalen Technologien hinzu. Dies bietet projektmäßig arbeitenden Betrieben die Möglichkeit, schnell zu reagieren.

Es passiert immer mal etwas. Ein Termin wird geändert, Geräte gehen kaputt oder ein Mitarbeiter wird krank. Sie können die Planung in der digitalen Plantafel anpassen, indem Sie einen Block ziehen, wie auf der altmodischen Plantafel. Die Software kommuniziert dies sofort an den digitalen Terminkalender oder die mobile App des entsprechenden Mitarbeiters. Prozesse werden so gestrafft und automatisiert.


2. Keine Beschränkungen

In guten Zeiten wachsen Betriebe, in mageren Zeiten schrumpfen sie. Ein Betrieb ist genau wie ein lebender Organismus. Eine digitale Plantafel wächst zusammen mit Ihnen. Sie haben keine Beschränkungen bei der angezeigten Zeit oder den Mitarbeitern. Sie haben keine feste Anzeige von Informationen. Mit einem Druck auf die Taste schauen Sie sich einen längeren Zeitraum an oder sehen Sie nur Angestellte mit bestimmten Fertigkeiten.

Das in der Vergangenheit erreichte Ergebnis ist keine Garantie für die Zukunft. Das wissen wir alle. Das bedeutet nicht, dass der Verlauf unwichtig ist. Mit einer digitalen Plantafel bleibt der Verlauf immer bestehen. Sie können Trends entdecken und Dinge erneut suchen.

Woher wissen Sie, dass Sie mit der Auslastung richtig liegen?

Keine Beschränkungen
Abbildung 1: Keine Beschränkungen

Bei Frühlingsbeginn gibt es in Ihrer Gärtnerei immer viele Aufgaben für große Gruppen zu erledigen. Im restlichen Jahr kann man mit weniger Mitarbeitern auskommen. Viele Betriebe reagieren auf diese Art von Trends häufig mit reinen Schätzungen. Woher weiß man, dass sie richtig sind? Woher weiß man sicher, dass man nicht zu viel Personal eingeplant hat? Mit einer guten digitalen Plantafel basieren Ihre Entscheidungen über die Besetzung auf Zahlen. So sind Sie sicher, dass Ihre Besetzung richtig ist. Großzügig genug, um flexibel zu sein, straff genug, um unnötige Kosten zu vermeiden.


3. Bessere Ausführung von Projekten

Mit einer guten digitalen Plantafel haben Sie eine duale Anzeige der Planung. So sehen Sie in einer Anzeige, welcher Mitarbeiter noch Zeit hat und in der anderen sehen Sie den Verlauf des Projekts mit den verschiedenen Tätigkeiten. Außerdem sehen Sie, welcher Kollege welche Tätigkeiten übernimmt.

Verlauf des Projekts einsichtig
Abbildung 2: Verlauf des Projekts einsichtig

Sie haben die Kontrolle über Ihre Projekte. Die Ausführung funktioniert besser, Projekte werden schneller ausgeführt und es läuft weniger schief. Ein Mitarbeiter ist plötzlich krank und Sie geben dies in der Planung ein. Dann entsteht in der Planung des Projekts eine Lücke. Das ist sofort auf der digitalen Plantafel zu sehen. So vergessen Sie nicht, die Lücke durch einen Kollegen zu füllen, der freie Zeit in seinem Arbeitsplan hat.


4. Eine Wahrheit

Der größte Vorteil einer digitalen Online-Planung? Es gibt eine Wahrheit. Es gibt nur eine Projektplanung. Es gibt nur eine Kapazitätenplanung. Mit einer altmodischen materiellen Plantafel ist immer noch eine aktive Aktion nötig. Mit Excel kann oft nur eine Person in der Datei mit der Planung sein. Der Planer muss bei einer Änderung immer anrufen, eine SMS senden, eine E-Mail schreiben oder manuell den Terminkalender anpassen.

Immer mit der Hoffnung, dass die Änderung bemerkt wird. Mit einer digitalen Plantafel sparen Sie direkt Zeit für die Kommunikation. Die Software überarbeitet das für jeden automatisch. So verhindern Sie Fehler und den Verlust wertvoller Stunden.

Ihr Planer muss nicht mehr Telefonist spielen

Weil alles online ist, ist die Zusammenarbeit ganz einfach, auch bei mehreren Filialen. Die Planung ist überall und jederzeit auf dem neuesten Stand. Dies ist alles ohne schwierige Installationen und Wartung teurer IT-Infrastruktur möglich.


5. Ziehen und ablegen

Eine digitale Plantafel basiert auf der altmodischen Plantafel. Sie benutzen Farben für zusätzliche Informationen. Sie planen einen Kollegen durch Ziehen für ein Projekt ein. Das ist bei beiden Plantafeln gleich. Dadurch wird die Software einfach. Ihr Planer kann darum schnell mit dem Online-Werkzeug arbeiten.

Ziehen und ablegen
Abbildung 3: Ziehen und ablegen

Wenn Ihr Unternehmen jetzt mit einer materiellen Plantafel arbeitet und es wird zu einer guten digitalen Variante gewechselt, dann haben Sie es schnell im Griff. Aus unserer Erfahrung können wir das garantieren.

Möchten Sie mehr über die Vorteile der digitalen Planung von Projekten und Ressourcen erfahren? Rufen Sie uns dann an, mailen oder chatten Sie mit uns. Wir schauen uns gerne zusammen mit Ihnen an, ob die digitale Planung zu Ihrem Unternehmen passt.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.