50 % der Sicherheitsmarge ist überflüssig

50 % der Sicherheitsmarge ist überflüssig

Laut der Methode Critical Chain Project Management sind 50 % der in Projekten eingebauten Sicherheitsmarge überflüssig. Es ist verschwendete Zeit und wenn man sie beseitigt, können Projekte in 3/4 der normalen Zeit durchgeführt werden. Also eine Zeitersparnis von 25 %. Um dies zu erreichen, nutzt Critical Chain Project Management die Technik des Puffer-Managements.


Wir schätzen viel zu großzügig ein

Die Ursachen dieser Zeitverschwendung habe ich schon einmal im Blog 4 Zeitverschwender bei der Projektplanung abgehandelt. Es geht um das Studentensyndrom und das Parkinsonsche Gesetz. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter eine (zu) großzügige Sicherheitsmarge für ihre Aktivitäten einschätzen und diese dann auch noch vollkommen verschwenden.

Wir schätzen viel zu großzügig ein

In der Regel ergibt sich, dass wir zum Abschluss einer Aktivität doppelt so viel Zeit einschätzen, wie wir tatsächlich benötigen. Das liegt daran, dass wir immer einen Vorbehalt haben.

  • Das ist psychologisch und kulturell tief verwurzelt, weil:
  • 1.  wir zu spät abschließen als Gesichtsverlust empfinden
  • 2.  wir nicht belohnt werden, wenn wir früher fertig sind

Angegebene individuelle Sicherheitsmargen

Critical Chain Project Management sagt, dass alle Mitarbeiter ihre individuellen Sicherheitsmargen angeben müssen. Hierin verbirgt sich sofort der größte Widerstand. Menschen möchten gute Arbeit leisten und mit einer eigenen Sicherheitsmarge gelingt das am besten. Aber das müssen Sie ändern. Alle Mitarbeiter müssen nicht mehr an das eigene Interesse denken, sondern an das kollektive Interesse.

Angegebene individuelle Sicherheitsmargen

Alle individuellen Sicherheitsmargen werden zu einer großen Sicherheitsmarge am Ende des Projekts zusammengefasst. Entscheidend Chain Project Management nennt dies einen Puffer.

Puffer am Ende des Projekts

Es eine wichtige Veränderung in der Denkweise, dass Menschen Unsicherheit akzeptieren müssen. Es muss eine Kultur herrschen, dass es "OK" ist, wenn man nicht erreicht, was man geplant hat. Das macht nichts. Es ist sogar wahrscheinlich, dass sie länger dafür benötigen werden, aber das ist kein Problem, weil das Projekt nämlich einen großen Puffer hat, durch den wir das auffangen.


Einen realistischen Puffer erstellen

Indem Sie alle individuellen Sicherheitsmargen am Ende des Projekts zusammenfassen, sehen Sie sofort, wie unverhältnismäßig groß die Sicherheitsmargen gegenüber den auszuführenden Aktivitäten sind. Die Sicherheitsmargen bzw. der Puffer muss jetzt ins richtige Verhältnis gebracht werden.

Critical Chain Project Management sagt, dass die Chance hoch ist, dass eine Aktivität 50 % länger dauert als eingeschätzt wurde. Das ist normal. Indem man den Puffer nach dieser Regel reduziert, kann man die gesamte Bearbeitungszeit für das Projekt um bis zu 3/4 reduzieren. Beziehungsweise ist das eine Zeitersparnis von 25 %.

Zeitersparnis von 25 %

Eine der Kernaufgaben des Projektmanagers ist die Handhabung des Puffers. Während des Projekts wird der Puffer verbraucht und der Projektmanager muss überwachen, dass der Puffer nicht zu schnell verbraucht wird. Die Folge ist nämlich dann, dass der Fertigstellungstermin des Projekts nicht eingehalten werden kann. Bei unverhältnismäßig hohem Verbrauch der Puffers muss der Projektmanager deshalb korrigieren.


Wie ist das in der Praxis möglich?

Achtung: Es folgt eine schamlose Werbung für unser Produkt (aber es ist natürlich auch in einem anderen Paket möglich).

In Timewax habe ich eine "Baseline" Version für die Projektplanung erstellt. Alle Aktivitäten sind aufeinanderfolgend, mit Ausnahme des Puffers. Dieser hat ein festes Anfangs- und Enddatum.


Baseline Version in Timewax


Hier unten habe ich die neue Version erstellt, die den Status der Projektplanung am Ende von Woche 6 anzeigt. Diese Projektplanung habe ich auf der Grundlage der Zeit überarbeitet, die tatsächlich nötig war, um die Aktivitäten "Definition" und "Design" abzuschließen.


Neue Version Ende Woche 6


Für beide Aktivitäten wurde mehr Zeit benötigt (50 %). Sie sehen jetzt, dass die gesamte Kette 1/3 des Puffers verbraucht hat. Das ist kein Problem, denn 1/3 des Puffers war auch für diese ersten 2 Aktivitäten reserviert.

Um zu sehen, wie Aktivitäten sich zur "Baseline" verhalten, können Sie immer 2 Versionen miteinander vergleichen, wie unten gezeigt. So können Sie auch an der Aktivität sehen, dass diese nicht länger als 50 % gegenüber der Baseline dauern darf.


Vergleich von zwei Versionen


Man kann dieselbe Vorgehensweise des Puffer-Managements auch für Stunden laut Budget und tatsächlich aufgewendete Stunden anwenden. Dann können Sie auf diese Weise auch die Finanzen des Projekts überwachen und korrigieren. Vielleicht eine Idee für einen extra Blog.


Randnotizen

Sie stellen sich vielleicht die Frage, warum Critical Chain Project Management kein weltweiter Erfolg ist und warum es nicht der Standard für die Planung von Projekten ist. Meine Meinung dazu:

  •  Es ist ein totalitärer Ansatz. Man muss es im gesamten Unternehmen anwenden, sonst funktioniert es nicht
  •  Man muss oft alte Zöpfe abschneiden, nämlich die angewandten Projektmanagementmethoden aufgeben
  •  Es funktioniert nicht in Umgebungen, in denen viel Multitasking erfolgt. Es sind "engagierte" Ressourcen nötig
  •  Die Methode hat viele Erfolge bei Industriebetrieben verbucht, aber noch relativ wenige bei Dienstleistern

Dennoch gibt die Methode gute Vorstellungen davon, wie viel Zeit wir verschwenden. Außerdem halte ich die zentrale Überwachung eines Puffers mit allen Sicherheitsmargen für einen sehr wertvollen Ansatz. Viel besser, als wenn wir dies den einzelnen Mitarbeitern überlassen. Nichts zum Nachteil ihrer Kapazitäten, aber das kollektive Projektinteresse wird dann schlichtweg besser beherzigt.

Fragen oder Anmerkungen anlässlich dieses Artikels? Nehmen Sie Kontakt mit Timewax auf.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.