7 Fragen zur Anschaffung von robusten IT-Geräten

Effizient in einer herausfordernden Umgebung arbeiten
7 Fragen zur Anschaffung von robusten IT-Geräten

Manchmal klopfen technische Dienstleistungsunternehmen bei uns an und fragen uns, welche mobilen Geräte sie für ihren Außendienst am besten zusammen mit unserer Planungssoftware nutzen können. Wo Mitarbeiter an ihren Projekten arbeiten, ist oft sehr unterschiedlich. Es geht hierbei um trockene, angenehme Büros, aber auch um nasse, zugige Baustellen oder brachliegende Gelände. Der Grundwunsch ist immer derselbe, sie möchten alle effizient und zuverlässig in ihrem Arbeitsumfeld arbeiten können.

Wir sind immer abhängiger von unserer Software und den Computern, Tablets und Smartphones geworden, auf denen die Programme laufen. Nötige Informationen stehen in der Cloud, man muss mit Kollegen auf Abstand kommunizieren und Erkenntnisse müssen sorgfältig festgehalten und mitgeteilt werden. Wenn etwas schief läuft, geht das auf Kosten der Effizienz. Darum ist es wichtig, dass Sie Geräte wählen, die zu Ihren Tätigkeiten und Ihrem Arbeitsplatz passen. Es ist nicht immer sinnvoll, sich sofort für die preisgünstigste Lösung zu entscheiden.

Um herauszufinden, wie Sie für Ihre technischen Mitarbeiter geeignete mobile Geräte auswählen, haben wir Kontakt mit Henrik Schrijer von der Dragon Media Group (Toughbookpartner) in Leusden aufgenommen, einem Experten für robuste IT-Geräte für technische Dienstleistungsunternehmen. Henrik zeigt, dass es sieben Fragen gibt, auf die Sie als Unternehmen eine Antwort finden müssen, bevor Sie mobile IT-Geräte für Ihre Außendienstmitarbeiter anschaffen. Diese sind:

  • 1.  Wo wird gearbeitet?
  • 2.  Welche Tätigkeiten werden ausgeführt?
  • 3.  Welche Mobilität ist wünschenswert?
  • 4.  Welche Konnektivität wird gewünscht?
  • 5.  Welche Zertifizierungen sind nötig?
  • 6.  Welcher Datenschutz ist nötig?
  • 7.  Welchen Service möchten Sie haben?


1. Wo wird gearbeitet?

Arbeiten Sie auf hoher See an einem Windgenerator-Projekt? Dann gibt es andere Faktoren, die Sie zu berücksichtigen haben, als wenn Sie an einem Arbeitsplatz Autos auslesen und einstellen. Ein normales Laptop, Tablet oder Smartphone wird auf See nicht lange halten. Auf See befinden sich überall kleine Salzwassertropfen in der Luft, die verhängnisvoll für die inneren Bauteile eines Geräts sind.

Wenn Sie bei Wind und Wetter draußen arbeiten, begegnen Sie auch gelegentlich der Sonne. Um dann bequem an Ihrem Projekt arbeiten zu können, ist ein guter leuchtender und nicht spiegelnder Bildschirm unbedingt erforderlich. Es ist mühsam, ein durchschnittliches Tablet in der vollen Sonnen abzulesen. Wenn Sie hauptsächlich drinnen auf einer Baustelle arbeiten, um Stromnetze zu verlegen, dann ist das wieder eine ganze andere Geschichte.

Die Temperatur Ihrer Arbeitsumgebung spielt auch eine Rolle. Akkus sind anfällig für die Umgebungstemperatur, wobei hauptsächlich die Kälte nicht förderlich ist. Das merken Sie manchmal auch bei Ihrem Smartphone. "Hey, eben hat es noch achtzig Prozent angezeigt!" Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wird in einem Kühlraum, in einer warmen Fabrikhalle oder in der Kälte entlang der Gleise gearbeitet? Dann hält der Akku eines Consumer-Tablets nur eine kurze Zeit. Schon schnell ist die ganze Spannung verbraucht und das Gerät funktioniert nicht mehr. Ihre Mitarbeiter können sich die Anweisungen für ihr Projekt nicht mehr ansehen und müssen anrufen. Der verantwortliche Kollege, der die Anweisungen erteilt, steht nicht sofort zur Verfügung, weil er in einer Besprechung sitzt. Und so stehen ein paar Mitarbeiter herum und müssen wegen einem preisgünstigerem Tablet Däumchen drehen.


2. Welche Tätigkeiten werden ausgeführt?

Was Sie mit dem Laptop, Tablet oder Smartphone anfangen werden, hat eine Auswirkung auf die Eigenschaften des Geräts. Arbeiten Sie beispielsweise mit der mobilen App Timewax, um sich nur die Planung anzuschauen? Oder müssen Sie auch den Projektfortschritt eingeben, die geleisteten Stunden und Kilometer melden einschließlich ausführlicher Notizen? Je nach Benutzung entscheiden Sie sich für ein bestimmtes Gerät und die Konfiguration.

Datenerstellung oder Datennutzung?

Erstellen Mitarbeiter während der Ausführung Ihrer Projekte ausführliche Notizen? Dann ist eine Tastatur wünschenswert. Auf dem Bildschirm eines Tablets Daten einzugeben, ist nicht so gut möglich wie mit einer Tastatur. Das wird oft vergessen. Oft entscheidet man sich sofort für ein Tablet, weil es klein, kompakt ist und modern aussieht.

Früher gab es eine starke Abgrenzung zwischen Laptop und Tablet. Zurzeit sind auch Hybrid-Lösungen erhältlich. Damit haben Sie die Vorteile eines Tablets und eines Laptops. Ihr Mitarbeiter ist so flexibler in der Arbeitsweise. Die Grundtätigkeiten werden auf dem Tablet ausgeführt. Wenn er oder sie damit fertig ist und ausführlichere Informationen eingeben muss, dann läuft der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin zurück zu seinem oder ihrem Bus und macht weitere Eingaben mit dem Tablet im Tastaturmodul. Bei einer Hybrid-Lösung von Panasonic hat neben dem Bildschirm auch die Tastatur einen Akku. Das ermöglicht nicht nur eine flexiblere Arbeitsweise, sondern verlängert auch die Zeit, die Ihr Mitarbeiter mobil arbeiten kann.

Viele oder wenige Daten nötig?

Wie viele Daten muss Ihr Mitarbeiter auf dem Bildschirm sehen? Wenn es um viele Informationen geht und Sie sich für einen kleinen Bildschirm entscheiden, können Buchstaben und Schaltflächen kleiner, Felder enger und Bildschirme endlos lang werden. Dann ist ein großer Bildschirm wünschenswert. Das Alter des Endbenutzers spielt auch eine Rolle. Jüngere Mitarbeiter haben oft keine Probleme mit einem kleineren Bildschirm, ältere Mitarbeiter bevorzugen einen etwas größeren Bildschirm.

Die Software, die genutzt wird, ist ein weiterer Faktor. Zeigt die Software große Schaltflächen an, dann ist auch ein kleiner Bildschirm prima. Die Software ist dann auch geeignet, um sie mit dem Finger zu bedienen. Bei vielen traditionellen Windows-Anwendungen ist oft ein größerer Bildschirm nötig. Auf einem größeren Bildschirm wird das Interface vergrößert, wodurch ein Arbeiten mit Ihren Fingern wieder möglich wird.


3. Welche Mobilität ist wünschenswert?

Es gibt zwei Faktoren, die sich auf die Mobilität von robusten IT-Geräten auswirken. Dies sind die Akkulaufzeit und das Format des Geräts. Akkulaufzeit, Format und Mobilität stehen miteinander in einem Dreiecksverhältnis.

Bei einem Ingenieursbüro mit Vermessungstechnikern laufen Ihre Mitarbeiter möglicherweise tagelang durch das Feld, um Grundstücke zu vermessen. Sie wollen dann verhindern, dass sie alle paar Stunden zu ihrem Bus laufen müssen, um das Laptop aufzuladen oder einen neuen Akku einzulegen. Dann denken Sie: "Ein Akku mit maximaler Laufzeit ist die Lösung!"

Heutzutage ist es tatsächlich möglich, eine ganze Dienstleistung auf einem Akku laufen zu lassen. Die eine Dienstleistung ist alleine, die andere nicht. Wenn Ihr Mitarbeiter in der vollen Sonne arbeitet, steht der Bildschirm etwas greller, als wenn drinnen gearbeitet wird. Draußen benötigen Sie deshalb einen größeren Akku als für drinnen und das hat Folgen. Ein größerer Akku bedeutet auch ein größerer und schwererer Computer. Sie wollen nicht, dass Mitarbeiter unbequem mit dem Laptop oder Tablet arbeiten, weil es zu schwer ist. Dann muss man warten, bis die Mitarbeiter sich eine kreative Lösung ausdenken und das Gerät nicht mit ins Feld nehmen.

Glücklicherweise gibt es auch Zubehör, das die Folgen des Gewichts ausgleichen kann. Denken Sie an Tragegurt, Schulterband oder Handband. Der Tragegurt hält das Laptop auf eine ergonomische Art vor dem Bauch des Mitarbeiters und das Gewicht wird auf den gesamten Oberkörper verteilt. Mithilfe eines Handbands sitzt ein Tablet fest an der Hand. So müssen Sie das Tablet nicht aktiv festhalten und können es problemlos über längere Zeiträume benutzen.


4. Welche Konnektivität wird gewünscht?

Wenn Sie die oben stehenden Fragen beantwortet haben, haben Sie die erste Sortierung der Modelle abgeschlossen. Sie wissen, wo und wie das Laptop oder Tablet genutzt wird und welche Modelle dazu passen. Außerdem ist es auch klar, wie lange das Gerät unabhängig funktionieren können muss, bevor eine Steckdose gesucht werden muss. Jetzt gehen wir etwas tiefer.

Im folgenden Schritt schauen wir uns an, welche Konnektivität nötig ist. Welches Gerät muss angeschlossen werden und wie muss eine Verbindung zu Ihrem Unternehmensnetzwerk hergestellt werden? Jeder Sektor hat seine eigenen Wünsche und Anforderungen, denen Sie sich häufig einfach nicht entziehen können.

In der Pflege benötigen Sie beispielsweise immer den UZI-Pass, wenn Sie neben dem Anschauen von Planungen und Projekten auch Einsicht in Patientenakten benötigen. Arbeiten Sie in einer Werkstatt? Dann besteht eine große Chance, dass die serielle Schnittstelle noch wünschenswert ist. Eine solche Schnittstelle wird genutzt, um beispielsweise Autos auszulesen und einzustellen. Das gilt auch für viele Maschinen in Fabrikhallen.

Außerdem ist der mögliche Anschluss an ein Unternehmensnetzwerk wichtig. Wenn das Gerät drinnen bleibt, dann reicht WLAN. Das Laptop oder Tablet kann dann eine drahtlose Verbindung mit Ihrem Netzwerk herstellen und so Zugriff auf Projektdaten und Planung erhalten.

Eine WLAN-Verbindung reicht nicht aus, wenn draußen gearbeitet wird. Hier ist eine zuverlässige Verbindung mit einem 4G-Netzwerk nötig, insbesondere wenn Ihre Software in der Cloud läuft. Wenn Sie möchten, dass die Projektdaten immer aktuell und überall verfügbar sind, dann brauchen Sie eine gute stabile 4G-Datenverbindung, für die das Laptop sorgen muss.


5. Welche Zertifizierungen sind nötig?

Für einige Arbeitsplätze sind Zertifizierungen nötig, damit Sie sicher wissen, dass das Gerät dafür geeignet ist. Bei robusten Elektronikgeräten haben Sie im allgemeinen mit drei Zertifizierungen zu tun. Das sind IP-, MIL- und ATEX-Zertifizierung.

IP-Zertifizierung

Dieser Zertifizierung begegnen Sie auch bei Consumer-Smartphones. Die IP-Zertifizierung bestimmt den Grad der Staub- und Wasserdichtigkeit. Wenn der Computer oder das Tablet problemlos bei heftigem Regen weiterhin funktionieren muss, benötigen Sie eine höhere Zertifizierung, als wenn der Arbeitsplatz trocken ist. Dasselbe gilt dafür, wie staubig die Umgebung ist. Wenn der Computer in einer Pulverfabrik funktionieren muss, ist eine gute Zertifizierung wichtig. Sie möchten nämlich davon ausgehen können, dass die Geräte weiterhin beständig funktionieren.

MIL-Zertifizierung

Diese Zertifizierung stammt ursprünglich von einer amerikanischen militärischen Norm, aber wird heutzutage auch von Unternehmen genutzt, um die Robustheit der Geräte anzuzeigen. Die MIL-Norm bestimmt nicht nur, aus welcher Höhe das Laptop oder Tablet fallen, sondern auch wie gut das Laptop langandauernde Vibrationen überstehen können muss. Wenn das Laptop in ein Firmenfahrzeug gelegt oder in der Nähe von schweren Maschinen genutzt wird, dann kann es vorkommen, dass das Laptop harte Stöße bekommt. Denken Sie beispielsweise an eine Situation, wobei das Auto auf einem lockeren Sandweg fährt und in ein großes Loch gerät oder wenn Messungen durchgeführt werden müssen, während die Maschine in Betrieb ist, auf welcher der Mitarbeiter arbeitet. Wenn er oder sie das Laptop kurz absetzt, kann dieses durch den Boden stark vibrieren. Eine MIL-Zertifizierung auf eine Hülle für ein Tablet bedeutet nicht, dass das ganze Tablet zertifiziert ist. Vibrationen haben immer noch Auswirkungen auf die Transistoren und Lötstellen.

ATEX-Zertifizierung

Dies ist die spezialisierteste Zertifizierung, die es für Elektronikgeräte gibt. Die ATEX-Zertifizierung bestimmt, wie sehr sich ein Laptop, Tablet oder Smartphone für die Nutzung in einer explosionsgefährdeten Umgebung eignet. Dies kann beispielsweise bei Tätigkeiten auf Bohrplattformen und Raffinerien und bei Tätigkeiten bei Müllverarbeitungsbetrieben und Pulverfabriken zutreffen. Das sind alles Unternehmen, wo es möglich ist, dass sich in der Luft neben Sauerstoff auch ein entflammbarer Stoff befindet. Wenn Ihr Laptop ATEX-zertifiziert ist, wissen Sie sicher, dass in dem Moment, wenn Ihr Mitarbeiter sich seine oder ihre Projektinformationen auf seinem oder ihrem Laptop anschauen möchte, kein Funke entsteht mit einer Explosion oder einem Brand als Folge davon.

Wenn es zu schön ist, um wahr zu sein, dann ist das wahrscheinlich auch so

Das Gebiet der Zertifizierung ist manchmal schwer zu ergründen. Es kommt gelegentlich vor, dass Anbieter behaupten, dass ein Gerät ein MIL-Zertifikat hat. Später stellt sich heraus, dass das Zertifikat nicht für das gesamte Gerät, sondern für ein einzelnes Bauteil ausgegeben wurde. Es ist nämlich viel kostenintensiver, den ganzen Computer, das ganze Tablet oder Smartphone zertifizieren zu lassen, als wenn man nur für ein Bauteil ein Zertifikat beantragt. Wenn ein Zertifikat von großer Bedeutung ist, ist es wichtig, sich die Einzelheiten anzusehen. Auch hier gilt die Regel: "Wenn es zu schön ist, um wahr zu sein, dann ist das wahrscheinlich auch so." Ist ein robustes Laptop zertifiziert, aber viel preisgünstiger als die Konkurrenz? Dann besteht die Möglichkeit, dass nicht das ganze Gerät über ein MIL-Zertifikat verfügt.


6. Welcher Datenschutz ist nötig?

Datenschutz ist immer aktuell und wichtig. Das gilt noch mehr nach der Einführung der DSGVO im Mai 2018. Ein Laptop oder Tablet ermöglicht heutzutage Zugriff auf viele Daten. Böswillige können Zugriff auf die Unternehmensinformationen bekommen, indem Sie das Laptop physisch stehlen, aber auch, indem Sie ferngesteuert Programme auf das Laptop installieren.

Was machen Sie, wenn ein Laptop gestohlen wird? Passwörter sind dann die erste Ebene der Verteidigung und halten viele Menschen außen vor. Es fühlt sich wahrscheinlich nicht gut an, dass das Gerät noch aktiv ist. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen. Einige Marken, wie Panasonic, bieten die Option an, Laptops, Tablets und Smartphones nach einem Diebstahl sich selbst löschen zu lassen. Das wird das Gerät immer wieder tun, sogar wenn ein neues Speichermedium platziert wird.

Eine andere Art zum Schutz der Daten ist die Nutzung einer Speicherverschlüsselung. Wenn das Speichermedium aus dem Laptop entfernt und in ein Gehäuse gesetzt wird, können Dateien ohne Verschlüsselung normal geöffnet werden. Sogar wenn Sie normalerweise ein Passwort beim Einloggen von Windows benutzen. Wenn Sie eine Verschlüsselung nutzen, sind die Informationen, die auf dem Speichermedium stehen, ohne ein Passwort nicht zugänglich.

Außerdem möchten Sie Ihre Software auch sicher aufbewahren. Das bedeutet, dass diese mit den neuesten Sicherheitsupdates aktualisiert können werden muss. Wenn Sie mit Windows, Mac OS und Linux arbeiten, ist das oft gut geregelt. Während der normalen Nutzungszeit, kann die IT-Abteilung unbeschwert Updates installieren. Auf einem Tablet, auf dem Android in Betrieb ist, ist das manchmal anders. Es ist gut, darauf zu achten, dass der Hersteller eine Form der Update-Garantie gibt.


7. Welchen Service möchten Sie haben?

Der letzte Punkt ist die Garantie und der Service, die zum Gerät gehören. Jede Marke bietet eine Garantie auf seine Geräte. Es geht vor allen Dingen um das Kleingedruckte. Wie lange sind die Ersatzteile verfügbar? Bei vielen Consumer-Laptops ist es nach dem Garantiezeitraum oft unmöglich, das Laptop mit Original-Ersatzteilen zu reparieren, weil der Hersteller keine ersetzenden Bauteile mehr liefert.

Wenn das Gerät kaputt geht, wie lange ist es dann zur Reparatur weg? Kleinere Anbieter haben oft ein nicht so gutes Service-Netzwerk und bieten keine Garantie dafür, wie schnell das Gerät wieder zurück bei Ihnen ist. Einige Marken bieten beispielsweise eine Garantie für innerhalb von vier Tagen zurück am Ort. Wenn dann etwas mit dem Laptop, Tablet oder Smartphone passiert, wissen Sie auf jeden Fall, wie viel Zeit Sie überbrücken müssen.

Es ist manchmal sogar möglich, für alle Schäden zu kaufen. Wenn eine Kelle auf den Bildschirm des Laptops oder Tablets fallen sollte, wird dies auch kostenlos repariert. So haben Sie für etwas mehr Geld während dem Abschreibungszeitraum von durchschnittlich 3 Jahren garantiert ein gut funktionierendes Gerät.

Einige Betriebe entscheiden sich dafür, preisgünstige Geräte anzuschaffen und diese nicht reparieren zu lassen, sondern bei einem Defekt ein neues Gerät zu kaufen. Das sollten Sie sich zweimal überlegen. Die IT-Abteilung wird hiermit oft nicht glücklich. Sie erhalten auf diese Weise viele verschiedene Versionen und Varianten von Geräten in Ihrem Unternehmen. Diese müssen alle unterstützt werden. Das allein ist schon ein großes Stück Arbeit. Wenn Sie sich jedoch für preisgünstige Geräte entscheiden sollten, dann denken Sie daran, dass die genutzte Software leicht zu installieren sein sollte. Sonst wird alles noch arbeitsintensiver.


Schlussfolgerung

Im Großen und Ganzen ist es eine ziemlich komplizierte Strecke, die Sie zurücklegen müssen, um die am besten passenden IT-Geräte zu finden. Ihr Unternehmen muss eine ordentliche Zeit lang mit den Geräten arbeiten und wenn die Wahl einmal getroffen wurde, möchten Sie nicht vor Überraschungen gestellt werden. Ich war erstaunt über die Menge an Optionen und Faktoren, die man zu berücksichtigen hat. So ist nicht nur die Arbeitsumgebung entscheidend, sondern der Aspekt der Mobilität und der Tätigkeiten ist genauso wichtig. Beginnen Sie ein Projekt zur Erneuerung der IT-Geräte für den Außendienst? Dann lohnt es sich, einen Experten um Hilfe zu bitten, der Sie beraten kann. Ein Experte geht alle Aspekte zusammen mit Ihnen durch und gibt Ihnen Ratschläge, die zu Ihrem Unternehmen passen.

Vor der Anschaffung eines professionellen Monitors empfehlen wir Ihnen, zusammen mit einem Experten zu überlegen, bis Sie zum Kauf übergehen. Es gibt so viele Faktoren, die Einfluss auf eine gute und effektive Verwendung haben. Ein Experte schaut sich an, wo der Monitor hängen wird oder ob eine Halterung oder ein Ständer angebracht ist, ob Gegenlicht vorhanden ist usw. Auf der Grundlage der Gegebenheiten bietet er oder sie eine passende Lösung an. Eine spezielle Anpassung, damit Sie Ihren Monitor und Ihre Plantafel bestmöglich nutzen können.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.