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Methoden und Techniken

Betriebe melden sich manchmal bei uns mit dem Hinweis, dass sie planen möchten. Wenn wir etwas weiterfragen, wird deutlich, was sie eigentlich damit meinen. Einige suchen nämlich ein Werkzeug für die Kapazitätsplanung, um damit den Arbeitstag ihrer Mitarbeiter zu planen. Andere möchte nur ein Werkzeug, um eine To-do-Liste zu verwalten. Den To-dos möchten sie einen Abschlusstermin und Projektinformationen hinzufügen können. Wann der Mitarbeiter die Aufgabe ausführt, steht nicht fest, denn das darf er oder sie selbst entscheiden. Das wichtigste ist,

Für jeden projektbasiert arbeitenden Dienstleistungsbetrieb ist die Ausführung und Aufzeichnung von Stunden sehr relevant. Es ist die Grundlage der Erbringung von Dienstleistungen für Kunden, die danach für diese Dienstleistungen bezahlen. Stunden sind der Treibstoff, durch den Ihr Unternehmen funktioniert. Sie sorgen buchstäblich für den "Lebensunterhalt" des Betriebs und der Mitarbeiter. Es ist deshalb von grundlegender Bedeutung, die Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit der Stunden im Griff zu haben.

Daten erbeuten, Informationslecks und das Zurücklassen eines Firmen-Laptops im Auto. Jeder hat schon mal etwas darüber gelesen, kennt ein Beispiel oder hat es schon selbst erlebt. Der Schutz von Firmen- und personenbezogenen Daten ist für alle aktuell. Der Verlust von vertraulichen Daten kann große Folgen haben, sicherlich jetzt, da die neuen europäischen Datenschutzgesetze Unternehmen neue Pflichten auferlegen.

Am 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. In der DSGVO sind Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten in der ganzen Europäischen Union festgelegt. Das hat Folgen für jedes Dienstleistungsunternehmen, das Projekte und Ressourcen plant und das auf diese Weise in irgendeiner Art personenbezogene Daten nutzt. In diesem Blog werden wir uns ansehen, welche Auswirkung diese Gesetzgebung auf die Planung Ihrer Mitarbeiter hat und was Sie als Dienstleistungsunternehmen regeln müssen.

Verschwendung gibt es jeden Tag überall um uns herum und deshalb auch in Projekten. Sie haben bestimmt von der Lean-Methode gehört. Diese Methode wurde ursprünglich nur bei Produktionsbetrieben genutzt, aber wird jetzt auch in anderen Branchen angewendet. Einer der Schwerpunkte von Lean ist das Verbannen von Verschwendung. In diesem Blog werden wir betrachten, wie wir dies in der Welt der projektbasiert arbeitenden Dienstleister nutzen können.

Das Gantt-Diagramm oder die Balkenplanung ist eine besondere Methode, um grafisch die Projektplanung zu veranschaulichen. Es stellt sich jedoch die Frage: Wann ist es sinnvoll, ein Gantt-Diagramm zu benutzen und wann nicht? Im Gespräch mit Unternehmen fällt mir nämlich auf, dass sie das nicht immer eindeutig wissen und dadurch Zeit verschwenden oder ihnen relevante Erkenntnisse fehlen. In diesem Blog geben wir konkrete Tipps über den Sinn und Unsinn der Verwendung eines Gantt-Diagramms.

Die 80-20-Regel oder das "Paretoprinzip" beschreibt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % des Arbeitsaufwands verursacht werden. Jeder kennt das typische Beispiel gut, dass 80 % des Umsatzes bei 20 % der Kunden erzielt werden. Wenn wir uns also mehr auf eine kleine Gruppe von Kunden konzentrieren, führt dies zu überproportional mehr Umsatz. In diesem Blog werden wir uns anschauen, wie wir das Prinzip der 80-20-Regel bei der Projekt- und Ressourcenplanung nutzen können.

Dienstleister, die Projekte für ihre Kunden durchführen, wünschen sich in der Regel zwei Dinge: ein möglichst schnelles und gutes Ergebnis für ihre Kunden einerseits und eine gute Erträglichkeit andererseits. Ein optimaler Einsatz von Mitarbeitern bei den Projekten ist dabei entscheidend. Aber wir sehen, dass die Projekt- und Ressourcenplanung sich oft auf eine einmalige Aktivität zu Beginn des Projekts beschränkt. Sollte man sich nicht mehr darum kümmern?

Wenn Sie sich das Bild anschauen, denken Sie vielleicht, dass sich im ersten Glas mehr Steine und Sand befinden als im zweiten Glas, aber nichts ist weniger wahr als dies. Im zweiten Glas befinden sich genau dieselben Steine und die gleiche Menge an Sand, nur dass der Inhalt nicht ins erste Glas hineinpasst. Das hängt mit der Reihenfolge beim Füllen des Glases zusammen. Wenn Sie zuerst die großen Steine in das Glas legen, können die kleineren Steine und der Sand

Viele Unternehmen sehen erst hinterher, wie hoch die Spanne bei ihren Projekten ist und kommen dann zu einer unangenehmen Feststellung. Das Projekt war doch nicht so rentabel, wie sie gedacht hatten. Und das obwohl sie im Rahmen der einkalkulierten Stunden geblieben sind. Wie ist das möglich? Aus einer Analyse ergibt sich dann, dass sie beispielsweise externe Mitarbeiter eingesetzt haben, während sie in der Kalkulation von internen Mitarbeitern ausgegangen sind. Oder sie haben unverhältnismäßig viele erfahrene Mitarbeiter eingesetzt haben, die nun