Warum, wann und wie macht man das?

Sie müssen kein großes Unternehmen sein, um einen großen Ressourcenpool zu haben. Eine Ressource ist nämlich nicht nur ein fest angestellter Mitarbeiter, sondern kann auch ein Freiberufler oder ein Subunternehmer sein. Bei unseren Nutzern merken wir schon schnell, dass wenn ein Planer über mehr als 25 Ressourcen verfügt, es eine größere Herausforderung ist, stets zu aktualisieren, wer jetzt worin gut ist. Diesen Planern fehlt eine Kompetenzen-Matrix und eine Übersicht, über welche Kompetenzen ihre Ressourcen verfügen.

Unter einer Kompetenzenliste verstehen wir alle Kenntnisse, Einsichten und Fertigkeiten, die eine Ressource besitzt, die zur Erfüllung von Projekten von Bedeutung sind. Die Kompetenzen kann er oder sie aus Berufserfahrung, Ausbildung oder durch einen Kurs erworben haben.

Eine Kompetenz ist ein weiter Begriff. Es kann beispielsweise Erfahrung bei der Nutzung von bestimmten Programmen, das Schreiben in bestimmten Programmiersprachen sein, aber auch eine befristete Bescheinigung, die nötig ist, um bestimmte Arbeiten ausführen zu dürfen, wie bei einem Elektriker.

In diesem Artikel betrachten wir, wann und warum Sie mithilfe von Kompetenzen planen sollten. Danach schauen wir uns an, wie Sie am besten eine Kompetenzen-Matrix erstellen und auf dem neuesten Stand halten können.

Warum sollten Sie nach Kompetenzen planen?

Aber warum sollten Sie überhaupt mit Kompetenzen in Ihrem Unternehmen arbeiten? Wir sehen drei Gründe, warum Sie dies in Erwägung ziehen sollten.

1. Besser planen

Der erste Vorteil ist, dass Sie besser die richtigen Ressourcen für ein Projekt planen können. Das hat große Vorteile. Die Qualität der Arbeit wird besser, weil der Mitarbeiter die richtigen Kenntnisse und Erfahrung hat. Das Projekt wird rechtzeitig abgeschlossen, weil der Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringt, etwas herauszufinden. Der Kunde ist zufriedener, weil das Projekt wahrscheinlich rechtzeitig und mit ausreichender Qualität geliefert wird. Schließlich ist der Mitarbeiter glücklicher, weil er oder sie mit ausreichenden Kenntnissen und Erfahrung an seinen oder ihren Projekten arbeiten kann.

2. Schneller planen

Außerdem können Sie als Planer schneller reagieren. Sie verhindern, dass Sie sich durch lange Listen graben müssen, um die richtige Ressource für ein Projekt zu finden. Wenn Sie eine gründlich ausgearbeitete Liste mit Kompetenzen haben, können Sie Ressourcen schnell nach den gewünschten Fertigkeiten und Kenntnissen filtern.

3. Transparenz

Schließlich verhindern Sie, dass Wissen über verfügbare Kompetenzen sich bei einer einzigen Person, wie einem Planer, im Unternehmen ansammelt. Wenn eine Knappheit an Personal mit bestimmten Kenntnissen und Fertigkeiten entsteht, ist es geschickt, dass die Geschäftsleitung hierüber informiert ist. So kann sie rechtzeitig dafür sorgen, dass zusätzliche Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen eingestellt werden. Auf diese Weise verhindern Sie, dass das Unternehmen wegen fehlender Kapazität Projekte nicht ordentlich ausführen kann.

Wann plant man nach Kompetenzen?

Wann ist es denn interessant, eine Kompetenzen-Matrix zu erstellen? Wann sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit darauf lenken festzulegen, was Ihre Mitarbeiter, Freiberufler und Subunternehmer alles können? Unserer Meinung nach jederzeit, aber mit zwei Ausnahmen.

Ausreichende Ressourcen

Die erste Ausnahme ist eine minimale Menge an Ressourcen. Aus Erfahrung legen wir diese Grenze auf 25 fest. Wenn Sie mit fünf Mitarbeitern und zwei Freiberuflern arbeiten, sind die zu erlangenden Vorteile zu gering und wiegen nicht die Bemühungen auf. Der Planer kennt diese Ressourcen gut genug, um im Kopf zu haben, wann er oder sie jemanden am besten einsetzen kann. Wenn Sie die Grenze von 25 überschreiten, wird es mühsam, sich alle Kompetenzen von allen Menschen zu merken. Es ist dann geschickt, Kompetenzen strukturell festzulegen.

Ein homogener Ressourcenpool

Die zweite Ausnahme ist, wenn Ihr Pool an Ressourcen homogen ist. Das beinhaltet, dass alle Ressourcen ungefähr die gleichen Kompetenzen haben. Mit einem homogenen Ressourcenpool müssen Sie nicht nach Kompetenzen filtern, sondern die Verfügbarkeit ist das einzige Element, auf das Sie als Planer achten. Sich Mühe beim Festlegen und Aktualisieren einer Kompetenzen-Matrix zu machen, bietet hier keine Vorteile.

Wie arbeiten Sie mit Kompetenzen?

Wenn Sie beschließen, mit einer Kompetenzen-Matrix zu arbeiten, wie werden Sie dann alles erstellen und aktualisieren? Es ist Zeitverschwendung, wenn Sie nur eine Matrix erstellen, einmal eine Bestandsaufnahme durchführen und es dabei belassen.

1. Verbinden Sie es mit Ihrer Planung

1950 haben wir Kompetenzen auf Papier aktualisiert. Als ersten auszuführenden Schritt müssen Sie ein Softwarepaket wie ein HR-System nutzen. Wählen Sie vorzugsweise ein System, das in Ihre Planung integriert werden kann oder wählen Sie Planungssoftware, die Kompetenzenverwaltung beinhaltet, sowie Timewax. So ist Ihre Kompetenzen-Matrix echt eine Ergänzung für Ihre Ressourcenplanung.

Vor einiger Zeit haben wir den Blog Planungssoftware auswählen – 3 wesentliche Schritte geschrieben. Das Wesentliche des dort beschriebenen Auswahlprozesses ist auch für die Auswahl der richtigen Software im Bereich der Kompetenzenverwaltung anzuwenden.

2. Halten Sie die Kompetenzen-Matrix auf dem neuesten Stand

Um die Früchte des Planens nach Kompetenzen ernten zu können, müssen Sie hierfür Energie aufwenden. Sobald die Kompetenzen-Matrix erstellt wurde, ist es wichtig, dass diese aktuell bleibt. Eine Kompetenzen-Matrix verliert flott ihre Aussagekraft, wenn sie nicht mehr aktuell ist. Planer hören schon schnell mit der Nutzung dieser Funktion auf, wenn sie merken, dass gewünschte Ressourcen so nicht gefunden werden können.

3. Machen Sie jemanden verantwortlich

Sobald die Kompetenzen-Matrix erstellt wurde, ist es angebracht, einer Person oder Abteilung die Verantwortung zu übertragen, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Um Ihren Mitarbeitern hierbei zu helfen, ist der Entwurf eines Prozesses eigentlich von grundlegender Bedeutung. So können Sie die Aktualisierung der Kompetenzen mit periodischen Gesprächen mit Ihren Mitarbeitern, wie dem Beurteilungsgespräch, verbinden.

4. Bleiben Sie in Kontakt

Ressourcen, die außerhalb Ihres Unternehmens Erfahrungen und Kenntnisse sammeln, wie Freiberufler oder Subunternehmer, erfordern eine andere Vorgehensweise. Es ist wichtig, dass Sie mit ihnen in Kontakt bleiben und dass diese sich der Notwendigkeit bewusst sind, Änderungen bei Erfahrungen oder Zertifizierung weiterzuleiten. Eine Änderung kann einfach mal dafür sorgen, dass sie für bessere Aufträge bei Ihrem Unternehmen berücksichtigt werden. Ein periodischer Rundbrief hierüber kann eine Lösung sein.

5. Beginnen Sie bei der größten Auswirkung

Müssen Sie denn jetzt sofort eine Bestandsaufnahme von allen Kompetenzen durchführen, die Ihre Mitarbeiter besitzen? Nein, das ist nicht zu empfehlen. Fangen Sie zuerst mit den am meisten gebrauchten Kompetenzen an. Planer, Projektmanager und Ressourcenmanager ziehen hieraus die meisten Vorteile. So hat das Planen nach Kompetenzen die größte Auswirkung für Ihr Unternehmen. Die Mühe, die Sie für die Erstellung einer Kompetenzen-Matrix aufwenden, wird dadurch am schnellsten belohnt.

Ein letztes Wort

Die Arbeit mit Kompetenzen ist eine Methode, die Ihrem Unternehmen viele Vorteile bieten kann. Projekte laufen besser, Kunden sind zufriedener und Mitarbeiter sind glücklicher. Wenn Sie am meisten von dieser Methode profitieren möchten und die für die Einführung verlangte Energie nicht verloren gehen soll, sollten Sie einen echten Prozess dafür entwerfen. Ihre Kompetenzen-Matrix verliert schnell ihre Aussagekraft, wenn Sie ihr nicht die Aufmerksamkeit schenken, die sie benötigt und ehrlich gesagt einfach verdient hat. Wissen ist Macht!