Der Ressourcen-Planer als treibende Kraft

Kontinuität und Flexibilität in der Planungsorganisation
Der Ressourcen-Planer als treibende Kraft

Personalkosten sind in vielen Unternehmen der größte Kostenpunkt. Fachmännische Planung kann oft zu erheblichen Kosteneinsparungen führen und das um so mehr in Situationen, in denen sowohl vom Unternehmen als auch von den Mitarbeitern auf Veränderungen gedrängt wird. Was bedeutet das für die Planungsorganisation und für Ressourcen-Planer?


Entwicklungen

1. Die Arbeit wird dynamischer

In Sektoren mit einem intensiven Personaleinsatz sahen wir früher vor allem eine wichtige Rolle für kollektive Dienstpläne. Weil diese Pläne nicht schnell genug mit der Entwicklung der Arbeit mithalten können, entstand das Bedürfnis für einen flexibleren Umgang mit Plänen. Individuelle Bedürfnisse der Arbeitnehmer bezüglich des Gleichgewichts zwischen ihrer Arbeit und Freizeit und eine wachsende Anzahl flexibler Mitarbeiter sind steuernde Faktoren, die hinter der abnehmenden Bedeutung des kollektiven Dienstplans stehen.

Die Arbeit entwickelt sich oft zu dynamisch, um sie gut in einem für lange Zeit geltenden Plan einfangen zu können und die Bedürfnisse der Mitarbeiter, ihre Arbeitszeiten zu beeinflussen, üben Druck von der anderen Seite aus.

2. Planungssysteme helfen

Glücklicherweise hilft die Technik etwas nach. Moderne Planungssysteme beschleunigen inzwischen alle Planungsprozesse und sorgen für mehr Einsicht und Übersicht. Es wird immer mehr üblich, dass Mitarbeiter selbst online Urlaubsanträge erstellen oder sich über ihre Stunden einigen. Wir nennen dies in der Planung "Self-Service". Um dies zu ermöglichen, muss ein Planungssystem Tag und Nacht zur Verfügung stehen und es müssen darin mehrere Kommunikationsformen enthalten sein.

3. Überholte Vereinbarungen

Die Möglichkeiten zur effektiven Verwendung dieses technischen Fortschritts scheinen nur durch Vereinbarungen über Arbeitszeitregelungen und Pläne eingeschränkt zu werden. Vereinbarungen, die oft noch aus der Zeit stammen, in der kollektive Dienstpläne die Norm waren und die Planungen auf Papier durchgeführt wurden. Vereinbarungen, die schon seit Jahren in Tarifverträgen und betrieblichen Vorschriften feststehen.

4. Der Ressourcen-Planer an vorderster Front

In vielen Unternehmen ist die Diskussion über einen flexibleren Umgang mit Arbeitszeitregelungen und Plänen ein sehr aktueller Punkt und leider manchmal sogar ein Schlachtfeld. Hierbei sind es häufig die Ressourcen-Planer, die sich an vorderster Front befinden. Sie sitzen eingekeilt zwischen den Interessen des Unternehmens und der Mitarbeiter, zwischen Veränderungsbedarf und dem Druck, es für alle Mitarbeiter doch vor allem übersichtlich zu halten.


Sich ändernde an Ressourcen-Planer gestellte Anforderungen

Es ist offensichtlich, dass die hier oben dargestellten Entwicklungen andere Anforderungen an Ressourcen-Planer in Unternehmen stellen. Die Erstellung von Plänen für längere Zeiträume und die Bewältigung von Wechsel und Lücken bei der Belegschaft waren früher Aufgaben, die zeitraubend waren und viel einsatzbereites Wissen verlangten. Die Ressourcen-Planer hatten das alles im Kopf. Nicht umsonst rückten Ressourcen-Planer oft intern auf.

Wir können behaupten, dass die erste Planungssoftware vor allem von der Erfassung her einen Mehrwert hatte. In einer komplexer werdenden Planungsumgebung kam das an sich auch ganz gelegen. Es machte die Berichterstellung für das Management auch einfacher.

Moderne Planungssysteme brachten mehr Hilfe bei der Planung an sich, was dem Ressourcen-Planer ermöglichte, weiter im Voraus zu planen und sich mehr mit den erwarteten Überschüssen und Fehlmengen bezüglich des Personalbedarfs zu beschäftigen. Der Ressourcen-Planer wurde auch auf folgendes angesprochen: auf seinen professionellen Beitrag zu einer besseren Anpassung der Anforderungen an das Personal und der zur Verfügung stehenden Belegschaft.

Glücklicherweise konnte in diesem Zeitraum auch die wachsende Flexibilität des Personals festgestellt werden. Neben herkömmlich mehr/weniger Einsatz innerhalb der eigenen Belegschaft wuchs das Interesse an Leiharbeit, auch für qualifizierte Fachkräfte, und hielt der selbständige Experte ohne Angestellte seinen Einzug.

Und dann kam die moderne Zeit, das hier und jetzt. Mit mündigeren und flexibleren Arbeitnehmer, die problemlos angeben können, wann sie arbeiten und wann sie nicht arbeiten möchten. Und die das eigentlich auch selbst im Portal der modernen neuen Planungssysteme eingeben können. Mit einer außerdem immer größer werdenden Anzahl flexibler Mitarbeiter, die - nach Belieben durch einen Ressourcen-Planer einer Personalvermittlung – einfach mit in das eigene Planungssystem eingeplant werden können.


Schlussfolgerung

In dieser modernen Zeit sehen wir, dass Unternehmen die Planungsaufgabe manchmal an die Mitarbeiter zurückgeben, an Teamleiter von kleinen Teams. Die Planung wird dabei mit modernen Hilfsmitteln in enger Verbindung mit der Ausführung durchgeführt. Eventuell mit einem Personalplanungsbüro für einzustellende Hilfe.

Gleichzeitig sehen wir Unternehmen, bei denen die Planung richtig in einem großen Umfang professionalisiert und zentralisiert wird. Ober aber die Verwendung der zuvor erwähnten "Self-Service" Möglichkeiten, die Planungssysteme in zunehmendem Maß bieten.

Und wir sehen eine Zunahme von eigenen Plänen. Bei eigenen Plänen ist der Ressource-Planer nicht mehr derjenige, der das Planungspuzzle möglichst gut löst, sondern hat eine coachende und richtungsweisende Rolle im Planungsprozess.

Schließlich sehen wir jetzt auch Betriebe, die durch Outsourcing ihre Planung vollkommen den Fachleuten überlassen. Die neueste Entwicklung ist meilenweit von der Anfangssituation entfernt, worin Ressourcen-Planer noch unbedingt aus dem eigenen Unternehmen stammen mussten.

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Founder
Cees Splinter
Cees ist Direktor von Déhora Detachering (Interim Planner). Déhora unterstützt Unternehmen, bei denen Personalplanung sich durch ein sicheres Maß an Komplexität, Dynamik und Unvorhersehbarkeit auszeichnet