Die 80-20-Regel bei der Projekt- und Ressourcenplanung

Möglichst viele Resultate in möglichst wenig Stunden
Die 80-20-Regel bei der Projekt- und Ressourcenplanung

Die 80-20-Regel oder das "Paretoprinzip" beschreibt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % des Arbeitsaufwands verursacht werden. Jeder kennt das typische Beispiel gut, dass 80 % des Umsatzes bei 20 % der Kunden erzielt werden. Wenn wir uns also mehr auf eine kleine Gruppe von Kunden konzentrieren, führt dies zu überproportional mehr Umsatz. In diesem Blog werden wir uns anschauen, wie wir das Prinzip der 80-20-Regel bei der Projekt- und Ressourcenplanung nutzen können.

In diesem Blog gehen wir von Dienstleistern aus, die projektbasiert arbeiten und bei denen "Stunden" die wichtigsten Betriebsmittel sind, die eingesetzt werden. Hierbei geht es darum, dass wir dann analysieren können, welche Stunden einen großen Beitrag leisten und welche einen geringeren oder sogar zur Zeitverschwendung führen. Das können wir dann in der Planung berücksichtigen. Bevor wir uns das anhand konkreter Beispiele anschauen, behandeln wir erst noch einige Prinzipien der 80-20-Regel.


Fokus und Vermeidung von Verschwendung

Die 80-20-Regel besagt, dass ein Ungleichgewicht zwischen dem Arbeitsaufwand einerseits und den Ergebnissen andererseits besteht. Durch die Feststellung, bei welchen Bereichen dieses Ungleichgewicht auftritt, können wir uns mehr auf die Bereiche konzentrieren, die am meisten einbringen und die Bereiche, die am wenigsten beitragen. Die untenstehende Abbildung stellt das Ungleichgewicht der 80-20-Regel gut dar.

Das Ungleichgewicht, das die 80-20-Regel aufdeckt.
Abbildung 1: Das Ungleichgewicht, das die 80-20-Regel aufdeckt

Hyperfokus

Das Schöne an der 80-20-Regel ist, dass Sie diese weiterhin anwenden können, denn bei den 20 % besteht auch wieder ein Ungleichgewicht. Also beim Beispiel der wertvollsten Kunden: 4 % (20 % von 20 %) der Kunden sorgen für 64 % (80 % von 80 %) des Umsatzes. Wenn wir das noch einmal anwenden, sehen Sie, dass etwas weniger als 1 % aller Kunden für 50 % des Umsatzes sorgen.

Die 80-20-Regel weiterhin anwenden
Abbildung 2: Die 80-20-Regel weiterhin anwenden

Dies zeigt, dass wenn Sie sich ständig auf das Ungleichgewicht konzentrieren, Sie mit diesem Hyperfokus schnell zur Einsicht kommen, dass eine Handvoll Kunden die Hälfte des Umsatzes bildet. Indem Sie mehr von dieser Art von Kunden anwerben oder durch die Erhöhung Ihres bestehenden Umsatzes bei diesen Kunden, haben Sie innerhalb kürzester Zeit Ihren Umsatz verdoppelt, und zwar bei relativ wenig Arbeitsaufwand im Vergleich zu den anderen Kunden.

Vermeiden Sie Komplextität nicht Umfang

Es sieht also so aus, dass man mit etwas weniger Kunden viel mehr Erfolge erzielen kann. Müssen wir uns von den anderen 80 % der Kunden verabschieden? Nein, das ist auch wieder zu kurz gegriffen. Sie müssen schon untersuchen, warum die Kunden so wenig beitragen. Natürlich gibt es unangenehme Kunden, die unverhältnismäßig viel Zeit von Ihnen verlangen, aber oft liegt der Grund auch in der Komplexität der Dienstleistung, denn Komplexität kostet Zeit und Geld.

Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, die zusätzlichen Service oder Maßarbeit erfordern, dann scheint der zusätzliche Umsatz mehr von der selben Sache zu sein, aber das ist nicht wahr. Zusätzlicher Service und Maßarbeit führen meistens zu zusätzlichen Kosten, die nicht immer ersichtlich sind. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie mehr Kunden bedienen können, und zwar ohne zusätzliche Komplexität. Das führt immer zum niedrigsten Selbstkostenpreis.


Anwendung bei Projekt- & Ressourcenplanung

  • Die 80-20-Regel kann für alles angewendet werden, wie:
  •  Verkaufsaufwand
  •  Support-Anfragen von Kunden
  •  Produktivität von Mitarbeitern
  •  Störfälle bei Kunden
  •  Renditen für Dienstleistungen
  •  Verzögerungen bei Projekten
  •  Budgetüberziehungen
  •  Kosten von externen Mitarbeitern
  •  administrative Tätigkeiten
  •  und noch viel mehr ...

Die Kernfrage lautet: Was möchten Sie erreichen? Erhöhung Ihres Umsatzes? Minimalisieren von Support-Anfragen und Telefongesprächen? Steigerung der Einträglichkeit pro Mitarbeiter? Dies ist die Frage, die Sie zuerst beantworten müssen. Zuerst ein Ziel festlegen und danach können Sie gezielt Ihre 80-20-Analyse durchführen. Unten behandele ich nur ein paar Beispiele für Analysen, die zugunsten der Projekt- und Ressourcenplanung sind.

Kunden "entlassen"

Im Beispiel haben wir immer über den Umsatz pro Kunde gesprochen, aber eigentlich sagt das noch nicht so viel aus. Sie können einen ordentlichen Umsatz bei einem Kunden erzielen, aber eine niedrige Rendite, weil die Marge bei den Projekten schlecht ist. Das kann passieren, weil der Kunde scharf heruntergehandelt hat, aber auch durch die Überschreitung der Anzahl der veranschlagten Stunden. Bei Projekten auf Festpreisbasis wird die Marge hiermit direkt berührt.

Wir erstellen zuerst eine 80-20-Analyse für alle Projekte, um zu sehen, welche Kunden die niedrigste Marge haben. Das bedeutet übrigens noch nicht sofort, dass wir uns von diesen Kunden verabschieden müssen. Ein Projekt mit einer niedrigen Marge kann mit einem minimalen Stundenaufwand zustande gekommen sein. Darum ist es vernünftig, noch eine Analyse zu erstellen, nämlich für Projekte mit erheblichen Überschreitungen bei den veranschlagten Stunden. Auch hier gilt, dass es nicht sofort "schlechte" Projekte sind, sie können noch immer eine ordentliche Marge haben.

Kunden, auf die wir verzichten können
Abbildung 3: Kunden, auf die wir verzichten können

Wenn wir diese Analysen wie in der Abbildung oben kombinieren, erhalten wir ein differenzierteres Bild. Kunden, die in beiden Bereichen vorkommen, sind gute Kandidaten, die man als Kunde "entlassen" kann. Die Stunden, die für diese Kunden aufgewendet werden, werden jetzt verfügbar, um sie für Ihre Kunden und Projekte aufzuwenden, die den größten Beitrag zur Marge leisten. Die Projekt- und Ressourcenplanung wird hiermit viel effektiver.

Entdecken Sie, wer Ihre "Superhelden" sind

Mit der 80-20-Regel können wir auch feststellen, wer die effektivsten Mitarbeiter sind. Wenn wir Effektivität als das Ausmaß definieren, in dem die tatsächlich geleisteten Stunden im Rahmen der geplanten Stunden bleiben, dann ist ein effektiver Mitarbeiter ein Mitarbeiter, bei dem dieses Verhältnis =< 1 beträgt.

Effektivität der Mitarbeiter
Abbildung 4: Effektivität der Mitarbeiter

Wenn Sie 50 Mitarbeiter haben, haben Sie also 10 Mitarbeiter, die sehr effektiv bei der Ausführung ihrer Arbeit im Rahmen der geplanten Stunden sind. Von diesen 10 sind es wiederum 2 Mitarbeiter, die sich stark von der Masse abheben. Es ist gut zu wissen, wer diese "Superhelden" sind und sie bewusst bei Projekten einzusetzen.

Nehmen Sie an, dass Sie ein Projekt planen müssen, bei dem Sie im Voraus wissen, dass die Margen knapp bemessen sind. Oder ein Projekt, dass plötzlich mit vielen Rückschlägen zu kämpfen hat. Dann kann es sehr klug sein, bei diesen Projekten einen "Superheld" einzusetzen. Es ist auf jeden Fall grundverkehrt, sie bei Projekten einzusetzen, bei denen die Marge von vornherein schon sehr hoch ist.

Tätigkeiten in Auftrag geben

Jeder Dienstleister hat bestimmte Standardtätigkeiten, die in vielen Projekten wiederzufinden sind. Indem Sie einmal für alle Projekte die Marge für diese Tätigkeiten analysieren, bekommen Sie auch eine Vorstellung davon, welche Tätigkeiten einen schlechten Beitrag leisten. Das bedeutet nicht, dass Sie diese Tätigkeiten beenden müssen, denn sie können beim Gesamtangebot für den Kunden eine wichtige Rolle einnehmen. Aber Sie können sich dann dafür entscheiden, diese in Auftrag zu geben.

Indem Sie die weniger ertragreichen Tätigkeiten in Auftrag geben, schaffen Sie wieder mehr Platz bei Ihrer Ressourcenplanung. Denn Sie müssen für diese Tätigkeiten keine Kapazität mehr einplanen, weil Sie diese künftig extern durchführen werden. Die frei gewordene Kapazität können Sie dann für Tätigkeiten nutzen, die einen großen Beitrag an der Marge haben oder Sie können sogar beschließen, Ihren Personalbestand abzubauen.


Erwägungen

Die 80-20-Regel deckt starke Beziehungen auf, die Sie so viel wie möglich nutzen möchten. Möglichst viele Resultate in möglichst wenig Stunden. Das ist meiner Meinung nach effektive Projekt- und Ressourcenplanung. In meinen Beispielen sehen Sie, dass ich viel mit dem Ausgangspunkt gearbeitet habe, dass es einen Beitrag zur Marge geben muss, aber das muss für Ihren Betrieb natürlich keine Richtlinie sein. Dabei trifft jeder Betrieb seine eigene Entscheidung.

Andere Verhältnisse

Nehmen Sie das 80-20-Verhältnis nicht zu wörtlich. Es ist nur ein Bezugspunkt und das echte Verhältnis ist manchmal verhältnismäßiger oder unverhältnismäßiger als 80-20. Aus Ihrer Analyse kann sich ruhig ein Verhältnis von 65-35 oder 90-10 ergeben. Es geht um das Prinzip, dass der wesentliche Teil vom Resultat aus einem verhältnismäßig viel kleinerem Teil des Aufwands kommt und somit ungefähr bei 80-20 statt bei 50-50 liegt.

Projekte mit Festpreisen

Bei den Beispielen in diesem Blog müssen Sie allerdings die Preisabsprachen mit dem Kunden (Nachberechnung oder Festpreis) berücksichtigen. Bei einer Nachberechnung ist das Risiko natürlich geringer, dass Sie Ihre Marge auch dann erzielen, wenn Sie die veranschlagten Stunden überschreiten. Andererseits müssen Sie wirklich eine gute Geschichte bei Budgetüberschreitungen haben. Der Kunde wird eine zusätzliche Kostenweitergabe nicht ohne weiteres akzeptieren und Sie auf die ursprünglich veranschlagten Stunden ansprechen.

KISS - Keep It Simple Stupid

Die 20 %, die gute Leistung erbringen, bestehen natürlich aufgrund der übrigen 80 %, die schlechte(re) Leistung erbringen. Hierfür wird im Verhältnis zu viel Zeit aufgewendet. Um Zeitverschwendung zu vermeiden, ist es wichtig, Ihre Dienstleistungen und Projekttätigkeiten einfach zu halten. Aus Untersuchungen ergibt sich auch, dass "Einfachheit" ein Merkmal ist, das erfolgreiche von weniger erfolgreichen Betrieben unterscheidet. Erfolgreichere Betriebe verkauften ein kleineres Produktsortiment an weniger Kunden und hatten eine einfachere Organisation.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.