Das Gleichgewicht zwischen Einsicht und Praktikabilität.

Jeder plant Projekte auf seine eigene Art. Planen Sie ein Projekt als ein großes Paket oder arbeiten Sie mit netten, übersichtlichen Stückchen? Jede Form der Projektaufteilung hat seine Vor- und Nachteile. Woher wissen Sie, welche Methode am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Das ist eine Frage, die wir in diesem Blog beantworten werden.

Um das zu erkennen, werden wir zuerst eine Beispielsituation darstellen. Danach betrachten wir die Gründe, die Sie als Unternehmen für die Unterteilung von Projekten haben können. Zuletzt schauen wir uns an, wie Sie das tun können. Lasst uns beginnen.

Ein Beispiel

Wir schauen uns einen Installationsbetrieb an. Ein Kunde von Ihnen lässt ein Bürogebäude bauen. Unser Installateur darf die gesamte Stromversorgung und das Netzwerk einrichten. Für ein optimales Verständnis hat der Planer das Projekt in fast 100 Tätigkeiten aufgeteilt. So kann er im Detail sehen, wer womit beschäftigt ist und wie weit welche Tätigkeit fortgeschritten ist.

Gerade bevor der Planer die Projektplanung vollständig abgeschlossen hat, erhält er einen Telefonanruf vom Kunden. Es werden Extrawünsche geäußert und Änderungen in der Planung nötig. Ein anderer Lieferant ist länger mit seinen Arbeiten beschäftigt. Ein Flügel des Gebäude ist dadurch noch eine Zeitlang geschlossen. Es wird versucht, die Stromversorgung später einzurichten. Der Planer muss jetzt fast 100 Tätigkeiten neu planen und nochmals die Verfügbarkeit verschiedener Installateure überprüfen.

Als die Installateure vor Ort ankommen, ist dank der detaillierten Planung sofort zu erkennen, was Sie zu tun haben. Wenn ein Installateur den Fortschritt und die tatsächlich geleisteten Stunden einer Tätigkeiten melden möchte, muss er eine fast endlose Liste mit Tätigkeitscodes durchsuchen. Es sind so viele Tätigkeitscodes, dass ein Installateur für diese verwaltungstechnische Aufgabe sehr viel Zeit verliert und außerdem regelmäßig einen falschen Code benutzt.

Durch diese Art der Planung hat der Planer die benötigten Einzelheiten, um effektiv die veranschlagten Stunden zu überwachen. Er oder sie hat so das Projekt im Griff, sodass rechtzeitig eingegriffen werden kann, wenn voraussichtlich mehr als die veranschlagten Stunden verbraucht werden. Die Details geben dem Planer auch die Möglichkeit, über seine durchgeführte Kalkulation zu reflektieren und diese beim nächsten Mal besser aufzustellen.

Der Planer verliert im Falle von Änderungen bei der Überarbeitung dieser detaillierten Planung allerdings viel Zeit. Denn er muss alle Tätigkeiten auf Durchführbarkeit kontrollieren. Die Installateure verlieren wiederum viel Zeit, um den Fortschritt und die tatsächlich veranschlagten Stunden pro Tätigkeit zu melden. Lohnt sich dieser Arbeitsaufwand für die Einsicht, die dadurch erreicht wird?

3 Gründe zum Aufspalten Ihres Projekts

Wir erkennen 3 Faktoren, welche die Detailebene bei einer Projektplanung bestimmen können:

1. Budgetüberwachung der Stunden

Ein Grund für die Aufteilung Ihres Projekts in Tätigkeiten ist, dass Sie es dadurch besser in den Griff bekommen. Man kann dann Stunden pro Tätigkeit veranschlagen. Während der Ausführung des Projekts können pro Tätigkeit die tatsächlichen Stunden gemeldet werden. Wenn mehr Stunden als veranschlagt verbraucht werden, kann der Planer während der Ausführung des Projekts noch hierauf reagieren.

Wenn der Planer das Projekt nicht aufteilt, wird der Unterschied zwischen den veranschlagten und tatsächlichen Stunden erst nach Abschluss des Projekts bekannt. Dann ist es für den Planer zu spät, um rechtzeitig auf die Überschreitung von Stunden zu reagieren oder aus seinen Fehlern zu lernen. Ohne die Aufteilung ist für einen Planer nämlich nicht zu sehen, wo im Projekt zu viel Stunden verbraucht worden sind.

2. Einzelne Auflistung in der Rechnung

Ein weiterer Grund für die Aufschlüsselung von Projekten in Tätigkeiten kann sein, dass die Arbeiten auf der Rechnung einzeln aufzulisten sind. Inwiefern Sie diese einzeln auflisten, hängt von den Wünschen des Kunden ab.

Oft sehen wir, dass bei Projekten die geleisteten Stunden nachträglich im Rahmen einer Nachkalkulation in Rechnung gestellt werden. Der Kunde möchte dann wissen, wofür diese Stunden verwendet worden sind. Wenn ein Festpreis vereinbart worden ist, ist es für den Kunden oft unwesentlich.

3. Kommunikation von Arbeiten

Der letzte Grund, den wir erkennen, ist die Aufschlüsselung eines Projekts, sodass es für Mitarbeiter anhand des Namens der Tätigkeit schon deutlich ist, was zu erfolgen hat. Dadurch wird der Kommunikationsprozess gestrafft.

So erhalten Mitarbeiter auch Einsicht in den Aufbau und die gegenseitige Abhängigkeit der Tätigkeiten. Mitarbeiter wissen dann, von welchem Kollegen und welcher Tätigkeit sie abhängig sind. Dies fördert die gegenseitige Kommunikation und Abstimmung.

But how can this be done?

How do you split a project? There are 3 possible ways. Let’s look at them from the fine-tuned to the rough perspective.

A. By task

When splitting a project by task, various titles will represent the tasks needed for the work to be carried out, such as briefing, designing, developing, testing, implementing, support and so on. This method of breaking down a project is in line with point 3 above: i.e. the breakdown of projects in order to communicate the tasks.

This method lets you kill two birds with one stone. You’re assigning employees and, at the same time, you’re telling them what they need to do. That saves time and effort. This method works especially well if your planner needs an in-depth insight into the actual hours spent and your employees need a clear understanding of what tasks they need to carry out in terms of the projects.

B. By monitoring interim results

If you split projects using this method, the project components will reflect the title of interim project objectives, for example, “workplace 7” in a project could refer to building a floor filled with new flexible workstations. This also lets you keep a close eye on any discrepancies between budgeted and actual hours, because you can analyze these differences on the level of the interim results.

This method works particularly well when employees know what tasks have to be carried out in order to achieve an interim result. They do not need detailed instructions, at least, not from the planning perspective.

C. By function

When breaking a project down into functions, the project components are given the name of the required function, such as project manager, front-end designer or back-end developer. This method of subdivision makes it easy for the planner to link the right employee to the required function. The planning is done quite roughly and this saves the planner time.

This method works especially well when your organization works with standard projects and everyone knows how to implement them. It provides minimal control over discrepancies between budgeted and actual hours, but you can still analyze these for each function.

Schlussbetrachtungen

Wir können Ihnen keine goldene Regel anbieten. Inwiefern Sie Projekte aufspalten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Budgetüberwachung, einzelne Auflistung in der Rechnung und effektive Kommunikation sind alles Faktoren, die sich auf die benötigte Detailebene auswirken.

Die Planung der Arbeit und die Erfassung des Fortschritts muss nicht unbedingt immer auf derselben Detailebene erfolgen. Sie können sich auch überlegen, beispielsweise auf der Ebene des Berufs zu planen, aber die Erfassung von Stunden und Fortschritt auf der Tätigkeitsebene durchzuführen. So machen Sie die Planung auf jeden Fall ein bisschen einfacher. Es ist dann allerdings eine Voraussetzung, dass Sie über ein Team von Mitarbeitern verfügen, die genau wissen, was sie zu tun haben.

Eine weitere Überlegung ist, dass Sie eine Mischung anwenden. Für einige Teile in einem Projekt können Sie beispielsweise einfach nach Beruf planen, sowie beim Projektmanagement, während Sie für andere Teile detailliert nach der Tätigkeitsebene planen.

Es ist ein Prozess, der reiflich überlegt werden muss, eine Suche, um herauszufinden, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Es ist das Ziel, das Gleichgewicht zwischen einerseits einer Einsicht zu bekommen und andererseits die Projektausführung praktikabel bleiben zu lassen zu finden. Die Kernfrage lautet immer: “Lohnt sich der benötigte Arbeitsaufwand für die detaillierte Einsicht, die dadurch erreicht wird?”