Die Planung in ihrem Kalender: Sinnvoll oder nicht?

Der Unterschied zwischen Terminen und Planungen
Die Planung in ihrem Kalender: Sinnvoll oder nicht?

Bei Demo's von Timewax, kommt oft die Frage von Kunden, ob sie es auch in ihrem Kalender (Outlook u. dgl.) planen können. Am Liebsten wollen Sie es in zwei Richtungen anwenden: Alles was in Timewax geplant wird, soll auch in den Kalender und alles was die Mitarbeiter in ihren Kalendern stehen haben, soll auch bei Timewax zu sehen sein. Aber ist das sinnvoll? In diesem Blog werden wir da näher drauf eingehen.

Es ist sinnvoll zu unterscheiden zwischen der Welt der Planung und der Welt der Termine. Kalendersysteme, wie Outlook und Google Calendar, leben üblicherweise in der Welt der Termine. Ein Termin ist sehr spezifisch. Es hat einen Beginn und ein Ende und es sind oft mehrere Personen daran beteiligt, wie zum Beispiel interne Besprechungen oder ein externe Beratung bei einem Kunden. Eine Beratung findet vor allem in einem begrenztem Zeitraum statt, in halben Stunden und Stunden.

In der Planungswelt wird sowohl in kleinen, als auch in großen Zeiteinheiten geplant. Beim Einsatz für größere Projekte werden Mitarbeiter von der Projektplanung durchgehend in vollen Tagen für ein Projekt eingeteilt, oft auch Wochen oder gar Monate am Stück. Bei kleineren Aufträgen kommt es vor, dass ein Mitarbeiter eine Stunde oder mehrere Stunden für einen Auftrag eingeteilt wird. Zu dem Sinn und Unsinn der Planung in kleinen Einheiten, schauen sie sich den Blog Bis-ins-kleinste-detail-planen-3-entscheidungsfaktoren.

  • In Bezug auf Termine und Planungen, müssen 2 Situationen voneinander unterscheiden werden:
  • 1.  Ein Termin ist gleichbedeutend an eine Planungsbuchung
  • 2.  Ein Termin ist nicht gleichbedeutend an eine Planungsbuchung


1. Ein Termin ist gleichbedeutend an eine Planungsbuchung

Ein Beispiel für diese Situation ist ein Monteur, der zur Wartung bei einem Kunden vorbeigeht. Es wird in kleinen Einheiten geplant- Er ist beispielsweise 2 Stunden beschäftigt und geht dann zum Nächsten weiter. Mit welcher Reisezeit hat er 2 Termine pro Tag.

In dieser Situation ist eine Planungsbuchung und ein Termin das Gleiche. Es ist in der Planung wichtig, alle drei Aufgaben zu berücksichtigen. Und das gleiche gilt für den Monteur.

Ist es in dieser Situation sinnvoll, das Planungssystem und das Terminsystem in zwei Richtungen aufeinander ab zu stimmen? Ich denke nicht. Es ist sogar so, dass das Terminsystem überflüssig wird. Sie planen Termine. Warum sollten Sie dafür zwei Systeme benutzen? Das Terminsystem lassen Sie einfach weg und Sie benutzen das Planungssystem. Im Fall von Timewax arbeiten die Monteure lediglich mit unserer Mobile-App. Mehr brauchen sie nicht.


2. Ein Termin ist nicht gleichbedeutend an eine Planungsbuchung

Ein typisches Vorbild für diese Situation ist die Arbeitsweise eines Beraters, die zum Beispiel einen ganzen Tag bei dem Kunden ist. In der Planung ist er der ganze Tag eingeplant. Der Berater hat an diesem Tag verschiedene Termine. Um 11:00 Uhr wird es mit der Projektgruppe besprochen. Um 14:00 Uhr die leitende Gruppe und um 16:00 Uhr eine Besprechung mit dem technischen Gruppenleiter.

Die Absprachen, die der Berater in seinem persönlichen Terminkalender stehen hat, sind aus Planungsperspektive nicht relevant. Für die Planung ist es lediglich wichtig, dass er um 8 Uhr an einem bestimmten Projekt arbeitet.

Mit dieser Situation sind wir bei dem Kern der Problematik angelangt. Um wieder zurück zu kommen auf Grund für diesen Blog: Kunden, die gerne das Planungssystem und den Kalender kombinieren in beide Richtungen kombinieren wollen. Und zwar passiert dann Folgendes.

Planungsbuchung im Kalender
Figur 1: Planungsbuchung im Kalender

Im Terminsystem bekommt der Berater neben den 3 Absprachen auch die Planungsbuchung von 8 Uhr in seinem Kalender zu sehen. Ist das sinnvoll für den Berater? Er kann es auf jeden Fall nicht vermeiden. Es ist unabänderlich festgesetzt. Es kann von Nachteil sein für Kollegen, die einen Termin mit ihm planen wollen und nach einem verfügbaren Zeitpunkt in seinem Kalender suchen. Die Planung wird so verbucht sein, als ob die Person den ganzen Tag nicht verfügbar ist.

Termine in dem Planungssystem
Figur 2: Termine in dem Planungssystem

In das Planungssystem werden neben der Planungsbuchung für 8 Uhr jetzt auch die 3 Absprachen importiert und verarbeitet. Planungssysteme gleichen die Besetzung von verfügbaren und geplanten Stunden ab. Hier entsteht nun eine Überbuchung, denn er ist insgesamt 10,5 Stunden eingeplant. Der Berater war nämlich bereits 8 Stunden voll eingeplant und nun kommen noch 3 Buchungen (Termine) von insgesamt 2,5 Stunden hinzu. Dies verfälscht die Berichterstattung. Es ist nämlich in Wirklichkeit gar nicht überbucht, da die 3 Absprachen zusammenfallen mit der Planungsbuchung von 8 Stunden.

Ein weiteres Problem ist die Feststellung der importierten Termine in das Planungssystem. In einem Planungssystem wird alles strukturiert festgelegt in Projekten. Auf diese Art und Weise können korrekte Berichterstattungen gemacht werden zur Produktivität von berechtigten und nicht berechtigten Projekten, wenn es zum Beispiel um die Planung von Leistungen innerhalb von Projekten geht (veranschlagte, geplante und tatsächliche Leistung). Allerdings können Termine in einem Kalendersystem nicht an ein Projekt/ eine Aktivität gekoppelt werden. Ein Termin hat nur ein freies Textfeld zur Verfügung, um an zu geben, worum es bei dem Termin geht. Bei der Übertragung eines Termins in ein Planungssystem, haben Sie also keine Ahnung, an welches Projekt/welche Aktivität Sie diesen Termin koppeln sollen. Sie können auch es auch nicht einfach kombinieren (als ein Gesamtprojekt), da dann die Berichterstattung zu den Leistungen, verfälscht wird.


Schlussfolgerung

In der Situation des Beraters, ist es also besser, die Planungswelt und die Welt der Termine voneinander zu unterscheiden. In dem Planungssystem werden die Absprachen sowieso nicht gesehen. Für den Berater ist das ander, da dieser die Planung sehen können muss. Sie können sich natürlich dazu entscheiden, alle Planungsbuchungen automatisch in seinen Kalender zu übertragen. Eine Alternative ist allerdings, dass der Berater die Planung in einem aparten Kalender festhält und mittels eines Overlays, dann alle Termine und die Planungsbuchungen auf einen Blick sehen kann.

Overlay Planung und Kalender
Figur 3: Overlay Planung und Kalender
  • Bei Timewax geben wir den Kunden die Wahl:
  •  Mit der iCalendar-Funktion bekommen wird die Planung in einem separaten Kalender übertragen.
  •  Mit der Office 365 Outlook Integration können Sie die Planungsbuchungen direkt in ihrem persönlichen Kalender sehen.

Wir haben auch Kunden, die beide Varianten besitzen. Sie überlassen es dem Mitarbeiter, welche Option sie verwenden möchten. Mitarbeiter, bei denen Termine und Planungsbuchungen gleich sind, wählen dann die Office 365 Integration in ihrem persönlichen Kalender aus. Ander Mitarbeiter, die in größeren Einheiten arbeiten, arbeiten getrennt mit Terminen und Planungsbuchungen und einem zusätzlichen Kalender über die iCalendar-Funktion.

Freistellung; Abwesenheit

Zum Schluss eine Bemerkung zur Registrierung und Organisation von Tagen der Abwesenheit Kunden beklagen sich regelmäßig darüber, dass sie lediglich in den persönlichen Kalendern der Mitarbeiter, die Abwesenheitstage sehen können. Das wollen sie gerne im Planungssystem sehen können, so dass sie es berücksichtigen können. Meine Antwort hierauf ist, dass Abwesenheit (in welcher Form auch immer) immer geplant werden muss. Wenn jemand einen halben Tag frei nimmt, dann sind das 10% seiner Einsatzfähigkeit in einer Woche. Das ist entscheidend und muss geplant werden.

Für die Planung von Abwesenheit muss eine Prozedur eingehalten werden. Das kann zum Beispiel durch einen Prozess von Anfragen und Autorisierungen geschehen. Der Manager, der dieser Anfrage zustimmt, muss dann auch die Freistellung bei der Planung berücksichtigen. Sie können auch Mitarbeitern den Zugang zum Planungssystem ermöglichen, so dass diese ihre Abwesenheit selbst mit einplanen können. Wie auch immer sie es regeln: Es muss geplant werden!

Fragen und Bemerkungen aufgrund dieses Artikels? Nehmen Sie Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.