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Die Planung in Outlook, 4 beste Vorgehensweisen

Erkennen Sie, auf was Sie alles achten sollten.

Bei Timewax bieten wir die Möglichkeit, die Planung mit den Outlook Kalendern von Ihren Mitarbeitern zu verknüpfen. Dies kann eine 1-Weg- oder auch eine 2-Wege-Verknüpfung sein. Aber ist eine Buchung in der Planung das gleiche wie ein Termin? In diesem Blog besprechen wir, worauf man achten muss, wenn man die Planung mit Microsoft Outlook verbindet.

Bevor wir beginnen, ist es hilfreich, zwischen der Welt der Planung und der Welt der Termine zu unterscheiden. Kalender-Systeme wie Microsoft Outlook und Google Kalender gehören typischerweise zur Welt der Termine. Ein Termin ist sehr spezifisch und hat eine Anfangs- und Endzeit. Außerdem sind oft mehrere Personen beteiligt, wie bei einer internen Besprechung oder einer externen Beratung bei einem Kunden. Zudem findet ein Termin hauptsächlich in einem kurzen Zeitraum wie in halben oder ganzen Stunden statt.

In der Welt der Planung wird in kleinen und großen Einheiten geplant. Bei einem großen Projekt werden Mitarbeiter oft für ganze Tage für ein Projekt gebucht, und das oft mehrere Wochen oder sogar Monate am Stück. Bei kleineren Aufträgen wird ein Mitarbeiter oft nur für eine Stunde oder bis zu mehreren Stunden für ein Projekt eingeplant.

 

Praxiserfahrungen mit der Planung in Outlook

Wenn Sie Planungssoftware mit Outlook integrieren, dann führt die „Richtung“ der Verknüpfung zu einem großen Unterschied. Wir unterscheiden zwei Verknüpfungen:

1-Weg-Verknüpfung

2-Wege-Verknüpfung

1-Weg-Verknüpfung

Bei einer 1-Weg-Verknüpfung mit Outlook wird in der Planungssoftware geplant. Danach werden diese Buchungen in der Planung eins zu eins als Termine nach Outlook weitergeleitet. Diese Arbeitsweise funktioniert gut, wenn Mitarbeiter hauptsächlich zentral geplant werden. Lesen Sie auch den Blog „Planen als Diktator oder als Demokrat“, wenn Sie mehr über die verschiedenen Arten des Planens in einem Unternehmen erfahren möchten.

Ein Beispiel

Ein Monteur besucht Kunden für Wartungsarbeiten. Diese Arbeiten werden in kleinen Einheiten geplant. Der Monteur ist beispielsweise bei der ersten Arbeit zwei Stunden beschäftigt und geht danach zum nächsten Termin. Mit etwas Fahrtzeit hat er drei Termine pro Tag. In dieser Situation sind eine Buchung in der Planung und ein Termin identisch. Es ist wichtig, dass der zentrale Planer und der Monteur alle drei Termine des Monteurs in der Planung und im Outlook Kalender sehen können.

Eine Veranschaulichung der Planung von einem Monteur in Outlook.
Abbildung 1: Ein Beispiel der Planung von einem Monteur.

Ein anderes Beispiel ist das von einem Berater, der beispielsweise einen ganzen Tag für einen Kunden arbeitet. In der Planung ist er für den Tag eingeplant. Der Berater hat außerdem an diesem Tag verschiedene Termine in seinem Outlook Kalender stehen. Zuerst um 11.00 Uhr eine Beratung mit der Projektgruppe. Danach um 14.00 Uhr einen Termin mit dem Lenkungsausschuss und dann schließlich um 16.00 Uhr eine Abstimmung mit dem technischen Projektleiter. Die Termine, die im Outlook Kalender des Beraters stehen, sind für die Planung nicht relevant. Für die Planung ist es nur wichtig, dass er acht Stunden für ein bestimmtes Projekt arbeitet.

Eine Veranschaulichung der Planung von einem Berater in Outlook.
Abbildung 2: Ein Beispiel der Planung von einem Berater.

Im Beispiel des Beraters entspricht eine Buchung in der Planung nicht einem Termin. Für den Berater ist die Planungsbuchung in seinem Kalender nicht mehr als eine Erinnerung, dass er an diesem Tag für einen bestimmten Kunden arbeiten muss. Das ergibt sich für den Berater schon aus seinen Terminen, aber ohne diese Termine ist es auf jeden Fall deutlich in seinem Kalender in Outlook zu sehen.

Die Eintragung von Planungsbuchungen im Outlook Kalender des Beraters kann auch Nachteile haben und zwar besonders für Kollegen, die mit ihm oder ihr einen Termin vereinbaren möchten. Es ist nämlich so sehr schwierig, eine freie Lücke in seinem oder ihrem Kalender zu finden. Die Planungsbuchungen können so den Eindruck erwecken, dass der Berater den ganzen Tag nicht verfügbar ist.

2-Wege-Verknüpfung

Bei einer 2-Wege-Verknüpfung mit Outlook werden die Termine des Mitarbeiters nun auch automatisch in die Richtung der Planungssoftware geleitet. Termine in Outlook werden eins zu eins als Buchungen in die Planung übertragen. Diese Arbeitsweise eignet sich gut für Unternehmen, bei denen Mitarbeiter selbst planen dürfen. Diese Unternehmen planen deshalb oft dezentral oder sie arbeiten mit einer Kombination aus zentraler und dezentraler Planung.

Wenn wir beim Beispiel des Beraters bleiben: In der Planungsbuchung werden außer der Buchung von acht Stunden jetzt auch die drei Termine aus Outlook importiert und in die Planung aufgenommen. Dadurch entsteht in der Planung ein Problem. Der Mitarbeiter ist jetzt nämlich überbucht, weil der Berater nun für insgesamt 10,5 Stunden eingeplant ist. Der Berater war bekanntlich von der Planung aus schon für acht Stunden gebucht und jetzt kommen noch drei Buchungen (Termine) von insgesamt 2,5 Stunden dazu. Hierdurch wird das Berichtssystem verzerrt. Der Berater ist nämlich keineswegs überbucht, weil die drei Termine in seinem Outlook Kalender zur Buchung von acht Stunden in der Planung gehören.

Eine Veranschaulichung von einem Berater, der in der Planung überbucht ist
Abbildung 3: Ein Beispiel dafür, wie die 2-Wege-Verknüpfung bei einer falschen Einstellung Mitarbeiter in der Planung überbuchen kann.

Ein weiteres Problem ist die Erfassung der übertragenen Termine in der Planungssoftware. In einem Planungssystem wird nämlich alles strukturiert auf Projekten erfasst. Dadurch werden Berichte wie beispielsweise über die Produktivität und die Planungsleistung richtig wiedergegeben.

Man kann Termine in einem Kalender jedoch nicht mit einem Projekt verknüpfen, weil ein Termin nur ein freies Textfeld zum Eintragen hat, um welchen Termin es sich handelt. Bei der Übertragung eines Termins in die Planungssoftware haben Sie deshalb keine Ahnung, mit welchem Projekt Sie den Termin verknüpfen sollten. Es ist auch keine Lösung, alles auf einen Haufen, in einem Sammelprojekt, zu werfen, weil Sie dann keine reine Berichterstattung mehr über die Leistung haben.

Schließen werden wir bei einer 2-Wege-Verknüpfung auch mit der Situation konfrontiert, dass Mitarbeiter Termine in ihrem Kalender anders nutzen können. Denken Sie dabei beispielsweise an die Erinnerung im Kalender, dass jemand Geburtstag hat oder dass ein Techniker vorbeikommt. Für diese Art von Ereignissen wird oft die Option „ganztägiges Ereignis“ verwendet. Der Termin wird deshalb praktisch oben in ihrem Kalender stehen. Diese Termine möchten Sie eigentlich nicht standardmäßig in Ihr Planungssystem importieren, weil Sie die verfügbare Zeit des Mitarbeiters nicht in Anspruch nehmen.

Mitarbeiter tragen manchmal auch einen Termin in ihren Kalender ein, um die Ausführung einer Aufgabe nicht zu vergessen, wie beispielsweise „Kunde zwecks Terminvereinbarung anrufen“. Durch die Funktionsweise von beispielsweise Outlook dauert dieser „Termin“ schnell dreißig Minuten, obwohl die Aufgabe in Wirklichkeit nicht einmal fünf Minuten dauert. Wenn diese Art von Terminen in Outlook in der Planung berücksichtigt werden, erhalten Sie einen falschen Eindruck von der Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter.

Beste Vorgehensweisen

Somit bringt die Planung in Outlook einige Herausforderungen mit sich. Vor allem wenn Sie diese in einer 2-Wege-Verknüpfung mit Ihrer Planungssoftware funktionieren lassen möchten. Für ein effektives Zusammenspiel zwischen Ihrer Planung und Outlook sind die folgenden besten Vorgehensweisen nötig:

1. Von der Planung aus den Status in Outlook festlegen

2. Mit einem Projekt verknüpfen

3. Separate Termine in Outlook als eine Notiz in der Planung markieren

4. Endkontrolle in der Planungssoftware

1. Von der Planung aus den Status in Outlook festlegen

Mit dem Status ist hier der Status eines Termins in Outlook gemeint. Outlook unterscheidet zwischen den folgenden fünf Status:

Frei

An anderem Ort tätig

Mit Vorbehalt

Beschäftigt

Abwesend

Wenn Sie eine Buchung an Outlook senden, möchten Sie auf jeden Fall den Status der Buchung festlegen können. Wenn wir uns das Beispiel vom Monteur ansehen, möchten Sie in diesem Fall „beschäftigt“ angeben können. Es darf nämlich nicht möglich sein, dass Kollegen einen Termin mit ihm oder ihr vereinbaren können, da bereits ein fester Termin mit dem Kunden besteht.

Im Beispiel mit dem Berater sieht es anders aus. In dieser Situation ist die Buchung in der Planung mehr eine Erinnerung, damit der Berater weiß, für welchen Kunden er oder sie an diesem Tag arbeiten muss. In diesem Fall möchten Sie den Kalender des Beraters nicht blockieren, damit man einfach Termine mit dem Berater vereinbaren kann. In solch einem Fall muss die Buchung von der Planung aus in Outlook den Status „frei“ erhalten.

 

2. Verknüpfen Sie einen Outlook-Termin mit der Projektplanung

In der Situation der 2-Wege-Verknüpfung haben wir gesehen, dass es in der Software für die Projektplanung oft nicht deutlich ist, zu welchen Projekten die Termine aus Outlook gehören. Diese Erkenntnis ist allerdings erforderlich, damit Sie gute Berichte erstellen können. Außerdem möchten Sie es einfach wegen der Einsatzplanung für Ihre Projekte wissen.

In Outlook kann nämlich für einen Mitarbeiter ein Termin von einer Stunde mit der Bezeichnung „Entwurf einreichen“ stehen. Ein Planer versteht hier natürlich nichts. Ist dies eine Erinnerung oder ist es ein fester Termin mit einem Kunden? Wenn es ein Termin ist, für welches Projekt ist er dann? Oder ist es vielleicht ein privater Termin/eine private Erinnerung für das neue Badezimmer des Mitarbeiters?

Wenn Ihre Mitarbeiter selbst von Outlook aus planen dürfen, dann müssen sie auch angeben können, um welchen Termin es sich handelt. Am besten sollten Ihre Mitarbeiter, genauso wie in der Planungssoftware, angeben können, zu welchem Projekt der Termin gehört und zudem auch, ob es ein fester oder flexibler Termin ist. So wissen die Planer, ob sie andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Termin planen müssen oder nicht.

 

3. Separate Termine in Outlook als eine Notiz in der Planung markieren

Wenn wir den letzten Absatz weiterführen, sollten Termine in Outlook, die mit Projekten verknüpft sind, sich immer auf die freien Stunden des Mitarbeiters auswirken. Die Planungssoftware erfasst nämlich, wie sehr jemand verplant ist und für Planer sind dies wichtige Informationen.

Aber was machen Sie mit Terminen in Outlook, die nicht mit einem Projekt verknüpft sind? Diese Termine aus Outlook möchten Sie wahrscheinlich noch nicht einmal in Ihrer Planung sehen. Sie könnten mit Ihren Mitarbeitern vereinbaren, dass ein nicht zu einem Projekt gehörender Termin, keinen Status hat. In der Planungssoftware werden diese Termine dann nicht angezeigt. Folglich können die Planer davon ausgehen, dass Mitarbeiter in diesen Zeiträumen einfach eingeplant werden können.

Diese Art des Arbeitens verlangt eine eiserne Disziplin von Ihren Mitarbeitern. Das ist nicht immer zu erreichen. Bestimmt nicht, wenn Mitarbeiter in einer dynamischen Umgebung arbeiten und außerdem viel Freiheit und Flexibilität benötigen, um ihre Arbeit gut erledigen zu können. In diesem Fall möchten Sie auch nicht verknüpfte Termine in Outlook in die Planung importieren. Dann ist es wichtig, dass diese nicht verknüpften Termine als eine Notiz in die Planung eingetragen werden. Zudem dürfen sie sich nicht auf die Auslastung Ihrer Mitarbeiter auswirken. Sonst gibt die Planungssoftware sehr schnell an, dass niemand mehr in der Planung verfügbar ist, weil Ihre Mitarbeiter Termine in Outlook nutzen oder zweckentfremden.

 

4. Behalten Sie in der Planungssoftware die Endkontrolle

Schließlich müssen Sie die Möglichkeit haben, in der Planungssoftware die Endkontrolle auszuüben. Das bedeutet, dass Planer die Outlook-Termine der Mitarbeiter in der Planung ändern können dürfen.

Wenn Sie beispielsweise in der Planung sehen, dass ein Termin in Outlook zu einem Projekt gehört, muss der Planer die Möglichkeit haben, diesen Termin mit einem Projekt zu verknüpfen. Es ist sehr ungeschickt, wenn nur der Mitarbeiter dies machen kann. Ein Planer muss immer Buchungen in der Planung ändern können.

Dies gilt für Buchungen, die sich nicht auf die Auslastung auswirken, aber bei denen der Planer trotzdem entscheidet, dass der Mitarbeiter hierdurch nicht verfügbar ist. Denken sie beispielsweise an reservierte Zeit für „Selbstunterricht“. Das bedeutet, dass der Planer beschließen kann, diese Buchung nicht mehr als Notiz zu markieren, sondern sie mit einem allgemeinen Projekt namens „Ausbildung“ zu verknüpfen. So wirkt sich die Aktivität auf die Verfügbarkeit des Mitarbeiters aus und keiner kann den Mitarbeiter versehentlich einplanen.

 

Schlussfolgerung

Bei Demos von Timewax geben viele Kunden gleich an, dass sie mit unserer Outlook 2-Wege-Verknüpfung arbeiten möchten. Wie toll ist es, wenn Sie in der Planung alles sehen können, was in den Outlook Kalendern der Mitarbeiter steht? Es ist toll, aber kann auch sehr überwältigend sein. Wann haben Sie sich zum letzten Mal die Outlook Kalender Ihrer Kollegen angesehen? Sie werden überrascht darüber sein, wie sie Outlook nutzen und zweckentfremden.

Erst denken, dann handeln. Mit den Problemen und besten Vorgehensweisen aus diesem Blog haben wir versucht anzugeben, was Sie bedenken sollten. Wenn Sie zentral planen, reicht eine 1-Weg-Verknüpfung aus. Möchten Sie die dezentrale Planung durch Ihre Mitarbeiter ermöglichen? Dann müssen Sie sich einige Dinge erst genau überlegen, bevor Sie beginnen.

Treffen Sie zuerst gute Vereinbarungen mit all Ihren Mitarbeitern darüber, wie sie Outlook nutzen sollten. Mit einer 2-Wege-Verknüpfung zwischen Ihrer Planung und Outlook gehören die Kalender Ihrer Mitarbeiter noch mehr zum Kompetenzbereich des ganzen Unternehmens. Dadurch ist es sehr wichtig, dass jeder auf die gleiche Art arbeitet, weil das Planen von Projekten sonst eher schwieriger als einfacher wird.

Fragen oder Bemerkungen anhand dieses Artikels? Nehmen Sie Kontakt auf mit Timewax.

Mark de Jong

Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.