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Kapazitätsplanung vs. To-do-Planung

Kapazitätsplanung vs. To-do-Planung

Welche Planungsmethode ist am besten geeignet?

Betriebe melden sich manchmal bei uns mit dem Hinweis, dass sie planen möchten. Wenn wir etwas weiterfragen, wird deutlich, was sie eigentlich damit meinen. Einige suchen nämlich ein Werkzeug für die Kapazitätsplanung, um damit den Arbeitstag ihrer Mitarbeiter zu planen. Andere möchte nur ein Werkzeug, um eine To-do-Liste zu verwalten. Den To-dos möchten sie einen Abschlusstermin und Projektinformationen hinzufügen können. Wann der Mitarbeiter die Aufgabe ausführt, steht nicht fest, denn das darf er oder sie selbst entscheiden. Das wichtigste ist, dass das To-do vor dem Abschlusstermin fertiggestellt wird.

Es gibt somit zwei Arten der Planung: das Planen der Kapazität und das Planen von To-dos. Wir benutzen ausdrücklich den Begriff To-do, weil der Begriff „Aufgabe“ oder Aufgabenplanung auch oft mit der Kapazitätsplanung in Verbindung gebracht wird. Ein To-do gibt den meisten Menschen den Eindruck von „etwas, das noch erledigt werden muss“, aber nicht weiter erläutert wird. In diesem Blog betrachten wir beide Methoden, behandeln die Vor- und Nachteile und bestimmen, wann man welche Methode am besten nutzen kann.

 

Kapazitätsplanung

Aber was ist Kapazitätsplanung? Kurz gesagt ist die Kapazitätsplanung die Methode, die man benutzt, um die verfügbaren Arbeitsstunden eines Mitarbeiters mit Tätigkeiten zu füllen. Von der Planung aus bestimmen Sie für den Mitarbeiter, an welcher Tätigkeit er oder sie arbeiten wird und wann. Mit der Kapazitätsplanung versuchen Sie die Auslastung eines Mitarbeiters so zu gestalten, dass er oder sie möglichst viele anrechenbare oder fakturierbare Stunden für das Unternehmen durchführen kann.

 

Die Vorteile der Kapazitätsplanung

Kapazitätsplanung ist für größere Betriebe oft eine interessante Methode. Die Kapazitätsplanung hat drei Vorteile:

1. Kapazität optimieren
Der erste Vorteil der Kapazitätsplanung ist, dass Sie den Einsatz von Mitarbeitern optimieren können. Das ist möglich, weil Sie im Einzelnen wissen, wann ein Mitarbeiter wo arbeitet. Dadurch wissen Sie genau, ob ein Mitarbeiter noch für ein neues Projekt verfügbar ist. Den Arbeitsdruck können Sie mithilfe der Kapazitätsplanung gleichmäßig auf alle Mitarbeiter im Unternehmen verteilen und überwachen. Das ist vor allem praktisch, wenn Sie in Ihrem Unternehmen über Mitarbeiter mit einem Spezialgebiet verfügen. Droht die Verfügbarkeit eines bestimmten Spezialgebiets aufgrund der Zahlen gefährdet zu werden? Dann haben Sie mit der Kapazitätsplanung eine gute Untermauerung für die rechtzeitige Anwerbung von mehr Mitarbeitern mit vergleichbaren Kenntnissen und Erfahrung.

2. Erfolg messen
Mit einer Kapazitätsplanung wissen Sie genau, wann jemand bei einem Projekt eingeplant ist. Projekten liegen immer veranschlagte Stunden zugrunde. Damit können Sie die veranschlagten Stunden mit den geplanten Stunden vergleichen, um den Planungserfolg zu analysieren. Sie können dann einfach beobachten, ob Sie genug Stunden oder vielleicht zu viele Stunden eingeplant haben. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter auch die tatsächlich aufgewandten Stunden mit einem Zeitkonto auf dem neuesten Stand halten, dann können Sie die tatsächlichen Stunden auch mit den geplanten Stunden vergleichen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter außerdem auch noch den Fortschritt von Projekten übermitteln, dann besitzt der Planer oder Projektmanager etwas sehr Wertvolles. Sie können den Erfolg dann auch noch gründlicher messen.

3. Prognosen treffen
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie sich mit der Kapazitätsplanung nicht nur die Vergangenheit anschauen, sondern auch einen Blick in die Zukunft werfen können. Ein Planer trägt beispielsweise auf einer Plantafel alle zukünftigen Projekte ein. Dadurch erkennen sie den zukünftigen Arbeitsdruck. Wenn es noch Lücken in der Planung gibt, können Ihre Account-Manager sich darum kümmern, die Lücken zu füllen, indem sie neue Projekte einholen.

Diese Informationen helfen Ihnen darüber zu entscheiden, Ihren Personalbestand wachsen oder schrumpfen zu lassen. Wenn alle Mitarbeiter für die kommende Periode schon strukturell ausgebucht sind, ist die Zeit zum Anwerben gekommen. Wenn es Lücken in der Planung gibt und Sie diese nicht füllen können, ist es an der Zeit, einige Kollegen gehen zu lassen. Ist Ihr Betrieb von einer saisonabhängigen Belastung betroffen? Dann ist vielleicht die Arbeit mit flexiblen Mitarbeitern oder Zeitarbeitskräften eine gute Idee.

 

Die Nachteile der Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung verlangt eine professionelle Vorgehensweise und ist dadurch bestimmt nicht für jedes Unternehmen geeignet. Diese Art der Projektplanung hat die folgenden Nachteile.

1. Sie kostet mehr Zeit
Zuerst einmal kostet die Kapazitätsplanung mehr Zeit als die To-do-Planung. Es kommt einfach viel mehr Arbeit auf Sie zu. Wenn ein neues Projekt eingeht, muss geprüft werden, welcher Mitarbeiter für den Auftrag geeignet ist und wann er oder sie verfügbar ist. Die Erstellung einer Planung verlangt auch eine strukturelle Anstrengung, sodass Sie eine getrennte Funktion des Planers dafür einführen können. Das hängt natürlich von der Größenordnung des Unternehmens ab und glücklicherweise gibt es aktuell viele verschiedene Planungswerkzeuge, welche die Planung von Projekten beschleunigen und vereinfachen können.

2. Disziplin
Ein weiterer Nachteil der Kapazitätsplanung ist, dass im Unternehmen eine Kultur der Disziplin eingeführt werden muss. Projektmanager und Planer müssen die Aktualisierung der Planung als einen Standardteil ihres Aufgabenpakets betrachten. Es ist wichtig, dass die Planung strukturell erfolgt und dass die Planung auf dem neuesten Stand gehalten wird. Wenn dies nicht geschieht, werden Sie merken, dass jeder schon ganz schnell auf die Planung verzichtet und alles selbst entscheidet.

3. Strengere Regeln und Verfahren
Der letzte Nachteil ist, dass die Kapazitätsplanung Ihrem Unternehmen ein Stück Flexibilität entzieht. Um die volle Kraft dieser Art von Projektplanung nutzen zu können, muss das Unternehmen sich an aufgestellte Regeln und Verfahren halten. Haben Sie vereinbart, dass die Projektmanager nicht selbst Mitarbeiter einplanen, sondern nur Anfragen bei einem zentralen Planer einreichen können? Dann muss diese Vereinbarung überwacht werden. Das können Projektmanager als kontraproduktiv erleben, weil sie möglichst schnell die beste Person für ihr Projekt einsetzen möchten.

 

Wann ist die Kapazitätsplanung geeignet?

Im Blog “4 Stadien der Ressourcenplanung“ beschreiben wir, wie der Titel verrät, die vier Stadien, in denen die Ressourcenplanung sich befinden kann. Kapazitätsplanung ist für größere Unternehmen geeignet, die sich in Stadium drei oder vier befinden, aber sie beginnt sich schon zu lohnen, wenn Ihr Betrieb sich in Phase zwei befindet.

Kapazitätsplanung ist für Unternehmen geeignet, die eine zentrale Vorgehensweise handhaben, um die Anfragen aus Projekten mit dem Angebot der Ressourcen abzugleichen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn es einen Planer gibt, der Ressourcenanfragen von Projektmanagern bearbeitet. Kapazitätsplanung ist bestimmt in Betracht zu ziehen, wenn Ihr Unternehmen mit spezialisierten Mitarbeitern arbeitet und die Dauer von Aktivitäten gut im Voraus geschätzt werden kann. Kapazitätsplanung ist vor allem für Situationen mit festen Mitarbeitern anwendbar. Sie möchten jedenfalls ihre verwendbaren Stunden möglichst optimal ausfüllen. Wenn Sie mit Freiberuflern arbeiten, die auf der Grundlage eines Festpreises arbeiten, ist die Optimierung ihrer verwendbaren Stunden überhaupt nicht interessant.

 

To-do-Planung

Was ist die To-do-Planung? Die To-do-Planung unterscheidet sich in mehreren Bereichen stark von der Kapazitätsplanung. Mit dieser Methode richten Sie eine Aufgabe ein und bestimmen einen Abschlusstermin. Wann der Mitarbeiter die Aufgabe ausführt, bestimmt er oder sie selbst. Das letztendliche Ziel ist, dass die Aufgabe ausgeführt wird, bevor der Abschlusstermin abgelaufen ist.

 

Die Vorteile der To-do-Planung

To-do-Planung ist of einfach und hat die folgenden drei Vorteile.

1. Einfach Projekte organisieren
Anders als bei der Kapazitätsplanung sind Projekte bei der To-do-Planung einfach und schnell zu organisieren. Ein Kunde kommt mit einem neuen Projekt. Zusammen mit einem Mitarbeiter wird ein Abschlusstermin festgelegt. Das Projekt wird einem Kollegen übertragen und steht zur Ausführung bereit. Es erfolgt keine zentrale Steuerung durch einen Planer. Der Mitarbeiter bestimmt selbst, welche Tätigkeiten im Projekt ausgeführt werden müssen und sorgt dafür, dass es vor dem Abschlusstermin fertiggestellt ist.

2. Wenig Kosten
Die To-do-Planung bringt auch weniger Kosten mit sich als die Kapazitätsplanung. Sie benötigen keinen Planer, der zentral die Planung aller Mitarbeiter verwaltet. Außerdem ist die Notwendigkeit von erweiterter Software auch geringer. Ein einfaches Programm wie Trello reicht für Unternehmen schon aus, welche die To-do-Planung nutzen möchten. Die To-do-Planung verlangt einfach weniger Verwaltung als die Kapazitätsplanung.

3. Gefühl von Freiheit
Ein letzter Vorteil ist, dass das To-do-Management Ihnen persönlich ein Gefühl von Freiheit und Verantwortung gibt. Die strengen Regeln und Verfahren, mit denen Sie die Kapazitätsplanung in Ihrem Unternehmen einrichten, gibt es bei der To-do-Planung nicht. Dies macht diese Methode etwas flexibler und freier für Ihre Mitarbeiter. Sie müssen das Projekt selbst übernehmen und auf eigene Art und Weise ausführen. Dies wird nicht extern von einem Planer bestimmt. Die Folge ist demnach, dass Mitarbeiter sich möglicherweise verantwortlicher für das Projekt fühlen als bei der Kapazitätsplanung.

 

Die Nachteile der To-do-Planung

Genau wie die Kapazitätsplanung hat die To-do-Planung auch Nachteile. So verlangt diese Methode mehr von Ihrem Personal und Sie müssen sich mehr auf Ihr Gefühl statt auf Zahlen verlassen. Es gibt drei Nachteile.

1. Weniger Anleitung
Die To-do-Planung verlangt mehr von Ihrem Personal als die Kapazitätsplanung. Darum ist To-do-Management nicht für jüngere Mitarbeiter und für Unternehmen geeignet, in dem Mitarbeiter mehr angeleitet werden müssen. Die To-do-Planung bietet keine Struktur. Es gibt ein Projekt und das muss selbstständig vor dem Abschlusstermin ausgeführt werden. Nicht jeder hat die Fähigkeit, dies gut einzuschätzen.

2. Kein genaues Bild
Ein weiterer Nachteil der To-do-Planung ist, dass es kein deutliches Bild des Arbeitsdrucks gibt. Anders als bei der Kapazitätsplanung werden bei der To-do-Planung nicht im Voraus Stunden für Mitarbeiter geplant. Mitarbeiter erhalten ein To-do und müssen dies ausführen. Der Umfang eines To-dos ist im Voraus nicht bekannt und kann deshalb von einem Anruf bei einem Kunden bis zu einer ausführlichen und langwierigen Untersuchung variieren. Die Menge der To-dos bedeutet deshalb nicht automatisch, dass ein Mitarbeiter sehr beschäftigt ist oder wenig zu tun hat.

3. Keine Zahlen zur Bewertung
Anders als die Kapazitätsplanung bietet die To-do-Planung keine Fakten und Zahlen, die zur Lernfähigkeit Ihres Unternehmens beitragen können. Es gibt keine veranschlagten Stunden, geplanten Stunden oder tatsächlich aufgewandte Stunden, die aufgezeichnet werden. Hierdurch haben Sie als Unternehmen nicht die Möglichkeit, von Fehlern zu lernen und Ineffizienzen zu optimieren. Mit der To-do-Planung arbeiten Sie nach Ihrem Gefühl und nicht aufgrund von Zahlen.

 

Wann ist die To-do-Planung geeignet?

Die To-do-Planung ist für andere Unternehmen geeignet als die Kapazitätsplanung. Kleine Unternehmen und selbstständige Unternehmer erzielen mehr Vorteile aus der To-do-Planung. Diese Art von Betrieben befindet sich im Großen und Ganzen in der ersten Phase der Ressourcenplanung, wie im zuvor erwähnten Blog beschrieben.

Die To-do-Planung passt auch besser zu Unternehmen, bei denen es eine dezentrale Verantwortung für die Ausführung von Projekten gibt. Eine Voraussetzung für diese Methode der Projektplanung ist, dass Ihre Mitarbeiter selbstständig arbeiten können. Wenn Sie viele Spezialisten angestellt haben, ist die Kapazitätsplanung besser geeignet. Die To-do-Planung gelingt besser bei Allround-Mitarbeitern, weil Projekte nicht zentral an Mitarbeiter gebunden werden.Wie lange eine Aufgabe dauert, kann man im Voraus schlecht einschätzen. Darum kann die Kapazität und Auslastung eines Mitarbeiters nicht kontrolliert werden. Es kann vorkommen, dass einem Projekt mehr Zeit gewidmet werden muss als ein Mitarbeiter laut Vertrag an Stunden zur Verfügung hat. Überstunden dürfen in Ihrem Unternehmen dann kein Problem sein.

 

Schlussfolgerung

Welche Methode der Planung Sie wählen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, sowie der Größenordnung Ihres Unternehmens, der Reife, mit der Projekte in Angriff genommen werden, und dem Ausmaß, in dem Mitarbeiter selbstständig an Projekten arbeiten. Es gibt keine starke Trennung zwischen To-do-Planung und Kapazitätsplanung. Sie können letztendlich von der einen zur anderen Methode wachsen.

Eine Mischung aus Kapazitätsplanung und To-do-Planung ist auch möglich. Einige auszuführende Tätigkeiten können so kurz sein, dass Sie sonst zu engmaschig planen. Ein Verwaltungsbüro, dass die Lohn- und Gehaltsverwaltung von Dutzenden von Kunden erledigt, wird nicht jede Lohn- und Gehaltszahlung von 10 Minuten planen, sondern plant beispielsweise einen Block von vier Stunden, um während dieser Zeit alle Lohn- und Gehaltszahlungen durchzuführen. Mithilfe von To-do bestimmen Sie für den Lohn- und Gehaltsverwalter die verschiedenen Lohn- und Gehaltszahlungen, um zu kontrollieren, ob auch wirklich alle Kunden bedient worden sind.

Der wichtigste Faktor bei der Wahl für eine Planungsmethode ist die Größenordnung Ihres Unternehmens. Kleinere Unternehmen profitieren nicht von der Kapazitätsplanung. Deshalb haben wir bei Timewax eine Mindestabnahme von fünf Lizenzen. Bei kleinen Unternehmen arbeiten oft Allrounder, sodass es keine Rolle spielt, wer das Projekt ausführt. Es ist nur wichtig, dass das Projekt mit ausreichender Qualität und vor dem Abschlusstermin fertiggestellt wird. Es ist weniger relevant zu kontrollieren, ob dabei Überstunden gemacht werden.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.

 

Portret Mark de Jong Timewax

Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.