Optimale Vorgehensweisen bei der Genehmigung von Stunden

Erfolgreich die Zeiterfassung im Griff behalten
Optimale Vorgehensweisen bei der Genehmigung von Stunden

Für jeden projektbasiert arbeitenden Dienstleistungsbetrieb ist die Ausführung und Aufzeichnung von Stunden sehr relevant. Es ist die Grundlage der Erbringung von Dienstleistungen für Kunden, die danach für diese Dienstleistungen bezahlen. Stunden sind der Treibstoff, durch den Ihr Unternehmen funktioniert. Sie sorgen buchstäblich für den "Lebensunterhalt" des Betriebs und der Mitarbeiter. Es ist deshalb von grundlegender Bedeutung, die Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit der Stunden im Griff zu haben.

Wenn die Mitarbeiter ihre Stunden eingereicht haben, folgt danach in der Regel eine Kontrolle der Stunden oder aber die Genehmigung der Stunden. Dies ist eine administrative Handlung, die bei jedem Dienstleistungsbetrieb vorzufinden ist. Diese Art von Handlungen sind im Allgemeinen nicht die angenehmsten Tätigkeiten, aber sie sind lebenswichtig. Wir schauen uns in diesem Blog an, warum das so wichtig ist, aber auch auf welche Art die Genehmigung von Stunden erfolgen kann.

Wir beschreiben den Prozess zuerst mithilfe eines praktischen Beispiels, um typische Fragen darzustellen. Danach gehen wir auf Gründe ein, warum Sie Stunden überhaupt genehmigen müssen. Dann behandeln wir 3 Methoden zur Genehmigung von Stunden und geben einen Rat, wann Sie jede Methode am besten anwenden können. Wir schließen mit einigen Schlussbetrachtungen.


Praktisches Beispiel einer Stundenfabrik

Als Beispiel betrachten wir ein Unternehmen, das Web-Apps entwickelt. Neben Mitarbeitern, die langfristige Projekte ausführen, werden auch kurzfristige Aufträge ausgeführt. Die kurzfristigen Aufträge bestehen beispielsweise aus der Verarbeitung von Änderungsanfragen oder der Behebung von Programmfehlern in bestehenden Apps.

Jedes Projekt wird durch einen Projektmanager geleitet. Sie behalten die Übersicht, haben Kontakt mit dem Kunden und teilen Mitarbeitern die Projekttätigkeiten zu. Die vielen kurzfristigen Aufträge werden unter der Leitung eines Teamleiters der Mitarbeiter durchgeführt. Der Teamleiter ist für die gesamte Produktivität seiner Mitarbeiter verantwortlich.

Die Projektmanager und Teamleiter benötigen immer die tatsächlich geleisteten Stunden der Mitarbeiter. Die Projektmanager möchten gerne sehen, ob die von ihnen veranschlagten Stunden der tatsächlichen Zeit entsprechen, die zur Ausführung des Projekts notwendig war. Außerdem kann für Projekte auf der Grundlage der Nachberechnung erst dann eine Rechnung versandt werden, wenn die tatsächlichen Stunden bekannt sind. Die Teamleiter möchten hingegen sehen, wie die Produktivität ihres Teams und der Mitarbeiter ist.

Der Prozess der Projektmanager und der Teamleiter zur Genehmigung der tatsächlichen Stunden geht oft langsam vor sich. Die Mitarbeiter haben die Anweisung erhalten, ihre Stunden jede Woche einzureichen, aber das passiert nicht immer. Weil die Mitarbeiter während der Woche viele verschiedene Tätigkeiten ausführen, können Sie regelmäßig nicht genau angeben, womit sie ihre Zeit verbracht haben. Manchmal werden Stunden mit einem allgemeinen Code "aufgezeichnet".

Projektmanager müssen regelmäßig Mitarbeitern helfen, damit diese daran denken, ihre Stunden aufzuzeichnen, um so ein aktuelles Bild vom Projektstatus bekommen und Projekte in Rechnung stellen zu können. Auch die Teamleiter sind daran interessiert, damit Sie die Produktivitätsberichte für die Berichterstattung an das Management erstellen können.

Dies ist ein typisches Bild, das viele kennen werden. Keiner kann die Zeiterfassung ausstehen, weil sie immer Zeit in Anspruch nimmt. Projektmanager und Teamleiter warten ihrerseits auch nicht darauf, Stunden genehmigen zu können. Aber dies ist von grundlegender Bedeutung, denn es gibt viel zu gewinnen.


Warum Stunden genehmigen - 3 Gründe

Können wir nicht einfach darauf vertrauen, dass alle Mitarbeiter ihre Stunden einreichen? Das ist vielleicht bei einigen Mitarbeitern möglich, aber wir haben leider immer ein paar "übliche Verdächtige", die diese Disziplin nicht aufbringen können. Eine Kette ist so stark wie ihr schwächstes Glied. Außerdem sind Stunden für einen Dienstleistungsbetrieb so wichtig, dass Sie immer die Genehmigung erteilen müssen, und zwar aus den folgenden Gründen:

1. Vollständigkeit

Zunächst können Sie durch die Genehmigung von Stunden sehen, ob die Stunden vollständig sind. Teamleiter sollten darauf achten, dass jeder Mitarbeiter mindestens seine vertraglich vereinbarten Stunden leistet. Werden Überstunden gemacht? Auch das möchte ein Teamleiter gerne sehen um zu prüfen, ob diese gemäß den Vereinbarungen erfolgt sind.

2. Richtigkeit

Wenn Sie Stunden genehmigen, können Sie auch sehen, ob die geleisteten Stunden für die richtigen Tätigkeiten des richtigen Projekts eingetragen worden sind. Dies ist besonders für Projektmanager praktisch. Sie erhalten dann ein zuverlässigeres Bild für die Analyse gegenüber den veranschlagten Stunden. Die korrekte Verbuchung der tatsächlichen Stunden sorgt auch dafür, dass diese richtig auf der Rechnung (Aufstellung) stehen werden. Dadurch werden eventuelle Korrekturhandlungen während des Fakturierungsprozesses vermieden.

3. Rechtzeitigkeit

Wenn Sie Stunden genehmigen, können alle darauffolgenden Handlungen rechtzeitig ausgeführt werden. Verzug bei der Verarbeitung der Genehmigung von Stunden ist beispielsweise sofort ein Engpass für Berichte und die rechtzeitige Fakturierung von Projekten auf der Grundlage der Nachberechnung. Rechnungen, die später versendet werden, werden jedenfalls auch später vom Kunden bezahlt. Ein schneller Prozess sorgt dafür, dass die Rechnung möglichst schnell im Posteingang des Kunden landet.


Wer die Stunden genehmigt - 3 Methoden

Aber wer sollte die Stunden genehmigen? Der Projektmanager oder der Teamleiter? Oder beide? Alle diese Methoden sind möglich, aber sie haben alle ihre Vor- und Nachteile.

A.  Genehmigung durch den Projektmanager

Der Vorteil ist, dass der Projektmanager am besten die Richtigkeit der eingereichten Stunden beurteilen kann. Nötigenfalls nimmt er beim Kontrollieren der Stunden selbst die nötigen Anpassungen vor. Dies erfolgt zugunsten der Richtigkeit und Rechtzeitigkeit.

Der Nachteil ist, dass die Projektmanager ihrerseits auch zum Kapazitätsengpass einer rechtzeitigen Genehmigung der Stunden werden können. In der täglichen Hektik ihrer Projekte ist es gut vorstellbar, dass sie anderen Tätigkeiten die Priorität vor der Genehmigung von Stunden geben. Die Folge ist, dass andere Prozesse im Unternehmen, wie Berichterstattung und Fakturierung, dann in Verzug geraten.

B.  Genehmigung durch den Teamleiter

Die Anzahl der Teamleiter in einem Unternehmen ist oft beschränkt und gut zu überblicken. Das ist gut für die Rechtzeitigkeit. Je weniger Personen für die Genehmigung von Stunden zuständig sind, desto schneller wird der ganze Prozess von statten gehen. Außerdem sind die Teamleiter am besten in der Lage, die Vollständigkeit der Stunden zu überprüfen. Denn sie kennen ihre Mitarbeiter und ihre Verträge.

Ein Nachteil ist, dass Teamleiter die eingereichten Stunden inhaltlich nicht so gut beurteilen können. Fehler in Form von falschen Projektcodes können leichter vorkommen, wodurch die Richtigkeit der Stunden gefährdet ist. Das hat nachteilige Folgen für die Berichterstattung und eventuell für die Fakturierung.

C.  Genehmigung durch beide

Bei dieser Methode erfolgt die Genehmigung von Stunden zuerst durch den Projektmanager und danach durch den Teamleiter. Der Vorteil dieser Methode ist, dass sowohl die Richtigkeit als auch die Vollständigkeit der eingereichten Stunden optimal überprüft werden.

Der Nachteil ist, dass die Genehmigung jetzt über zwei Stellen läuft statt über eine und das ist meistens nicht gut für die Rechtzeitigkeit. Denn es müssen zwei Genehmigungen erfolgen. Die Teamleiter müssen erst auf die Genehmigung durch die Projektmanager warten. Verzug im Prozess bei den Projektmanagern führt direkt zum Verzug des gesamten Prozesses.


Wahl aufgrund des Umfangs

Die Wahl für eine Methode wird mit dem Umfang des Unternehmens zusammenhängen. Wir können dies einfach anhand der Einteilung aus dem Blog 4 Stadien der Ressourcenplanung darstellen:

  •  Neugründung
  •  Standardisierung
  •  Professionalisierung
  •  Bürokratie

Bei einer Neugründung ist jeder Mitarbeiter für seine eigenen Aufträge verantwortlich. In diesem Stadium ist die Genehmigung von Stunden nicht notwendig, weil dies automatisch in der Verantwortung enthalten ist, welche die Personen für ihre eigenen Projekte haben. Sie werden oft selbst für Berichterstattung und Fakturierung sorgen.

In der Phase der Standardisierung gibt es noch keine Abteilungen, aber schon ein paar Projektmanager, die für die Ausführung aller Projekte und der restlichen Arbeit verantwortlich sind. Hierbei entscheiden Sie sich eindeutig für die Genehmigung von Stunden durch die Projektmanager, weil sie die gesamte Arbeit im Blick haben.

Bei der Professionalisierung eines Unternehmens beginnt das Entstehen von Teams. Die Teams werden durch Teamleiter geführt, die für die Entwicklung und Produktivität der Teams verantwortlich sind. Die Mitarbeiter führen neben projektbasierten Arbeiten auch Tätigkeiten unter der direkten Anleitung des Teamleiters aus. In dieser Phase ist die Genehmigung durch beide Funktionen die am besten geeignete Methode.

In der Phase der Bürokratie ist das Unternehmen ordentlich gewachsen. Es gibt viele Teams und viele Projektmanager im Unternehmen. Die Genehmigung durch beide Funktionen ist nicht mehr durchführbar. Die Betonung vom Management wird mehr auf der Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit der Stunden liegen. Deshalb sollte man sich für die Genehmigung von Stunden durch die Teamleiter entscheiden.


Schlussbetrachtungen

Die Genehmigung von Stunden ist wichtig, weil sie der Treibstoff von jedem Dienstleistungsbetrieb ist. Wegen der Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit haben Sie diesen Prozess gut zu organisieren. Disziplin ist dabei der Schlüssel. Die geeignete Methode zur Genehmigung von Stunden hängt stark vom Reifestadium im Umgang mit Projekten und vom Umfang des Unternehmens ab.

Zugunsten der Richtigkeit der Stunden können Sie erwägen, Mitarbeiter täglich ihre Stunden registrieren zu lassen. Je nachdem, wie oft Sie in kleinen Aufträgen von Stunden und halben Stunden arbeiten, ist dies sicher in Betracht zu ziehen. Denn am Ende der Woche wird ein Mitarbeiter nur mühsam registrieren können, wie viel Zeit er für welchen Auftrag aufgewendet hat. Die Genehmigung von Stunden kann trotzdem noch wöchentlich erfolgen.

Es ist eine weitere Überlegung, die Genehmigung von Stunden nur für bestimmte Projekte durchzuführen. Die Genehmigung von Stunden ist für interne und Festpreis-Projekte vermutlich weniger wichtig. Wenn Sie auf die Genehmigung dieser Stunden verzichten, richten Sie den Schwerpunkt mehr auf den gesamten Prozess. Dadurch wird auch die administrative Anstrengung vermindert.

Schließlich ist die Verwendung eines professionellen Systems für die Zeiterfassung und Genehmigung unverzichtbar. Denken Sie daran, wie viel Zeit Mitarbeiter, Projektmanager und Teamleiter verlieren, wenn sie noch manuell Stunden verarbeiten und überprüfen, wie beispielsweise durch Excel-Arbeitsblätter. Ganz zu schweigen von den Risiken für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit der Stunden.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.