Planen als Diktator oder als Demokrat

Welche Art der Planung eignet sich am besten für Ihr Unternehmen?
Planen als Diktator oder als Demokrat

Für ein projektorientiertes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist eine gute Planung unbedingt notwendig. Mit einer soliden Planung optimieren Sie den Umsatz aus den zur Verfügung stehenden Stunden. Ihre Mitarbeiter können effizient arbeiten und die Prozesse in Ihrem Unternehmen laufen reibungslos ab. Trotzdem gelingt es vielen Betrieben nicht, die richtige Art des Planung für das eigene Unternehmen zu finden.

Wahrscheinlich können Sie den Wunsch, Projekte und Ressourcen im Griff zu haben, erkennen. Sie sind nicht der Einzige. Enorm viele Betriebe sind täglich mit der Optimierung der Projektplanung und der betrieblichen Prozesse beschäftigt. Es ist sehr wichtig, dass Sie herausfinden, welche Art von Planung für Ihr Unternehmen geeignet ist. In diesem Blog vergleichen wir mithilfe eines praktischen Beispiels die zentrale mit der dezentralen Planung.


Das Beispiel eines wachsenden Unternehmens

Ein Softwareunternehmen

Als Beispiel betrachten wir ein schnell wachsendes Softwareunternehmen mit Anwendungs- und technischen Beratern. Eine Handvoll Anwendungsberater führte langfristige Projekte aus und sie saßen während der Laufzeit des Projekts beim Kunden vor Ort, meistens bei zwei Kunden pro Woche. Sie konnten selbstständig Vereinbarungen treffen und ihren Terminkalender füllen. Die Kunden waren mit der Flexibilität der Anwendungsberater zufrieden.

Außer langfristigen Projekten wurden von den technischen Beratern hauptsächlich kurze, regelmäßig wiederkehrende Aufträge ausgeführt, die einen halben oder ganzen Tag dauerten. Durch die Zunahme von Kunden und Projekten vermehrte sich Anzahl der Termine in starkem Ausmaß.

Genau wie die Anwendungsberater planten die technischen Berater ihre eigenen Termine. Dies geschah selten auf effiziente Weise. Beispielsweise wurde die Fahrzeit zwischen Kunden nicht berücksichtigt, sodass kostbare Zeit verloren ging. Außerdem fiel bei den technischen Beratern manchmal ihre persönliche Vorliebe statt das Interesse des Kunden ins Gewicht. Der Kunde musste selbst auch einiges vorbereiten, damit die technischen Berater den Auftrag innerhalb der vorhergesehenen Zeit abschließen konnten. Dazu war eine Abstimmung nötig, aber die technischen Berater waren schlecht erreichbar. Die Kunden konnten auch keinen anderen Ansprechpartner im Softwareunternehmen finden.

Durch das Wachstum und nach einer Reihe von Beschwerden seitens der Kunden beschloss die Geschäftsführung, die Art des Arbeitens und Planens anzupassen.

Es wurde eine Kursänderung vorgenommen

Alle Terminvereinbarungen mit Kunden hatten von nun an über eine zentrale Planungsabteilung zu laufen. Die Berater vereinbarten auf direkte Art keine Termine mehr mit den Kunden.

Wir versetzen uns jetzt in die Gegenwart. Die Effizienz ist bei den technischen Beratern in die Höhe geschnellt. Es passieren weniger Fehler, Projekte werden innerhalb der vereinbarten Stunden abgeschlossen und Kunden haben den Weg zur Planungsabteilung gefunden. Aufträge werden von den zentralen Planern zusammen mit dem Kunden vorbereitet.

Es herrscht Unmut bei den langfristigen Projekten. Die Kunden müssen bei jeder Änderung des Termins mit einem Anwendungsberater zuerst mit der Planungsabteilung Rücksprache halten. Der Prozess ist stark formalisiert mit schriftlichen Bestätigungen, sodass er für die Kunden bürokratisch wirkt. Es kann nicht mehr schnell und tatkräftig auf die Situation beim Kunden reagiert werden und das sorgt für eine große Unzufriedenheit bei Kunden und Anwendungsberatern.

Ist es geschickt, alle Arten von Projekten über einen Kamm zu scheren?

3 Arten der Planung

Gutes Planen und die Einrichtung der richtigen Prozesse ist eine Kunst. Einer der Aspekte beim Planen ist zentrale gegenüber dezentraler Planung. Wir sehen uns hierzu 3 Varianten an.

1. Der “Diktator” – der zentrale Planer

Der zentrale Planer ist die "Spinne im Netz". Er oder sie ist der Wächter über die Arbeitsprozesse im Unternehmen und ist Ansprechpartner für die Planung aller Mitarbeiter für Projekte. Der Planer behält die Übersicht und sorgt dafür, dass die richtigen Personen für die Projekte eingeteilt werden. Hierbei werden unter anderem das Entwicklungsbedürfnis, die Reisezeit und das Know-how der Mitarbeiter berücksichtigt. Der Planer hält die Regeln des Planungsprozesses ein. Wenn Mitarbeiter von den Regeln abweichen, wird der Planer ihnen dies mitteilen oder sie erfahren es durch einen Verweis von ihrem Manager.

2. Die “Demokratie” – jeder kann selbst planen

Es hat bestimmte Vorteile, wenn jeder für sich selbst planen kann. Die Kunden haben direkten Kontakt mit den Mitarbeitern, die ihre Projekte ausführen. Dadurch ist eine schnelle Verbindung möglich. Die Mitarbeiter wissen genau, was beim Kunden vor sich geht, weil sie selbst Ansprechpartner sind. Das sorgt für eine sehr persönliche Vorgehensweise. Bei erfahrenen Mitarbeitern entsteht so ein persönlicher Kundenkreis, für den sie zuständig sind. Dies fördert den Unternehmergeist innerhalb Ihres Betriebs.

3. Die Mischung – die situationsbezogene Vorgehensweise

Eine Mischung aus zentraler und dezentraler Planung ist auch möglich. Die eine Art von Projekten plant der zentrale Planer, während die andere Art von Projekten durch die Mitarbeiter selbst eingeplant wird. Sie bestimmen die Art, indem Sie sich die Eigenschaften der Projekte und der Mitarbeiter anschauen. Dies wird die situationsbezogene Vorgehensweise genannt. Bei dieser Methode betrachten Sie die spezielle Situation und bestimmen auf dieser Grundlage die Vorgehensweise. Sicherlich möchten Sie dies nach der Art der Projekte und Mitarbeiter standardisieren. Es ist nicht effizient, für jedes einzelne Projekt jedes Mal die richtige Vorgehensweise festzulegen.


Welche Planungsvariante ist für Ihr Unternehmen geeignet?

Zur Bestimmung der richtigen Art der Planung gibt es 6 Fragen, die Sie sich als Unternehmen stellen können. Aufgrund der Antworten wird eine deutliche Richtung für eine bestimmte Vorgehensweise klar.

Dauert das Projekt kurz oder lang?

Bei langfristigen Projekten ist ein Mitarbeiter oft für mehrere Tage pro Woche mit dem Projekt beschäftigt. Termine werden direkt mit dem Kunden vereinbart. Bei dieser Art von Projekten ist die eigene Planung in fast jeder Situation zu empfehlen. Sie vermeiden so, dass Prozesse lange dauern und Kunden unnötig auf eine Antwort von einem zentralen Planer warten müssen, der nur "auf unpraktische Weise" zwischen Kunden und Mitarbeitern steht.

Bei kurzen Projekten hat der Mitarbeiter häufig mehrere kleine Aufträge in der Woche auszuführen. Kurze Arbeiten kann man am besten zentral planen. Mit der zentralen Planung haben Sie die Projekte als Unternehmen besser im Griff. So können Sie Zeitverschwendung besser verhindern.

Haben Sie viele Projektanfragen oder wenige?

Kurz gesagt, bei vielen Anfragen von Kunden zentral planen, bei wenig Anfragen ist die dezentrale Planung am besten geeignet. Bei vielen Anfragen besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass der Mitarbeiter durch die ganzen Aufträge überflutet wird. Hierbei kann ein Planer gut helfen. Der Planer sorgt für die Vereinbarung von Terminen und der Mitarbeiter konzentriert sich auf den Inhalt der Arbeit. So vermeiden Sie auch, dass der Terminkalender des einen Mitarbeiters schon Wochen im voraus voll ist, während ein Kollege weniger zu tun hat. Der Planer sorgt für eine gleichmäßige Verteilung der Aufträge.

Bei wenig Anfragen ist die Wahrscheinlichkeit, Termine zu verpassen, geringer. Es liegt eine deutliche Übersicht über alle Arbeiten vor. Ein Mitarbeiter kann problemlos selbst seinen Terminkalender verwalten.

Hat Ihr Mitarbeiter viel oder wenig Berufserfahrung?

Von Mitarbeitern mit viel Berufserfahrung können Sie erwarten, dass sie einschätzen können, wie viel Zeit zum Abschluss von Projekten nötig ist. Denn sie verfügen über die nötigen Erfahrungswerte. Die dezentrale Planung ist in diesem Fall eine hervorragende Möglichkeit.

Mitarbeiter mit wenig Berufserfahrung können beim Planen eher Fehler machen. Ihnen fehlen oft die nötigen Erfahrungswerte. Um zu verhindern, dass Termine nicht eingehalten oder dass viele Stunden verschwendet werden, ist es geschickt, einen erfahrenen Kollegen oder einen Planer für einen bestimmten Zeitraum zuschauen zu lassen. Der zentrale Planer kann in dieser Situation eine Regiefunktion übernehmen. In dem Maße, wie der Mitarbeiter mehr Erfahrung sammelt, kann der Planer die Zügel im Laufe der Zeit immer lockerer lassen.

Was hat mehr Gewicht: die Dringlichkeit oder die Effizienz?

Ein Planer sieht alles mehr aus der Entfernung. Hierdurch sieht er oder sie alles rationaler. Ein Mitarbeiter kann sich beispielsweise durch Druck von einem bekannten Kunden dafür entscheiden, einen Auftrag im Norden des Landes möglichst schnell auszuführen. Das ist an sich kein Problem, wohl aber wenn er selbst sich in dem Moment im tiefsten Süden befindet.

Ein Planer hat die Übersicht und kann sich entscheiden, einen Mitarbeiter einzusetzen, der zwei Tage später für einen anderen Termin in der Nähe ist. Sie verhindern so unnötige Verschwendung durch eine lange Fahrzeit. Außerdem kann ein Planer auch oft die Interessen verschiedener Kunden am besten gegeneinander abwägen.

Wurde ein fester oder ein flexibler Preis vereinbart?

Wenn das Projekt zu einem festen Preis ausgeführt wird, bietet die zentrale Planung bestimmte Vorteile. Ein Planer kann die Kosten besser im Blick behalten und gegensteuern, falls das nötig ist. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter ständig den Fortschritt der Arbeit melden, damit Abweichungen rechtzeitig festgestellt werden.

Wenn auf der Grundlage von Nachberechnung fakturiert wird und der Einsatz hauptsächlich auf Abruf erfolgt (also ohne ein festes Budget), kann auch einfach dezentral geplant werden. Es ist natürlich nicht unbedingt so, dass das Arbeiten mit Nachberechnung sich immer zum dezentralen Planen eignet. Bei vielen Projekten wird der Kunde Sie trotzdem an die Einschätzung von Stunden binden, die Sie im Voraus berechnet haben.

Muss viel oder wenig vorbereitet werden?

Die zentrale Planung ist praktisch, wenn viel überprüft und vorbereitet werden muss. Wenn ein Mitarbeiter zwischen all seinen Aktivitäten vorbereitende Tätigkeiten für zukünftige Arbeiten ausführen muss, wird dadurch auch seine Produktivität unter Druck gesetzt. Ein zentraler Planer kann prüfen, ob die nötigen Softwarelizenzen vorhanden sind, ein Flugticket gebucht wurde oder ob die nötigen Vorbereitungen vor Ort ausgeführt wurden. So werden Fehler, Missverständnisse und Zeitverluste vermieden.

Wenn wenig Vorbereitung erforderlich ist, können Sie die Planung wieder besser dem Mitarbeiter überlassen.


Schlussfolgerung

Wenn Sie einen Prozess suchen, um Ihre Planung im Unternehmen zu gestalten, ist dies nicht an einem Tag zu erledigen. Es ist ein Prozess, der reiflich überlegt werden muss. Die Gestaltung der Art der Planung muss ein bewusster Prozess sein. Es greift zu kurz, alle Sorten von Projekten und Mitarbeitern auf dieselbe Weise zu behandeln und zu planen. Es ist ein Prozess, bei dem gut geprüft werden muss, was die Mitarbeiter benötigen und welche Verantwortung sie übernehmen können. Das Anpassen der Planungsweise kann nämlich eine einschneidende Auswirkung auf die Firmenführung und die Mitarbeiter haben.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.