Planen Sie die großen Projekte zuerst

Und sorgen Sie für Flexibilität in der Planung
Planen Sie die großen Projekte zuerst

Wenn Sie sich das Bild anschauen, denken Sie vielleicht, dass sich im ersten Glas mehr Steine und Sand befinden als im zweiten Glas, aber nichts ist weniger wahr als dies. Im zweiten Glas befinden sich genau dieselben Steine und die gleiche Menge an Sand, nur dass der Inhalt nicht ins erste Glas hineinpasst. Das hängt mit der Reihenfolge beim Füllen des Glases zusammen. Wenn Sie zuerst die großen Steine in das Glas legen, können die kleineren Steine und der Sand leichter hinzugefügt werden.

Vielleicht haben Sie dieses Prinzip schon erkannt. Es ist eines der Prinzipien aus dem Buch "Die 7 Wege zur Effektivität" von Stephen Covey. Es geht um den "3. Weg: Das Wichtigste zuerst tun". Wenn Sie den wichtigen Dingen in Ihrem Leben Priorität geben, werden Sie effektiv beim Erreichen Ihrer Ziele sein und trotzdem noch in der Lage sein, alle Nebensächlichkeiten in den Griff zu bekommen. Wenn Sie sich zuerst auf die Nebensächlichkeiten konzentrieren, dann werden die wichtigen Dinge darunter leiden. Das wird mit diesem Bild sehr gut veranschaulicht. Sehen Sie sich auch dieses Video an.


Anwendung in der Planung

Dieses Prinzip ist auch in der Planung gut anzuwenden. Das Glas stellt die verfügbare Kapazität der Mitarbeiter dar. Wenn wir beispielsweise die Planung für eine Werbeagentur mit 10 Vollzeitmitarbeitern für die nächsten 2 Wochen erstellen, dann haben wir eine verfügbare Kapazität von 10 x 5 Tage x 2 Wochen = 100 Tage, wie unten in einer Plantafel angezeigt ist.

Verfügbare Kapazität
Abbildung 1: Verfügbare Kapazität der Mitarbeiter
  • Wenn wir uns die Arbeit anschauen, sehen wir, dass sie in der Praxis oft aus Folgendem besteht:
  • ein paar große Projekte
  • mehrere mittelgroße Aufträge
  • ganz viele kleine Arbeiten

Der Einfachheit halber gehen wir von einem gleichmäßigem Verhältnis zwischen den verschiedenen Arten der Arbeit aus. So sind also für die nächsten 2 Wochen für alle drei Kategorien ungefähr 33 Personentage nötig, um die Arbeit abzuschließen. Wenn wir dann das Prinzip anwenden, erhalten wir eine Planung nach der untenstehenden Abbildung.

Zuerst die großen Projekte planen
Abbildung 2: Zuerst die großen Projekte planen

Als Ausgangspunkt nehmen wir, dass die Arbeit in einem Mal abgeschlossen werden muss und dass wir deshalb nicht die "Steine" in mehrere Stücke brechen können. Es sind zuerst 3 große Projekte von je 10 Tagen geplant. Danach sind 12 mittelgroße Aufträge von je 3 Tagen eingeplant. Schließlich wird die restliche verfügbare Kapazität mit lauter kleinen Arbeiten von je einem Tag gefüllt.

Kinderleicht oder? Möglicherweise, aber in der Praxis spielen oft Faktoren mit, die das Planen doch etwas komplizierter machen als das einfache Füllen eines Glases mit Steinen und Sand.


Komplizierende Faktoren in der Praxis

Die Arbeit kommt tropfenweise herein

In der Theorie von Stephen Covey sind alle Dinge von vornherein bekannt. In der Praxis der Planung sehen wir jedoch, dass die Arbeit nach und nach hereinkommt. Dies hängt natürlich stark von der Art der Arbeit und der Branche ab, aber Sie können somit nicht immer sofort die ganze Arbeit und den Umfang überblicken. Und Sie haben auch keine Ahnung vom Verhältnis zwischen großen Projekten, mittelgroßen Aufträgen und kleinen Arbeiten.

In dieser Situation wird es zum Fallstrick, wenn man alle eingegangenen Arbeiten sofort plant. Es ist oft verlockend, schnell zu planen, weil es Ihnen ein gutes Gefühl verleiht, nämlich dass Sie alles unter Kontrolle haben. Aber wenn sich herausstellt, dass die hinzugekommenen Arbeiten nicht mehr passen, weil Sie die Arbeit unpraktisch verteilt haben, dann schneiden Sie sich ins eigene Fleisch. In der untenstehenden Abbildung passen die übrigen 2 großen Projekte aus dem vorigen Beispiel nicht mehr in die Planung und diese muss neu erstellt werden.

Fallstrick von zu schnellem Planen
Abbildung 3: Fallstrick von zu schnellem Planen

Feste Termine

Zusätzlich zur Tatsache, dass die Arbeit nach und nach hereinkommt, verlangen Kunden oft einen "festen" Termin für die Übergabe einer Arbeit. Wenn wir die großen Projekte zuerst planen, ist es nicht zu schwierig, sofort einen festen Termin dafür festzulegen. Es geht mehr um die mittelgroßen Aufträge und kleinen Arbeiten. Genauso wie die kleinen Steine und den Sand möchten Sie die ein bisschen im Glas verteilen können, damit alles passt. Wenn Sie diese mit einem festen Übergabetermin an den Kunden festlegen, dann haben Sie Ihre Flexibilität verloren.

Dieselbe Problematik taucht bei kleinen Arbeiten auf, die Sie beim Kunden vor Ort ausführen müssen. Diese müssen Sie trotzdem fest planen. Denn es ist nicht möglich, dass Sie kurzvorher ankündigen, dass Sie gleich eben vorbeikommen, weil es Ihnen jetzt am besten passt.


Empfehlungen

1. Warten Sie kurz mit dem Planen

Versuchen Sie, die Erstellung einer Planung für den nächsten Zeitraum hinauszuschieben, bis Sie möglichst viel Überblick über die ganze Arbeit haben, die geplant werden muss. Das wird natürlich je nach Betrieb unterschiedlich sein. Einige Betriebe können monatelang im Voraus planen, während andere Betriebe nur eine Woche vorausschauen können. Stellen Sie fest, welcher Zyklus und Planungshorizont für Ihren Betrieb am besten funktioniert, und zwar mit dem Ziel, einen Überblick über mindestens 80 % der Arbeit für den nächsten Zeitraum zu haben.

2. Under promise and over deliver

Versuchen Sie für die mittelgroßen Aufträge und auf jeden Fall für die kleinen Arbeiten, möglichst wenig feste Termine zu vereinbaren. In dem Maße, wie Sie diese kleinen Arbeiten noch neu planen können, haben Sie Spielraum, um die Planung passend zu machen. Können Sie sich der Vereinbarung von festen Terminen für die Übergabe nicht entziehen? Geben Sie dann ein späteres Übergabedatum an. So behalten Sie die Flexibilität, um die Arbeit nach hinten zu verschieben, ohne dass Sie die Erwartung des Kunden angleichen müssen. Verläuft alles nach Plan? Dann liefern Sie in der Erfahrung des Kunden früher als erwartet. Darüber freuen er sich dann sogar noch.

3. Verplanen Sie die Mitarbeiter einzeln

Wenn Sie ein großes Projekt haben, können Sie einen Mitarbeiter einfach für den nächsten Zeitraum damit voll verplanen. Aber wenn die großen Projekte noch ausbleiben und Sie zuerst die mittelgroßen und kleinen Arbeiten planen müssen, dann verteilen sie diese nicht gleichmäßig auf alle Mitarbeiter. Das fühlt sich für viele Betriebe sehr unnatürlich an, weil sie es bevorzugen, wenn jeder Mitarbeiter ein bisschen arbeitet als wenn ein paar Mitarbeiter sehr beschäftigt sind, während andere nichts zu tun haben. Ich spreche dafür, zwischen den Mitarbeitern zu unterscheiden, die Sie vollkommen reservieren, um bei großen Projekten einzuplanen, während Sie andere Mitarbeiter eben alle kleinen Arbeiten ausführen lassen. Das sorgt für mehr Flexibilität.

Das Schlüsselwort in den Empfehlungen ist "Flexibilität". Sorgen Sie dafür, dass Sie flexibel sind, denn dann können Sie als Betrieb mit Ihren Mitarbeitern möglichst optimal an allen Aufträgen arbeiten. Dadurch wird die Produktivität erhöht und es führt sofort zu höherem Umsatz und Gewinn.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.