Planen Sie Ihre Projekte schon mit der Spanne?

Der Mehrwert von Selbstkostenpreisen bei der Planung
Planen Sie Ihre Projekte schon mit der Spanne?

Viele Unternehmen sehen erst hinterher, wie hoch die Spanne bei ihren Projekten ist und kommen dann zu einer unangenehmen Feststellung. Das Projekt war doch nicht so rentabel, wie sie gedacht hatten. Und das obwohl sie im Rahmen der einkalkulierten Stunden geblieben sind. Wie ist das möglich? Aus einer Analyse ergibt sich dann, dass sie beispielsweise externe Mitarbeiter eingesetzt haben, während sie in der Kalkulation von internen Mitarbeitern ausgegangen sind. Oder sie haben unverhältnismäßig viele erfahrene Mitarbeiter eingesetzt haben, die nun einmal teurer als Nachwuchskräfte sind.

In diesem Blog werden wir uns ansehen, wie Sie während der Ausführung des Projekts sehen können, wie die Projektspanne sich entwickelt. Auf diese Weise können Sie rechtzeitig korrigieren oder aber die Erwartungen managen. Eine wesentliche Hilfe hierbei ist die Verwendung von Selbstkostenpreisen. Wir werden erst erklären, was ein Selbstkostenpreis ist, danach aus welchen Kostenkomponenten dieser besteht und schließlich werden wir dies anhand eines Rechenbeispiels veranschaulichen.


Was ist ein Selbstkostenpreis?

Der Stundensatz ist der Preis, den der Kunde für Ihre Dienstleistung pro Stunde bezahlt. Der Selbstkostenpreis bestimmt, wie hoch die Kosten für diese Dienstleistung sind, oder die Selbstkosten. Der Unterschied zwischen dem Stundensatz und dem Selbstkostenpreis ist die Spanne (Gewinn). Wenn Sie mit Selbstkostenpreisen arbeiten, können Sie einfach die Spanne pro Projekt, Kunde, Mitarbeiter, Position usw. feststellen.

Das führt zu interessanten Erkenntnissen, beispielsweise dass einige Kunden sehr lohnenswert sind, während Sie sich von anderen besser verabschieden sollten. Sie können auch Ihre Projektmanager und Abteilungsleiter gezielt auf die Einträglichkeit eines Projekts ansprechen. Es reicht nicht aus, nur im Rahmen der einkalkulierten Stunden zu bleiben. Sie müssen das Projekt und damit auch den Betrieb gewinnbringend arbeiten lassen. Außerdem bietet die Einsicht in die Spannen auch Input zum Anpassen der Stundensätze und der Kontrolle der Kosten.

Ist das Arbeiten mit Selbstkostenpreisen immer sinnvoll?

Ich kann mir eine Situation vorstellen, in der es nicht sinnvoll ist. Nämlich bei einem kleinen Betrieb mit einer Abteilung, mit Mitarbeitern auf dem gleichen (Gehalts-)Niveau und einer gleichartigen Dienstleistung, die Kunden auf der Basis von Nachkalkulation geliefert wird. Der Selbstkostenpreis ist dann für jeden Mitarbeiter und jedes Projekt gleich. Auch wenn die einkalkulierten Stunden überschritten werden, werden die Kosten immer vollständig gedeckt, weil man auf der Basis von Nachkalkulation arbeitet.

Wenn derselbe Betrieb auch auf der Basis von Festpreisen arbeitet, wird die Verwendung von Selbstkostenpreisen schon interessant. Sie können dann bei der Überschreitung der Anzahl der einkalkulierten Stunden genau sehen, wie die Spanne für das Projekt hierdurch beeinträchtigt wird. Sie können jedoch nicht mehr als den Festpreis weiter berechnen. Das ergibt guten Input für die Anpassung des Projekts.


Kostenkomponenten des Selbstkostenpreises

Variable gegenüber festen Kosten

Bei Projekten können Sie zwischen variablen und festen Kosten unterscheiden. Variable Kosten sind Kosten, die speziell für das Projekt entstehen. So wie beispielsweise der Einkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Diese variablen Kosten werden dem Kunden eins zu eins in Rechnung gestellt. Sie bilden den Einkaufswert des Projekts und müssen deshalb bei der Berechnung des Selbstkostenpreises nicht berücksichtigt werden.

Die festen Kosten sind Kosten, die projektunabhängig entstehen. Denken Sie hierbei an die Lohnkosten des eigenen Personals, Unterkunft und andere allgemeine Kosten. Nun nutzen viele Betriebe Freiberufler. Sollte man ihre Kosten jetzt als variabel oder fest betrachten? Das hängt davon ab. Wenn Sie einen Freiberufler speziell für ein Projekt beauftragen, dann sind es variable Kosten, nämlich die Einkäufe des Projekts. Haben Sie jedoch einen strukturellen Einsatz von Freiberuflern als Teil Ihres Personalbestands, dann sind sie als feste Kosten anzusehen.

Feste Kosten: direkt und indirekt

Bei den festen Kosten wird wieder zwischen direkten und indirekten Kosten unterschieden. Die direkten Kosten sind die (Lohn-)Kosten der eigenen Mitarbeiter und der Freiberufler, die Sie strukturell engagieren. Diese Kosten bezeichnen wir als "direkt", weil die Mitarbeiter Stunden für Projekte aufwenden und so können diese auf die Projekte angerechnet werden. Die indirekten Kosten sind dann per Definition alle übrigen festen Kosten.

Bei einem Betrieb mit einer Abteilung, werden Sie sehen, dass Sie mit einem Gesamtposten indirekter Kosten arbeiten. Bei größeren Betrieben mit mehreren Abteilungen ist es möglich, einen Teil der indirekten Kosten speziell Abteilungen zuzuordnen. Denken Sie beispielsweise an Unterkunftskosten, die Sie aufteilen können, und zwar auf der Grundlage der Anzahl der Quadratmeter pro Abteilung.

Ein Gesamtaufschlag indirekter Kosten oder nach Abteilungen spezialisiert
Schaubild 1: Ein Gesamtaufschlag indirekter Kosten oder nach Abteilungen spezialisiert

Aufgliederung mittels produktiver Stunden

Ein Selbstkostenpreis wird als Kosten pro Stunden ausgedrückt. Nachdem die festen Kosten bestimmt worden sind, müssen die Stunden zugeteilt werden. Sie nutzen hierzu die Anzahl der produktiven Stunden pro Jahr. Mit produktiven Stunden ist die Anzahl der Stunden gemeint, während der ein Mitarbeiter an Projekten arbeitet. Also ohne Urlaubs-, Krankheitszeiten und für interne Tätigkeiten aufgewandte Stunden. Oft können Sie anhand von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit feststellen, wie viele Stunden das sind. Ferner müssen Sie dies eventuell entsprechend der Prognose für das nächste Jahr anpassen.

In der Regel legen Sie pro Position einen Selbstkostenpreis fest. Sie werden sehen, dass die Selbstkostenpreise ja nach Position unterschiedlich sind, nicht nur weil sich die Lohnkosten je nach Position unterscheiden, aber auch weil erfahrene Mitarbeiter produktiver sind als Nachwuchskräfte. Nachwuchskräfte benötigen beispielsweise noch mehr Ausbildungsstunden und leisten dadurch weniger produktive Stunden. Dies hat auch Auswirkungen auf den Selbstkostenpreis.


Rechenbeispiel

Wir nehmen als Beispiel einen kleinen IT-Betrieb, der im nächsten Jahr mit Selbstkostenpreisen arbeiten möchte. Sie haben Nachwuchskräfte und erfahrene Mitarbeiter. Außerdem arbeiten sie strukturell mit mehreren Freiberuflern, die zu einem durchschnittlichen Stundenlohn von 70 € engagiert werden.

In der untenstehenden Tabelle ist die erwartete Zusammenstellung des Teams angegeben. Aufgrund von historischen Zahlen pro Position wurde eine Einschätzung der erwarteten produktiven Stunden vorgenommen. In der Spalte "FTE" wurde die durchschnittliche Anzahl FTE pro Position aufgenommen. Hierin wurde auch der erwartete Ein- und Ausstieg von Mitarbeitern einkalkuliert.

Erwartete Zusammenstellung für das nächste Jahr
Schaubild 2: Erwartete Zusammenstellung für das nächste Jahr

Außerdem erstellen sie eine Kalkulation der Erträge und Aufwendungen für das nächste Jahr (Schaubild 3). In den Spitzenzeiten erwarten sie die Beauftragung von zusätzlichen Freiberuflern, aber dies wird rein auf Projektbasis erfolgen. Diese variablen Kosten werden dem Kunden eins zu eins in Rechnung gestellt. Somit werden diese Kosten unter "Einkäufen" aufgenommen.

Die Lohnkosten und Kosten der Freiberufler, die strukturell engagiert werden, werden getrennt veranschaulicht. Das sind nämlich direkte Kosten, die wir nach Position zum Selbstkostenpreis hinzurechnen können.

Kalkulation der Gewinn- und Verlustrechnung
Schaubild 3: Kalkulation der Gewinn- und Verlustrechnung

Uns stehen nun alle Daten zur Verfügung, um je nach Position den Selbstkostenpreis zu berechnen. Die produktiven Stunden je nach Position nutzen wir hierbei als den Verteilerschlüssel. In der untenstehenden Tabelle sehen Sie nun den Selbstkostenpreis in direkte und indirekte Kosten aufgeteilt.

Selbstkostenpreis je nach Position
Schaubild 4: Selbstkostenpreis je nach Position

Das veranschaulicht für die Freiberufler sofort, wie knapp die Spanne für ihre Stunden eigentlich ist. Beim ersten Blick denken Sie nämlich, dass die Spanne zwischen dem Stundenlohn von 90 € und dem Einkaufspreis von 70 € angemessen ist. Hierbei wurde jedoch der Zuschlag für die indirekten Kosten von 14 € noch nicht verarbeitet. Die Spanne für einen Freiberufler beträgt also nur 90 € - 84 € = 6 €.

Was können wir hiermit nun bei der Planung von Projekten anfangen?

Stellen Sie sich vor, dass dieser Betrieb ein Projekt annimmt, Projekt X. Für dieses Projekt wird ein Festpreis vereinbart. Dieser Festpreis beruht auf einer bestimmten Verteilung der benötigten Stunden zwischen Nachwuchskräften und erfahrenen Mitarbeitern. Siehe untenstehende Tabelle.

Geplante Spanne
Schaubild 5: Geplante Spanne

Jetzt entscheidet man sich früh genug bei Beginn des Projekts für eine andere Verteilung der Stunden. Sie möchten die Nachwuchskräfte nämlich größtenteils für ein anderes Projekt einsetzen. Hierdurch entsteht jedoch ein Loch von 100 Stunden. Sie beschließen, dies auf die erfahrenen Mitarbeiter und einen Freiberufler zu verteilen. Von den Stunden her sind sogar weniger Stunden zum Abschließen des Projekts nötig, aber man sieht jetzt, dass die Spanne für das Projekt um 20 % sinkt.

Vielleicht kommt man mit solch einer Erkenntnis doch noch zu einem anderen Beschluss. Vielleicht auch nicht. Denn möglicherweise kann man mit dem Einsatz der Nachwuchskräfte bei einem anderen Projekt eine noch viel größere Spanne erreichen, als bei diesem Projekt verloren geht. Es geht jedenfalls darum, dass man mit Erkenntnissen bewusste Entscheidungen treffen kann.

Für das Management würde eine einfache wöchentliche Liste aus einer Ressourcenplanung Software, auf der alle Projekte mit der geplanten Spanne stehen, ein fantastisches Steuerungsinstrument sein. Sie sehen damit sofort, welche Projekte in welchem Ausmaß bei ihrer Spanne beeinträchtigt werden und bei welchen Projekten noch viel Spielraum vorhanden ist. Hiermit kann die Umverteilung von Mitarbeitern auf Projekte gezielt stattfinden. Oder hiermit können Sie Ihre Projekte nach ihrer Spanne planen.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.