Projekte in Dienstpläne mit einbauen: Geht das überhaupt?

Der Sinn und Unsinn von Projektplanung in der Form von Dienstplänen
Projekte einplanen: Geht das überhaupt?

In letzter Zeit stand ich in Kontakt mit verschiedenen Organisationen, die versucht haben, ihre Projekte in einer Workforce Management Software zu planen. Oder Sie haben versucht, sie in der Form von Dienstplänen ein zu planen. Geht das eigentlich und wo liegen hier die Grenzen? In diesem Blog werden wir dies mit Hilfe eines praktischen Falls besprechen.

In der Welt der Planung unterscheiden wir zwei unterschiedliche Segmente: Planung von Diensten einerseits und die Planung von Projekten andererseits. Genauso ist es auch bei Planungspaketen. Einerseits gibt es tabellarische Pakete, die oft Teil der Workforce Management Software sind. Und andererseits gibt es Anwendungen der Projektplanung innerhalb der Projektmanagement Software.

In diesem Blog legen wir den Fokus auf die Einplanung von Menschen für Dienste und Projekte. Logistische Planung und Produktionsplanung werden außer Betracht gelassen. Das ist wiederum eine Welt für sich. Bevor wir uns in die Praxis vertiefen, schauen wir uns erst die Definition an eines Dienstes und die eines Projekts und stellen Gemeinsamkeiten und Unterschiede fest.


Unterschiede zwischen Projekten und Diensten

Projekt

Das Ziel eines Projekts, ist ein einmaliges und einzigartiges Resultat. Die erwartete Qualität wird im Vorhinein festgelegt und das Projekt zeichnet sich aus durch die Einschränkung der Zeit und des Budgets. Ein Beispiel von einem Projekt ist die Einführung eines neuen elektronischen Patientendossiers.

  • Typische Merkmale eines Projekts:
  •  Ein Projekt und damit verbundene Aktivitäten sind einmalig
  •  Der Fokus liegt auf dem Resultat
  •  Aktivitäten sind gegenseitig voneinander abhängig
  •  Eine Projektplanung muss regelmäßig angepasst werden
  •  Es gibt deutliche Deadlines

Dienst

Ein Dienst ist eine sich wiederholende Arbeit, die durch Mitarbeiter ausgeführt wird. Bei der Ausführung von Diensten ist das Ziel, die Kapazität von den Mitarbeitern, so optimal wie möglich zu nutzen. Ein Beispiel eines Dienstes ist die tägliche Untersuchung von Blutproben in einem Krankenhauslabor.

  • Typische Merkmale eines Dienstes
  •  Ein Dienst hat einen wiederkehrenden Charakter
  •  Die Ausführung wird kontinuierlich optimalisiert
  •  Minimale Abhängigkeiten von anderen Diensten
  •  Ein Plan steht für längere Zeit fest
  •  Die Ausführung ist gebunden an Normen

Projektmanagement vs. Prozessmanagement

Der größte Unterschied liegt darin, dass ein Projekt einmalig ist und ein Dienst sich wiederholt. Das sorgt für einen ganz anderen Fokus in der Organisation eines Projekts und die eines Dienstes. Bei einem Projekt wird weniger Zeit damit verbracht mit dem 'wie', solange das Resultat erreicht wird. Bei einem Dienst ist gerade mehr Fokus auf der Effizienz. Der Dienst wiederholt sich und es wird danach gestrebt, diesen immer weiter zu optimalisieren. Typisch für Prozessmanagement.

Jedoch gibt es einen gemeinsamen Nenner in der Effizienz. Ein Projekt hat nämlich keine grenzenlosen Ressourcen (Zeit und Geld) zur Verfügung, darum müssen die verfügbaren Mittel auch hier andächtig eingesetzt werden.Schliesslich geht es hier um Menschen. Die richtigen Menschen mit den passenden Kompetenzen müssen zum richtigen Moment zur richtigen Zeit eingeplant werden. Damit sind wir auch bei der Übereinstimmung: Ressourcenplanung.


Praxisbeispiel: Ein Projekt einplanen

Die IT-Abteilung eines Krankenhauses plant Projekte für 80% seiner Besetzung. Die Planung von Projekten wurde mit Hilfe von Spreadsheets gemacht, aber das war nicht mehr machbar. Zu arbeitsintensiv und zu fehlerhaft. Sie gingen auf die Suche nach einem Packet um ihre Projekte ein zu planen. Das Krankenhaus hatte bereits die Workforce Management Software in Gebrauch, um das Pflegepersonal ein zu planen. Das funktionierte gut und deswegen wollten sie diese dafür nutzen.

Wie wurde das gemacht

Sie haben erste jede Aktivität innerhalb des Projekts als Dienst angegeben. Dann haben sie verschiedene Projektleiter für die Dienste eingeplant. Manche Aktivitäten liefen mehrere Wochen lang, und konnten dementsprechend einfacher geplant werden. Das hat ganz gut geklappt.

Aber es gab auch viele kleine Aktivitäten, die nur einen Tag oder eine Woche dauerten. Die wurden auch in der tabellarischen Planung mit aufgeführt. Das sorget schon einmal für weniger Übersichtlichkeit, denn dadurch wurden mehr Angaben aufgelistet, die sich nicht wiederholen. Sie waren einmalig. Außerdem war es nicht zwingend notwendig, dass diese Aktivitäten an einem bestimmten Tag stattfinden, solange sich an die Deadline gehalten wurde. Dafür war die tabellarische Planung nicht so geeignet.

Was nicht funktioniert hat

Der Projektmanager hatte keine klare Übersicht von allen Aktivitäten in dem Projekt und die Zusammenhänge waren nicht gut sichtbar. Diese Übersicht brauchte er jedoch, um die Planung mit dem Auftraggeber, dem Projektleiter und den Lieferanten zu kommunizieren. Er war auf der Suche nach einer einem Balkendiagramm, oder auch Gantt-Diagramm.

Beispiel Balkendiagramm / Gantt-Diagramm
Figur 1: Vorbild Balkenplanung / Gantt-Diagramm

Ein weiterer Brennpunkt ist die Berichterstattung. Da es um ein großes Projekt geht, bei dem viele interne und externe Mitarbeiter eingesetzt werden, muss mit fester Hand geführt werden, um die Zeiten ein zu halten. Die Registrierung der Stunden war zwar über die Workforce Management Software geregelt, aber der Projektmanager hat keinen Standardbericht bei dem er mit nur einem Knopfdruck das Budget, geplante und tatsächliche Arbeitsstunden miteinander abgleichen kann. Das musste immer noch manuell erfolgen.

Zusätzlich zur Berichterstattung war es für den Projektleiter auch nicht möglich, den Status und den Fortschritt (in % Bereitschaft) te berichten. Auch dies musste manuell durch den Projectmanager inventarisiert und registriert werden.

Und die letzte Schwierigkeit, womit der Projektmanager zu kämpfen hatte war, daß der Einsatz von Mitarbeitern nicht leicht angepasst werden konnte. Bestimmte Aktivitäten wurden verspätet ausgeführt und aufgrund dessen musste er dann mehrere Dienste manuell anpassen und erneut Leute dafür einplanen. Außerdem hatte er in dem System nicht die volle Erlaubnis, Anpassungen vor zu nehmen, da er sonst auch die Dienstpläne von dem Pflegepersonal hätte anpassen können. Dadurch war er auf die Hilfe der Planersteller angewiesen.

Integrative Ressourcen-Planung

Der Manager dieser Abteilung entdeckte, dass er mit dem System der Ressourcenplanung die ganze IT-Abteilung überblicken kann. Sowohl die Projekte, wie auch die 20% der Besatzung die nicht projektmäßig arbeitet. Diese Stunden konnten besonders gut als Dienste eingeplant werden. Denken Sie hierbei zum Beispiel an das Helpdesk, Stand-by-Dienste und feste Managementaktivitäten. Dadurch hat die Abteilung mehr Kontrolle über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter einerseits und die Nachfrage von Projekten und normalen Diensten aus andererseits.


Schlußfolgerungen

  • Die Einplanung von Projekten besteht im Grunde aus zwei Komponenten
  • 1.  Projektplanung
  • 2.  Ressourcenplanung

1. Einplanung von Projekten

Bei der Einplanung von Projekten kommt es dem Projektmanager darauf an, ein Projekt zu strukturieren. Das ist das Kader nach dem man sich richten kann, um das Projekt zu beherrschen und es zu kommunizieren. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich ein Planungspaket in der Praxis nicht dafür eignet. Der Projektmanager hatte zwar eine gebündelte Übersicht der Planung, aber er hatte keine gute Übersicht, die er für die Kommunikation und die Berichterstattung nutzen konnte. Er hat deswegen trotzdem noch selbst eine Balkenplanung in einem Spreadsheet erstellen müssen.

In diesem Fall, war das für das Krankenhaus nicht zutreffend, aber Projectmanager wollen auch oft Aktivitäten planen, bei denen Sie nicht direkt Menschen einplanen. Denken Sie zum Beispiel an Beurteilungen durch Kunden. Ein weiteres Beispiel sind Meilensteine. Das sind dann ganz einfach feste Anhaltspunkte, mit denen aufgezeigt wird, wann eine Deadline oder ein entscheidender Moment stattfindet. Bei diesen Aufgaben werden keine Kapazitäten eingeplant. Das Einfügen dieser Art von Aufgaben in eine Tabellenplanung ist kontraintuitiv, da lauter Warnsignale erscheinen, weil für diese Arbeitsdienste noch kein Personal eingeplant ist.

2. Ressourcenplanung

Die Kapazitätsplanung muss sicherstellen, dass die Personen für bestimmte Aktivitäten des Projekts eingeteilt sind. Das Haushalten von Kapazitäten, ist gerade das, wofür ein Rasterplan besonders sinnvoll ist. Obendrein übersteigt die Kapazitätsplanung die reine Planung von Projekten und Arbeitsdiensten und hilft dabei die Übersicht von Angebot und Nachfrage der Kapazitäten zu bewahren.

Bei dem Krankenhaus stellte sich dann auch heraus, dass die Beherrschung der Kapazitäten im Rasterpaket eines einzigen Projektes nicht so sinnvoll war. Sie konnten zum Beispiel wohl sehen, ob ein Mitarbeiter innerhalb eines Projekts nicht mehr als 40 Stunden pro Woche an einem Projekt gearbeitet hat, aber das hat natürlich noch nichts aussagen können über die tatsächliche Verfügbarkeit dieses Mitarbeiters für andere Projekte und Abteilungen, an denen Sie auch beteiligt waren.

Pläne ausarbeiten für Projekte: sinnvoll oder nicht?

Geeignet als Instrument für den Projectmanager, um seine Planung besser zu überschauen: ein dickes Nein. Das ist wie wenn Sie Wäsche mit der Spülmaschine waschen. Obwohl die Spülmaschine bekanntlicherweise auch säubert, kommt die Kleidung doch nicht so sauber dort raus, wie man es sich wünschen würde.

Für die Kapazitätsplanung von Projekten ist es tatsächlich zu empfehlen. Die Voraussetzung ist allerdings, dass Sie alle Projekte und Dienste (Arbeitsvorgänge verschiedener Abteilungen) auch einplanen. Alles oder nichts. Sonst hat es wenig Sinn. Am meisten profitieren hier die Abteilungsleiter und die Teamleiter. Sie bekommen hier eine gute Kontrolle über die Verfügbarkeit des Personals einerseits und die Nachfrage für die jeweiligen Projekte andererseits.

Auch die Projektmanager können hier den Nutzen draus ziehen, da Sie viel bessere Absprachen machen können mit den Abteilungsleitern und den Teammanagern bezüglich des Einsatzes von Mitarbeitern. Auf detaillierterem Niveau bedeutet das, dass es nicht zwingend not wendig ist, für jede Aufgabe innerhalb eines Projekts ein zu planen. Sie können sich das Leben leichter machen, indem Sie ein Projekt einfach wie einen Arbeitsdienst einplanen und jeweils die Mitarbeiter dafür einteilen. Der Projectmanager en der Planersteller muss den Einsatz durchgehend überprüfen, damit Sie Unvorhersehbarkeiten mit einarbeiten können.

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Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.