Prozess- oder systemgesteuert einführen?

Einführung der Planungssoftware: Teil 3
Prozess- oder systemgesteuert einführen?

In einigen Blogs erklärt Timewax, worüber Sie zu entscheiden haben, damit die Einführung Ihrer Planungssoftware erfolgreich verlaufen wird. Teil 3: Prozess- oder systemgesteuert einführen?

Der letzte Entscheidungspunkt behandelt die Frage, wie man das System und die Organisation (die Prozesse) aufeinander abstimmt. Das zeigt sich oft durch einen großen Ehrgeiz auf dem Gebiet der Prozessverbesserung hinsichtlich des starken Drucks, möglichst schnell etwas einzuführen.

Es gibt zwei Extreme: prozessgesteuert einführen und systemgesteuert einführen.

Prozess- vs. systemgesteuert einführen
Abbildung 1: Prozess- vs. systemgesteuert einführen

Prozessgesteuerte Implementierung

Bei einem prozessgesteuerten Ansatz gehen Sie von einem optimalen Verlauf Ihres Prozesses aus: eine ‘Green Field’ Methode, die sich auf Prozessverbesserung richtet. Bevor Sie die Software einführen, ist es wichtig, sich erst kritisch die Prozesse anzuschauen und diese neu zu entwerfen.

Ein solcher Ansatz hat den Vorteil, dass die Prozesse optimal zur Betriebsstrategie und den zu erzielenden Ergebnissen passen. Der Nachteil liegt darin, dass ein solcher Ansatz viel Zeit kosten kann. Sie riskieren dann, dass die ausgewählte Software nicht zum idealen Prozessverlauf passt. Folglich müssen die Prozesse erst neu entworfen werden, bevor Sie sich überhaupt Software anschaffen.


Systemgesteuerter Ansatz

Bei einem systemgesteuerten Ansatz nehmen Sie die Leistung der Software als Ausgangspunkt. Also passen Sie – gegebenenfalls – Prozesse an die Leistung der Software an.

Der Vorteil eines solchen Ansatzes liegt darin, dass Sie die Software schnell einsetzen können. Als nachteilig erweist sich, dass Sie eventuell im Prozess vorhandene Probleme nicht lösen und dass diese bestehen bleiben. Mit diesem Ansatz pflücken Sie vielleicht ‚tief hängende Früchte,‘ wodurch Sie schnell ein paar ,quick wins‘ verbuchen können. ‚Hoch hängende Früchte’ bleiben aber vermutlich außer Reichweite.


Integrale Methode

Die beste Strategie ist eine integrale Methode. Hierbei achten Sie darauf, dass Sie Prozesse verbessern, und berücksichtigen zugleich in der Praxis die Möglichkeiten und Chancen, die die Software bietet. Eine integrale Methode läuft selten durch die Mitte. Es ist auch wichtig, dass Sie bestimmen, wo der Schwerpunkt gesetzt wird. Orientieren Sie sich zum Beispiel an der Abbildung: gehen Sie mehr oben oder mehr unten entlang?

Haben Sie mehr Zeit/ Geld und besteht Spielraum für eine Prozessverbesserung? Dann müssen Sie den Schwerpunkt darauf setzen. Herrscht großer Druck, müssen Ergebnisse schnell erreicht werden? Dann sollte der Schwerpunkt stärker auf einem systemgesteuerten Ansatz liegen.


Schlussfolgerungen

Es gibt viele kritische Erfolgsfaktoren, die bestimmen, ob Software zur Planung von Projekten & Ressourcen erfolgreich eingeführt und genutzt wird. Dabei können wir an die Verfügbarkeit von (qualifizierten) Mitarbeitern, die Tragfähigkeit, ein straffes Projektmanagement, Schulungen etc. denken. Auf diese Punkte sind wir in den letzten Blogeinträgen nicht eingegangen. Wir schauten uns 3 fundamentale Entscheidungen an, die vor diesen Dingen getroffen werden müssen.

So ist die Wahl eines zentralen oder dezentralen Ansatzes entscheidend für die Tragfähigkeit. Je nachdem, wie weit Sie das Projekt unterteilen, wird das Projektmanagement erleichtert oder erschwert. Ein prozess- oder systemgesteuerter Ansatz hat wiederum Einfluss darauf, wie viele Schulungen Ihre Mitarbeiter brauchen.

Denken Sie also erst gut über diese fundamentalen Entscheidungen nach, bevor Sie mit der Implementierung beginnen. Sie haben einen großen Einfluss auf den Verlauf der Implementierung.

Fragen oder Anmerkungen anlässlich dieses Artikels? Nehmen Sie Kontakt mit Timewax auf.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.