Warum zentrale Flexpools nicht funktionieren…

Autorin: Karlijn Dirkx, PlanMen Associate
Warum zentrale Flexpools nicht funktionieren…

Insbesondere im Gesundheitswesen, aber auch in anderen Branchen, werden Sie mit zentralen Flexpools konfrontiert. Das ist ein Pool von abrufbereiten Arbeitern und anderen flexiblen Mitarbeitern, die an verschiedenen Stellen im Unternehmen eingesetzt werden.

Die Personalplanung des Flexpools wird zentral organisiert, beispielsweise durch ein Planungsbüro oder eine Leiharbeitsfirma. Es ist das Ziel ein Fangnetz zu schaffen, um die "Lücken im Plan" der Abteilungen abzudecken und den Personaleinsatz effizienter und kostengünstiger zu organisieren und dabei die Qualität der Dienstleistungserbringung beizubehalten.

Das hört sich sehr schön an, aber die Praxis sieht anders aus.


Es funktioniert nicht, weil …

1. Teammanager regelmäßig …

  •  im letzten Moment nach einer Lösung bei einer Unterbesetzung suchen müssen
  •  viel Arbeit beim Organisieren eines Vertreters oder des Ausleihens einer Person aus dem Team verlieren

2. Festangestellte Mitarbeiter am liebsten …

  •  innerhalb des eigenen Teams nach einer Lösung für die Lücken im Plan suchen
  •  erst im allerletzten Moment dem Flexpool das Problem vorlegen
  •  selbst auch weiter nach einer Lösung suchen, sodass zwei Personen mit derselben Aufgabe beschäftigt sind

3. Mitarbeiter des Flexpools oft …

  •  nicht flexibel sind, sondern immer an denselben Tagen und zu denselben Zeiten arbeiten möchten
  •  offensichtlich nicht verfügbar sind, wenn sie angerufen werden
  •  nicht in verschiedenen Abteilungen arbeiten möchten
  •  nicht gut eingearbeitet sind und deshalb wenig tun können

Folgen

So sehen Sie, dass der zentrale Flexpool in eine Abwärtsspirale gerät. Das Vertrauen in den Flexpool nimmt ab; Dienste werden immer weniger und immer kürzer im Voraus beim Flexpool abgegeben. Die Chance, dass dann noch ein (geeigneter) Mitarbeiter des Flexpools gefunden wird, wird immer geringer. Das trägt dann wieder zur Abnahme des Vertrauens bei.

Der einst mit guten Absichten erstellte zentrale Flexpool verschwindet in den Hintergrund. Und das Unternehmen listet wieder eine nicht vollendete und somit gescheiterte Einführung auf…

Oder es wird nach enttäuschenden Ergebnissen vom zentralen Flexpool viel Kraft für eine Gegenbewegung aufgewendet, Dezentralisierung.


Die Ursache ist Unverbindlichkeit

Bei der "Aufstellung" eines zentralen Flexpools läuft es oft schief, weil die Abteilungen und Mitarbeiter sich entscheiden (dürfen), die Vergnügen anzunehmen, aber die Mühen abzulehnen. Abteilungen dürfen selbst bestimmen, ob sie den Flexpool nutzen oder nicht und wann und wie sie ihn nutzen. Auch die Mitarbeiter des Flexpools sind sehr frei zu bestimmen, ob, wann und wo sie arbeiten möchten.

Die Gründe von Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeitern, einander diese Freiräume zu gewähren (und sie sich zu nehmen) sind legitim. Das schmälert jedoch nicht die Schlussfolgerung: Es ist die Unverbindlichkeit, die dem zentralen Flexpool den Garaus macht.


Leistungsbereitschaft ist die Lösung

In einem erfolgreichen Betrieb im Gesundheitswesen, bestand die Situation, wie hier oben dargestellt. Das Unternehmen stand vor der Wahl, den Flexpool aufzulösen oder erneut einzurichten. Aus einer internen Untersuchung ergab sich, dass ein großes Bedürfnis an Erholung und Zeitersparnis durch ein zentral organisiertes "Fangnetz" bestand. In vielen Gesprächen, die auch während der internen Untersuchung geführt wurden, stellte sich auch heraus, dass

  • Teammanager bereit waren, selbst beizutragen, indem sie
  •   eigene abrufbereite Arbeiter an die Leiharbeitsfirma übertragen
  •  regelmäßig eine Prognose für den Flexpool abgeben (Vorhersagen)
  •  einen Teil ihres Stellenplans für den Einsatz von Mitarbeitern aus dem Flexpool reservieren
  • Die Leiharbeitsfirma erhielt dadurch die Gelegenheit,
  •  angemessene Vereinbarungen mit den Mitarbeitern über Verfügbarkeit zu treffen
  •  nötigenfalls rechtzeitig zusätzliche Personen einzuarbeiten.
  • Die vorab erfolgten Interviews und die Beteiligung der Teams und Mitarbeiter bei der neuen Einrichtung des Flexpools führten zu
  •  einer Leistungsbereitschaft aller Beteiligten
  •  einer gemeinsamen Verantwortung
  •  der Bereitschaft, nicht nur zu nehmen sondern auch zu geben

Die Grundlage für den Erfolg war gelegt. Und sie arbeiteten noch lange und glücklich…

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Founder
Bart van der Wijst
Bart ist Direktor von PlanMen. PlanMen unterstützt Unternehmen bei der Personal- und Kapazitätsplanung, um Menschen und Tätigkeiten besser zu planen. Außerdem bietet PlanMen verschiedene Schulungen im Bereich von Workforce Management an.