Wer möchte Urlaub klar sehen können?

Über Leichtigkeit, Übersicht und Effizienz von Urlaubsanträgen
Wer möchte Urlaub klar sehen können?

Es ist April. Wahrscheinlich sind die meisten Ihrer Kollegen damit beschäftigt, ihren Urlaub zu planen und zu buchen. Vermutlich liegen die Urlaubsanträge bei Ihnen als Manager auf dem Tisch oder gehen jetzt ein. Wie entscheiden Sie, wann jemand in Urlaub geht? Jeder hat das Recht auf Urlaub. Wie sorgen Sie dafür, dass das Unternehmen dann noch weiterlaufen kann? Und wie sorgen Sie dafür, dass Sie nicht unnötige Zeit bei diesem ganzen Prozess verschwenden? Kommen Sie bei diesen Fragen schon ins Schwitzen? Sie sind nicht der Einzige.

Das Vorhersagen von Kranken- und Pflegetagen ist schwierig

Urlaub ist nicht die einzige Form der Beurlaubung. Es gibt auch Kranken- und Pflegetage. Kollegen gehen zum Arzt, Zahnarzt, müssen wegen einem kranken Kind der Arbeit fern bleiben oder sind selbst krank. Kranken- und Pflegetage kommen oft unverhofft. Es kommt selten vor, dass am Morgen schon bekannt ist, dass der Sohnemann sich mittags das Bein brechen wird. Das Vorhersagen von Kranken- und Pflegetagen ist schwierig. Die Lücke, die durch Krankheit in der Projektplanung entsteht, ist vor allem durch die Flexibilität des Unternehmens und der Kollegen zu füllen.


Wie halten Sie den Saldo stets auf dem neuesten Stand?

Die Führung und Bearbeitung aller Urlaubssalden und Anträge von allen Mitarbeitern kann ein großes Stück Arbeit sein. Viele Betriebe haben Excel-Arbeitsblätter, in denen der Urlaub eingetragen wird. Mit einer beschränkten Anzahl von Mitarbeitern ist das möglich.

Es ist keine Option, zu lange mit der Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen zu verbringen

Wenn der Betrieb wächst und Sie mehr Kollegen haben, kann die Urlaubserfassung ziemlich viel Zeit in Anspruch einnehmen. Als Manager haben Sie bestimmt etwas Besseres zu tun. Es ist keine Arbeit, die Sie zu lange liegen lassen können. Es steht den Mitarbeitern zu, schnell Klarheit über ihre Urlaubsanträge zu erhalten, damit sie beispielsweise möglichst schnell ihr Flugticket buchen können.

Wenn Sie den Urlaub in der Situation per Excel aktualisieren, erfolgt jeder Schritt, vom Antrag bis zur Antwort, manuell. Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen ist so arbeitsintensiv. Es ist auch davon abzuraten, Mitarbeitern selbst Zugriff zur Excel-Datei zu geben, weil sie dann sofort alle Daten von allen Personen sehen können.


Durch ein Tool automatisieren

Automatisieren ist die Lösung, damit Sie cleverer arbeiten können. Mit den richtigen Hilfsmitteln können Sie unpraktische Arbeitsblätter und Formulare in den (digitalen) Aktenvernichter stecken. An drei Punkten wird die Automatisierung Verbesserung bringen.

1. Kommunikation beschleunigen

Wie viele Formulare, Anrufe und E-Mails über Urlaubsanträge erhalten Sie als Manager? Bei einem Unternehmen einer bestimmten Größe können das zu viele sein. Jede E-Mail, jeder Telefonanruf und jedes Formular müssen nacheinander manuell bearbeitet werden. Danach muss der Planer oder Projektmanager informiert werden, dass ein Kollege in der Planung in einem bestimmten Zeitraum nicht zur Verfügung steht.

Ein System zur Urlaubserfassung strafft die gesamte Kommunikation

Mit einem praktischen System zur Urlaubserfassung, beispielsweise in einer Projektplanungssoftware oder einem ERP-Paket, wird die gesamte Kommunikation gestrafft und fast vollkommen automatisiert. Der Mitarbeiter übermittelt digital seinen oder ihren Urlaubsantrag. Ihnen wird dies als Manager sofort mitgeteilt. Mit einem Druck auf die Taste kontrollieren Sie den Antrag und genehmigen diesen oder lehnen ihn ab. Der Planer und der Projektmanager sehen sofort auf ihrer digitalen Plantafel, dass ein Kollege in einem bestimmten Zeitraum nicht zur Verfügung steht. Dadurch werden viel Zeit, Mühen gespart und Fehler vermieden.

2. Immer Klarheit

Mit einem System zur Urlaubserfassung geben Sie dem Mitarbeiter auch sofort Klarheit und Übersicht. Er oder sie kann einfach sehen, wie viel Tage Urlaub er oder sie noch nehmen kann. Mit einem guten Tool werden in dem Saldo nicht nur die genommenen Urlaubstage gezählt, sondern auch die geplanten. So sehen Sie als Manager bei neuen Anträgen genau, wie viele Urlaubstage Sie noch genehmigen können.

Auf diese Weise verhindern Sie auch Missverständnisse und eine ganze Menge E-Mails und Personalangelegenheiten mit Fragen. Das ist ein Haufen Arbeit weniger für diese Abteilung. Wenn Sie beispielsweise mit Planungssoftware in der Cloud arbeiten, dann sind diese Informationen für Mitarbeiter immer und überall verfügbar. Das ist praktisch, wenn ein Kollege an einem Samstagabend beispielsweise einen Ausflug über ein langes Wochenende buchen möchte Bei der Bank kann er einfach seinen Urlaubssaldo überprüfen.

Hinsichtlich der Urlaubsansprüche rechtzeitig reagieren

Sie verhindern so, dass Mitarbeiter vergessen, ihre Urlaubstage zu nehmen. Vielleicht verlieren sie die Tage am Ende des Jahres. Je nach den Arbeitsbedingungen und dem Tarifvertrag ist es nicht immer möglich, unbegrenzt Urlaubstage mit in das nächste Jahr zu nehmen. Mit einem System zur Urlaubserfassung haben Sie als Manager eine Echtzeit-Übersicht, auf wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter noch Anspruch hat. So können Sie Mitarbeiter rechtzeitig ansprechen, damit sie die Tage nehmen. Dann haben Sie im Dezember nicht plötzlich einen Personalmangel oder müssen Ihre Mitarbeiter enttäuschen, weil die Arbeit keinen Urlaub zulässt. Die Übersicht, für welche die Software sorgt, befähigt Sie als Manager, rechtzeitig einzugreifen.

3. Verlauf und Berichtssystem

Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines Systems zur Urlaubserfassung ist, dass der Verlauf auch zur Verfügung steht. Wenn Sie mit einem Excel-Arbeitsblatt arbeiten, müssen Sie jedes Jahr mit einer neuen leeren Datei beginnen. So können Sie zwar zurückschauen, aber es ist schwierig, die Daten gut zu analysieren. Wenn Sie mit Papierformularen arbeiten, ist die Analyse des Verlaufs bestimmt eine Herausforderung.

Historische Daten zeigen die Spitzen beim Urlaub an

Mit einem guten System zur Urlaubserfassung werden alle Informationen analysierbar verbucht. Wenn dieses Tool zusammen mit guter Software für die Projektplanung funktioniert, können Sie einfach eine umfangreiche Analyse der gesamten Besetzung innerhalb des Unternehmens durchführen. Sie erhalten so auch Klarheit über die Krankheitstage. Sie können auf diese Weise interessante Einsichten erhalten. Historische Daten zeigen nämlich die Spitzen beim Urlaub deutlich an. In der Planung von Projekten können Sie diese immer berücksichtigen.


Schlussfolgerung

Schließlich muss die Art der Urlaubserfassung zum Umfang des Unternehmens passen. Wenn Sie mit fünf Kollegen arbeiten, ist eine umfassende Automatisierung des Urlaubsprozesses nicht so interessant.

Wenn der Betrieb größer wird, dann ist ein System zur Urlaubserfassung unentbehrlich. Dass Mitarbeiter in Urlaub gehen, verhindern Sie nicht. Das hält sie gesund und motiviert. Ein gutes System gibt Übersicht und gibt Ihnen die Möglichkeit, rechtzeitig vorherzusehen. So verhindern Sie Überraschungen und sparen viel Zeit für Aufgaben, die Sie in Wirklichkeit schneller erledigen können.

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Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.