Wie organisiert man die Meldung des Projektfortschritts?

Über Projektumfang, menschliches Verhalten und Häufigkeit.
Wie organisiert man die Meldung des Projektfortschritts?

Wer stellt den Fortschritt fest? Der Projektmanager oder die ausführenden Mitarbeiter? Wann ist es sinnvoll, dass der eine dies übernimmt und wann sollte der andere dies tun? Wie sorgt man dafür, dass die Informationen über den Fortschritt verlässlich sind? Falsche Informationen können jedenfalls unangenehme Folgen für die Einhaltung des Termins und des Budgets haben. in diesem Blog geben wir konkrete Kniffe darüber, wie man die Meldung des Fortschritts am besten organisieren kann.

Zunächst noch kurz etwas zum Nutzen der Meldung des Fortschritts. Warum sollte man das eigentlich tun? Ganz einfach: weil nur zurückschauen (tatsächlich gegenüber Budget) zwar Erkenntnis verleiht, aber nicht unbedingt etwas darüber aussagt, was erwartungsgemäß dabei herauskommt. Wenn Sie vollkommen Agile arbeiten, verfügen Sie oft noch nicht einmal über tatsächlich geleistete Stunden. Dennoch möchten Sie rechtzeitig gegensteuern können, um das Projekt innerhalb des Budgets und der Frist liefern zu können.

Sie möchten deshalb während des Projekts vorausschauen. Mit Fortschrittsdaten wie den Prozentsatz der fertiggestellten Arbeiten und noch benötigten Stunden zum Abschluss der Arbeiten können Sie aussagekräftig Prognosen bezüglich des zu erwartenden Budgetergebnisses abgeben und darüber, was dies für die Planung bedeutet. Für mehr hierzu lesen Sie den Blog 2 mörderische KPIs für eine Prognose bei Projekten.

Das Unternehmen und der Projektmanager müssen sich natürlich auf die Fortschrittsdaten verlassen können, denn sonst werden möglicherweise falsche Entscheidungen getroffen. Sie möchten, dass die Fortschrittsdaten soweit wie möglich auf objektiven Daten basieren und möglichst wenig auf Gefühlen. Aber wie organisieren Sie das?


Die Person, die meldet

Der Projektmanager und die Mitarbeiter können beide den Fortschritt von Tätigkeiten in einem Projekt feststellen. Besonders die Größe eines Projekts wird bestimmen, wer am besten in der Lage ist, den Fortschritt zu messen.

Kleine Projekte

Bei kleinen Projekten kann der Projektmanager am besten den Fortschritt aller Tätigkeiten feststellen. Er hat eine Helikopter-Perspektive und durch den begrenzten Umfang des Projekts auch ein Gefühl für den Inhalt aller Tätigkeiten. Natürlich wird er den Stand der Tätigkeiten von den ausführenden Mitarbeitern aufzeichnen. Weil der Projektmanager selbst den Fortschritt auf dem neuesten Stand hält, wird dies in einheitlicher Weise im ganzen Projekt erfolgen.

Große Projekte

Bei großen Projekten mit zig Mitarbeitern wird es dem Projektmanager nicht möglich sein, den Fortschritt aller Tätigkeiten persönlich auf dem neuesten Stand zu halten. Der Projektmanager ist zu weit vom Inhalt entfernt. Möglicherweise wird sogar mit Projektteams gearbeitet, die einen separaten Teamleiter haben.

In dieser Situation liegt es auf der Hand, dass der ausführende Mitarbeiter selbst den Fortschritt der Tätigkeit meldet. Ist ein Team von Menschen mit einer Tätigkeit beschäftigt? Dann ergibt diese Arbeitsweise keinen Sinn. In diesem Fall ist es sinnvoll, dass ein ausgewählter Vorarbeiter oder Teamleiter die Aufgabe der Meldung des Fortschritts übernimmt.


Die Auswirkung der Meldung des Fortschritts

Wenn Sie den Fortschritt Ihrer Projekte und Tätigkeiten auf dem neuesten Stand halten, wirkt sich das auf Ihre Mitarbeiter aus. Es kann für einige Mitarbeiter unangenehm sein. Es gibt nämlich ein psychologisches Phänomen, dass Mitarbeiter immer Fortschritt melden möchten, sogar wenn es keinen Fortschritt gibt. Das ist so, weil sie den Fortschritt mit geleisteter Arbeit assoziieren. Sie können in der vergangenen Woche hart gearbeitet haben und deshalb entspricht es nicht ihrem Gefühl, dass es keinen Fortschritt gibt.

Aufgrund dieses Phänomens sieht man, dass Mitarbeiter oft dazu neigen, trotzdem minimalen Fortschritt von beispielsweise 1 Prozent zu melden, auch wenn es überhaupt keinen Fortschritt gibt. Auch Projektmanager leiden unter diesem Phänomen, wenn sie den Fortschritt Stakeholdern zu melden haben. Bei einem großen kapitalintensivem Projekt mit 35 Mitarbeitern ist es gefühlsmäßig doch schwer zu verkaufen, dass es in der abgelaufenen Woche keinen Fortschritt gab.

Die Art, wie der Fortschritt festgestellt wird, ist darum auch ein wichtiger Aspekt. Wenn Sie als Ergebnis einen Bericht definiert haben und Sie halb fertig sind, ist der Fortschritt dann 50 %? Einige plädieren, dass ein halber Bericht wertlos ist. In dem Blog 3 Rahmenbedingungen für einen Fortschrittsbericht des Projekts können Sie mehr hierüber lesen.

Es kann auch vorkommen, dass es in einem Projekt einen Rückgang gibt, weil zusätzliche Arbeit dazugekommen ist. Es ist wichtig, dass der Projektmanager mit den Mitarbeitern in Kontakt bleibt und dass eine Kultur gebildet wird, in der es "okay" ist, wenn kein Fortschritt oder sogar Rückgang gemeldet wird. Damit lassen Sie den gemeldeten Fortschritt realistisch bleiben.


Wie oft melden Sie den Fortschritt?

Das Wichtigste beim Melden des Fortschritts ist, dass dies zur Gewohnheit wird. Es muss ein Teil der täglichen oder wöchentlichen Prozesse werden.

Hierüber kommunizieren wir regelmäßig mit Benutzern unserer Planungssoftware. Wir empfehlen, die Meldung des Fortschritts mindestens wöchentlich durchzuführen. Der Projektmanager erhält dann rechtzeitig Informationen, um nötigenfalls Änderungen in der Planung vorzunehmen. Die tägliche Meldung des Fortschritts ist vor allem für sehr kurzfristige Projekt und bei viel Zeitdruck sinnvoll.

Monatliche Meldungen sind vielleicht noch eine Option für Projekte, die jahrelang laufen, aber wir raten im Prinzip davon ab. Der Zeitraum zwischen dem Moment, in dem die Mitarbeiter die Tätigkeiten ausgeführt haben und dem Moment, in dem sie den Fortschritt melden, wird dann zu groß. Dies geht auf Kosten der Zuverlässigkeit, weil dann eine große Wahrscheinlichkeit besteht, dass die Mitarbeiter die Details von ausgeführten Tätigkeiten schon wieder vergessen haben. So erhält der Projektmanager nicht genug Informationen, um rechtzeitig auf Probleme in der Projektplanung reagieren zu können.


Schlussbemerkung

Die Meldung des Fortschritts ist unentbehrlich für eine zuverlässige Projektplanung. Dies gibt Projektmanagern die Möglichkeit, eine zuverlässige Voraussage über das Ergebnis zu treffen und rechtzeitig gegenzusteuern. Wie wir gelesen haben, ist es wichtig, gut darüber nachzudenken, wie Sie den Prozess der Meldung des Fortschritts gestalten. Projektmanager, die einen zu großen Abstand haben und selbst den Fortschritt auf dem neuesten Stand halten, können schon einmal auf unangenehme Überraschungen stoßen. So auch in der Situation, wenn Mitarbeiter einen zu optimistischen Fortschritt melden.

Die Art, wie Fortschritt festgestellt wird, Disziplin und eine Atmosphäre der Offenheit sind drei wichtige Säulen, auf denen der Prozess der Meldung des Fortschritts beruht. Schenken Sie diesem als Unternehmen und als Projektmanager deshalb Beachtung, denn mit einem schlechten Fundament kann ein Projekt leicht ins Wanken geraten.

Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel? Nehmen Sie dann Kontakt auf mit Timewax.


Founder
Mark de Jong
Mark ist Direktor Sales & Marketing bei Timewax. Er hat einen Werdegang als Projekt- und Ressourcenmanager bei u. a. PricewaterhouseCoopers Management Consultants mit Fachwissen auf dem Gebiet von Professional Service Automation.