Was ist eine Projektplanung?
Die Frage lautet folgendermaßen: Wie definieren Sie ein “Projekt”? Ganz abhängig davon, wie ein Projekt definiert wird, wird dann auch klar, welche Ansprüche Projektplanungssoftware für Projekte erfüllen muss.
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist eine Gruppierung mehrerer Aktivitäten, die einmalig ausgeführt werden müssen, um etwas zu realisieren. Die Zeit und die Stunden die investiert werden, sind eingegrenzt. Ein Projekt wird durch mehrere Menschen von verschiedener Disziplinen durchgeführt.
Der Term Project wird oft falsch verwendet für kleine Aufträge, die kurzfristig und durch wenige Mitarbeiter ausgeführt werden können. Es ist gut hier zu unterscheiden, worum es geht, da dies Auswirkungen auf die notwendigen Ansprüche hat.
Ein Projekt online planen
Für die ‘echten’ Projekte können Sie in Timewax online ein Gantt-Diagramm, oder auch eine Balkenplanung machen. Hier können sie dann auch für jede Aktivität eine Durchlaufzeit und gegenseitige Abhängigkeiten mit angeben.
Diese Balkenplanung ist ganz besonders geeignet, um das Projekt dem Kunden und dem Projektteam gegenüber gut zu visualiseren und zu kommunizieren. Für die Kapazitätsplanung (Einsatzplanung) von Mitarbeitern benötigt man eine Plantafel.
Kleine Aufgaben
Für die Planung kleiner Aufgaben ist das Gantt-Diagramm zu viel des Guten. Es ist nämlich nur bei einer kleine Anzahl zutreffend und deswegen lohnt es sich nicht, dafür ein Gantt-Diagramm zu erstellen.
Bei kleinere Aufgaben können Sie diese am besten direkt zum Einplanen der Mitarbeiter in eine Plantafel übergehen. Für diese Aufgaben ist die Projektplanung und die Kapazitätsplanung dann auch ein- und dasselbe. In dem Fall ist es kein Unterschied.
Ressourcenplanung bekämpft die Achillessehne
Als Dienstleister haben Sie oft mit mehreren Projekten gleichzeitig zu tun. Außerdem haben Sie Ressourcen (Mitarbeiter) von verschiedenen Abteilungen, Funktionen und Kompetenzen. Da die Übersicht zu behalten, ist oft eine Herausforderung.
Projektplanungssoftware
Die meisten Projektmanager sind daran gewöhnt, ein Projekt zu planen. Die meist gebrauchte Methode dabei, ist das Gantt-Diagramm, auch Balkendiagramm. Hiermit wird für jede Aktivität eine Durchlaufzeit geplant.
In Timewax können Sie auch ein Gantt-Diagramm machen. Sehr praktisch, wenn mit mit vielen Aktivitäten zu tun hat. Diese Balkenplanung ist besonders geeignet, um das Projekt zu visualisieren und es mit dem Kunden und dem Projektteam zu kommunizieren.
Jetzt die Achillessehne
Was ist jetzt, wenn es um 10 verschiedene Projekte geht mit jeweils 15 Aktivitäten, die alle voneinander abhängen? Sie setzten dann mehrere Ressourcen mit unterschiedlichen Qualitäten ein. Diese arbeiten dann aber an mehreren Projekten gleichzeitig.
Und dann geht es schief bei der meisten Projektplanungssoftware. Das Gantt-Diagramm Methode bietet keine übergreifende Übersicht der Ressourcen, denn es zeigt nur die Planung von jeweils einem Projekt an. Es fehlt die Gesamtübersicht der Ressourcen. Das ist die Achillessehne.
Die Lösung: Ressourcenübersicht
Mit dem Einstellen der Arbeitsstunden und der allgemeinen Feiertage pro Mitarbeiter, wird die Gesamtzahl der tatsächlichen Arbeitsstunden pro Mitarbeiter festgestellt. Neben den Projekten werden auch tägliche Standardaktivitäten und Abwesenheit (z.B. Urlaub) eingeplant.
Dies erlaubt eine Gesamtübersicht der Verfügbarkeit. In Timewax wird dies dargestellt mit der Auslastungs-Funktion. Hiermit können Sie die Produktivität Ihrer Organisation nach Abteilung, Position und Ressourcen zu analysieren.
Integrationen
Verknüpfen Sie die von Ihnen bereits genutzte Software mit Timewax und verbessern Sie damit die Produktivität Ihres Betriebs. Wählen Sie eine schon verfügbare Integration oder entwickeln Sie mithilfe unserer API eine eigene Integration.
Kunden verlassen sich auf uns
Unsere Kunden sind Dienstleister aller Branchen. Sie müssen Projekte und Ressourcen jeden Tag neu planen, um ihren Kunden perfekte Leistung zu garantieren. An diesem Punkt kommen wir ins Spiel.
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