Einen Zeitplan erstellen? Warum eigentlich?

Als Dienstleister können Sie ihre Projekte und ihre Mitarbeiter hervorragend mit Timewax einplanen. Diese Planung können sie dann auch ganz einfach mit ihren Mitarbeitern über das Kalendersystem oder unsere Mobile-App teilen.


Warum sollten Sie planen?


Weil Sie nicht durch die täglichen Unruhen aus dem Konzept gebracht werden möchten. Und das Durcheinander des Alltags soll auch nicht die Planung des darauf folgenden Tages bestimmen. Leiten bedeutet, voraus zu schauen und einen Zeitplan zu erstellen, ist das notwendige Instrument. Aber wie weit sollte man im voraus planen?

Das hängt davon ab, in wieweit Sie vorausschauen können. Je weiter Aktivitäten in der Zukunft liegen, desto gröber muss geplant werden. Sie werden zwar schon eingeplant, aber zum Beispiel mit einem Gantt-Diagramm, aber noch nicht bis ins Detail.

  • Warum planen?

Arbeitsplanung erstellen


Sie sollten nach Möglichkeit so viele Mitarbeiter wie möglich für die gesamte Laufzeit des Projekts reservieren. Wenn die Aktivität zeitlich näher rücken, dann sollten auch hierfür operative Planungen erstellt werden.

Bei großen Projekten richten Sie sich auf die kommenden 4 bis 6 Wochen. Sie sollten eine Phase von Aktivität und eventuell auch Subaktivität ausarbeiten. Von dort aus weisen Sie einzelne Aktivitäten verschiedenen Mitarbeitern, genau wie auf unserer Plantafel.

  • Plantafel

Einen Wochenplan erstellen


Viele Betriebe planen in einem Wochenzyklus, damit eine Woche schön abgeschlossen werden kann. Sie machen einmal die Woche eine Planung für die anstehende Woche und das ist dan für jeden der Ausgangspunkt.

Es muss natürlich nicht unbedingt wochenweise geplant werden. Es kann zum Beispiel auch pro Tag geplant werden. Denken Sie zum Beispiel an Firmen, die ihre Mitarbeiter für kurzfristige Vorfälle einplanen müssen. Dies kann erst an dem Tag selbst eingeschätzt werden.

  • Wochenplan

Wichtige Aspekte bei der Zeiteinteilung

Beim Erstellen eines Zeitplans, sind zwei Aspekt zu beachten: Durchlaufzeit und Kapazität. Bei großen Projekten haben Sie mit beiden Aspekten zu tun. Bei kleineren Projekten geht es in erster Linie um die Planung der Kapazität.


Welche Zeit?


Die Durchlaufzeit ist die Länge einer Aktivität. Das beinhaltet noch keine Informationen aus über die erforderliche Kapazität in Arbeitsstunden, um diese Aktivität ausführen zu können. Ein Vorbild: Eine Aktivität kann 5 Tage dauern, wobei jeweils 160 Stunden an Kapazität benötigt werden.

Durchlaufzeiten zu planen ist vor allem hilfreich, wenn das Projekt insgesamt länger als 4 Wochen dauert, und mehrere Aktivitäten und Mitarbeiter daran beteiligt sind. Bei kleineren Aufträgen, kann dieser Schritt überschlagen werden und Sie können direkt zu der Kapazitätenplanung übergehen.

  • Welche Zeit?

Durchlaufzeit planen


Sie können das Projekt am besten als erstes unterteilen in Phasen und Aktivitäten. Im nächsten Schritt planen Sie dann die Durchlaufzeit. Sie planen für jede Aktivität das Anfangs- und Enddatum und Sie beachten dabei auch welche Aktivitäten voneinander abbhängig sind.

Das Planen einer Durchlaufzeit machen Sie in Timewax mit der Gantt-Diagramm-Funktion. Damit erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Projekts, welches Sie als Kommunikationsmittel für ihren Kunden und das Projektteam nutzen können.

  • Gantt-Diagramm

Kapazitätenplanung


Bei der Kapazitätenplanung werden die Mitarbeiter für die Ausführung der Aktivitäten eingeplant. Anhand des Gantt-Diagramms und anhand der notwendigen Arbeitsstunden, wird die Anzahl der Mitarbeiter eingeplant.

Das Erstellen einer Kapazitätenplanung wird in Timewax mit der Plantafel-Funktion erstellt. Mit der Auslastungs-Funktion können Sie die Produktivität Ihrer Organisation nach Abteilung, Position und Ressourcen analysieren so Personalprobleme zu lokalisieren.

  • Auslastung

Standardintegrationen

Wir haben eine Anzahl von Standardintegrationen entwickelt, sodass Sie die Informationen nicht doppelt bearbeiten müssen. Sind Sie ein technischer Nerd? Dann können Sie die Integration auch selbst mit unserer API erstellen.

Exact Online
Twinfield
Office 365
API

Kunden verlassen sich auf uns

Unsere Kunden sind Dienstleister aller Branchen. Sie müssen Projekte und Ressourcen jeden Tag neu planen, um ihren Kunden perfekte Leistung zu garantieren. An diesem Punkt kommen wir ins Spiel. Hier finden Sie eine Liste unserer Kunden.


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